Le loto est une des activités idéales pour une association, une ville ou un village permettant de récolter des fonds et d’apporter de l’animation à votre commune. Très apprécié par les séniors, le loto est une animation historique en France et l’attrait pour celle-ci ne se perd pas malgré les années qui passent. L’organisation d’un loto demande cependant une grande préparation. La gestion des participants, de la salle et du matériel, la conformité en matière de réglementation ou encore la préparation des stands complémentaires (buvette…), sont autant d’éléments à prendre en compte et à ne surtout pas oublier !
Afin d’organiser un loto réussi, voici tout ce que vous devez savoir avant de vous lancer dans sa préparation :
Sommaire
1. Déterminez vos objectifs
Avant toute chose, que vous soyez une mairie ou une association qui souhaite récolter des fonds, vous devez comme pour tout événement définir vos objectifs en amont.
- Combien de personnes sont attendues ?
- Quel sera le prix de chaque carton et grille ?
- Quels sont les bénéfices finaux souhaités ?
- Etc.
Cela vous aidera dans la planification du loto et notamment dans la gestion de vos coûts pour réserver une salle, louer du matériel…
a) Collecte de fonds
Pour l’organisation d’un loto visant à maximiser une collecte de fonds, il est souvent efficace d’offrir des prix attrayants qui encouragent l’achat de billets. Vous pouvez envisager des prix de grande valeur ou des expériences uniques que les participants ne trouveraient pas ailleurs. L’idée est de créer un incitatif puissant pour augmenter les ventes de billets.
Le prix des billets doit être fixé de manière à optimiser les revenus tout en restant abordable pour votre public cible. Pour un événement de collecte de fonds, vous pourriez envisager d’utiliser des structures de prix tierces, offrant des incitations pour l’achat de plusieurs billets (par exemple, des réductions sur l’achat de plusieurs grilles).
La mise en place de la promotion devrait mettre en avant la cause soutenue par le loto. Utiliser des témoignages, des histoires d’impact, et des statistiques pour illustrer comment les fonds collectés seront utilisés peut motiver les gens non seulement à participer, mais aussi à encourager d’autres à soutenir la cause.
b) Engagement communautaire
Pour un loto axé sur l’engagement communautaire, les prix pourraient être plus orientés vers des expériences locales ou des produits offerts par des entreprises de la région. Cela peut aider à renforcer le sentiment de communauté et à promouvoir les commerces locaux.
Les billets pourraient être proposés à un prix plus bas pour encourager une large participation. L’objectif ici n’est pas nécessairement de maximiser les revenus mais de maximiser la participation et l’engagement.
La promotion pourrait se concentrer sur la création d’événements communautaires autour du loto, en utilisant des canaux de communication locaux comme les journaux communautaires, les écoles, et les réseaux sociaux locaux pour atteindre un large éventail de résidents.
c) Divertissement
Si le but est de fournir une soirée divertissante, les prix pourraient être plus légers et amusants, comme des gadgets, des billets de cinéma, ou des bons pour des restaurants locaux.
Les billets pourraient être vendus à un prix qui couvre les coûts de l’événement tout en restant accessible pour assurer une bonne participation. L’accent est mis sur l’expérience globale plutôt que sur la collecte de fonds.
Les efforts promotionnels pourraient mettre en avant l’aspect divertissant de l’événement, en utilisant des visuels attrayants et des messages invitant à une soirée amusante et excitante, pour attirer les personnes à la recherche d’une bonne sortie.
2. Réservez la salle bien en avance
Sans salle, pas de loto ! Pensez à bien choisir et réserver la salle en amont, notamment auprès de votre mairie. À l’approche des beaux jours, une salle des fêtes peut très vite être réservée pour de nombreux événements et ce des mois à l’avance ! Une fois la date choisie, réservez dès que possible votre salle.
Cette dernière doit être aménagée avec le nombre de tables et de chaises nécessaires en fonction de l’affluence prévue. Les services techniques de votre ville vous conseilleront généralement sur la viabilité de l’aménagement prévu ainsi que sur l’approximation des coûts totaux (location des chaises, de la salle, des équipements comme le frigo…).
3. Obtenez les autorisations nécessaires selon la loi locale
a) Règles administratives à respecter pour votre loto
Afin d’organiser un loto, vous devrez avoir certaines autorisations auprès de votre mairie, comme pour l’organisation de tout événement municipal (tournoi sportif, tombola, vide-greniers…).
Cependant, certaines régions peuvent exiger des autorisations plus complexes pour organiser un loto, nécessitant des demandes et documents relativement chronophages.
Seules les associations à but non lucratif disposant d’une autorisation préfectorale peuvent organiser une tombola. Vous devrez donc dans un premier temps fournir les documents suivants à votre préfecture : Formulaire Cerfa n°11823*02, les Statuts de l’association (en cas de première demande), ainsi que le bilan du dernier exercice financier si le capital d’émission de la loterie (prix unitaire du billet x nombre de billets émis) dépasse 7 500 €.
b) Autres règles à respecter
D’autres règles sont à connaître pour assurer le bon déroulé de votre événement.
Une association peut organiser une loterie si les 3 conditions suivantes sont respectées :
- Les bénéfices de la loterie sont totalement destinés à des causes scientifiques, sociales, familiales, humanitaires, philanthropiques, éducatives, sportives ou culturelles ou à la protection animale ou à la défense de l’environnement, à but non lucratifOpération sans bénéfice financier
- Le gain espéré est constitué d’objets mobiliers
- La loterie est autorisée par le maire de la commune où est situé le siège social de l’association (par le préfet de police, si le siège est à Paris).
Selon l’article L322-4 du code de la sécurité intérieure, vos mises doivent aussi être de faible valeur, avec un montant qui ne dépasse 20€.
Enfin, vos lots proposés ne doivent pas être des sommes d’argent ou des biens remboursables (il existe une exception pour les chèques cadeau ou les bons d’achat non remboursables).
Certaines autres précautions seront à prendre en compte. Par exemple, si vous prévoyez des food trucks et buvettes, ils devront absolument respecter toutes les mesures d’hygiène. Le principe est le même pour la musique, qui doit être libre de droit ou pour laquelle vous vous acquiterez des frais de diffusion Sacem.
4. Sélectionnez les lots pour les gagnants
Les lots peuvent inclure des articles tels que de l’électroménager, des cartes-cadeaux, des paniers gourmands, des places de concert, de cinéma ou même des week-ends dans un chalet ou un lieu atypique.
Cela dépendra bien évidemment de votre budget défini en amont. Vous devez proposer des lots qui vous assurent une rentabilité à la fin du loto, mais qui inciteront tout de même les participants à acheter des cartes et des grilles. De même, définissez le nombre de gagnants par lots pour éviter toute erreur de dernière minute.
5. Déterminez le nombre de billets à vendre et fixez le prix de chaque billet
Comme mentionné précédemment, pour remplir vos objectifs fixés, vous devez définir combien de grilles vous souhaitez vendre et à quel prix afin de planifier correctement les coûts et les bénéfices attendus.
Il est également important de déterminer comment les billets seront vendus. Si la plupart seront vendus en ligne, vous pouvez par précaution prévoir la vente de grilles sur place le jour J pour les personnes s’inscrivant à la dernière minute.
6. Gérez les inscriptions et la billetterie
Pour mieux gérer les inscriptions et la billetterie, favorisez un système de réservation en ligne. Cela vous permettra non seulement de mieux anticiper le nombre de participants mais également de toucher davantage d’habitants des villes ou villages voisins.
En mettant en place un formulaire d’inscription sur votre mini-site, vous pourrez récolter les données de vos participants (nom, prénom, adresse e-mail, âge etc).
En quelques clics seulement et en payant en ligne, vous serez plus à même d’attirer des participants. N’oubliez pas bien entendu de permettre aux personnes de pouvoir s’inscrire à la mairie, ou sur place le jour même s’ils le préfèrent.
7. N’oubliez pas la buvette
Un loto peut parfois durer plus de 4 heures ! Vous devez donc non seulement prévoir des entractes et pauses mais également une buvette active tout le long de votre événement.
La buvette est aussi un excellent moyen de compléter vos sources de revenus pendant un loto. Assurez-vous de proposer des snacks et boissons qui plaisent à tout le monde, pour tous les âges et toutes les restrictions alimentaires. Avec des crêpes au sucre, au chocolat ou à la confiture, hot dog, frites, confiseries, chips ou croque-monsieur, variez les plaisirs !
8. Faites la promotion de votre événement
Afin de mieux communiquer autour de votre loto, n’oubliez pas de promouvoir l’événement sur les différents canaux disponibles : e-mail, flyers en ligne, réseaux sociaux… pour maximiser la participation et les ventes de billets. Vous pouvez aussi demander à la mairie de vous aider et de communiquer par e-mail, dans le village ou la ville et sur son site internet.
Pour les réseaux sociaux tels qu’Instagram, TikTok ou Twitter, postez des contenus visuels attrayants, comme des photos et vidéos des préparatifs. Utilisez des hashtags pertinents pour augmenter la visibilité.
Pour Facebook, créez un événement et utilisez-le pour partager des mises à jour régulières, engager votre audience et permettre aux participants de partager l’événement avec leur propre réseau.
Vous devez cependant bien faire attention à ce que votre loto reste dans un cercle restreint (Article L322-4 du code de la sécurité intérieure). Si vous voyez que votre événement prend une trop grosse ampleur, ralentissez le rythme de publication des posts, et prévenez rapidement votre audience dès que votre événement est complet.
Encore une fois, mettez en avant les lots les plus attractifs sur vos supports de communication, ainsi que la valeur des prix à gagner.
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