organLe loto est une des activités idéales pour une association, une ville ou un village permettant de récolter des fonds et d’apporter de l’animation à votre commune. Très apprécié par les séniors, le loto est une animation historique en France et l’attrait pour celle-ci ne se perd pas malgré les années qui passent. L’organisation d’un loto demande cependant une grande préparation. La gestion des participants, de la salle et du matériel, la conformité en matière de réglementation ou encore la préparation des stands complémentaires (buvette…), sont autant d’éléments à prendre en compte et à ne surtout pas oublier !
Afin d’organiser un loto réussi, voici tout ce que vous devez savoir avant de vous lancer dans sa préparation :
Sommaire
1. Déterminez vos objectifs
Avant toute chose, que vous soyez une mairie ou une association qui souhaite récolter des fonds, vous devez comme pour tout événement définir vos objectifs en amont.
- Combien de personnes sont attendues ?
- Quel sera le prix de chaque carton et grille ?
- Quels sont les bénéfices finaux souhaités ?
- Etc.
Cela vous aidera dans la planification du loto et notamment dans la gestion de vos coûts pour réserver une salle, louer du matériel…
2. Réservez la salle bien en avance
Sans salle, pas de loto ! Pensez à bien choisir et réserver la salle en amont, notamment auprès de votre mairie. À l’approche des beaux jours, une salle des fêtes peut très vite être réservée pour de nombreux événements et ce des mois à l’avance ! Une fois la date choisie, réservez dès que possible votre salle.
Cette dernière doit être aménagée avec le nombre de tables et de chaises nécessaires en fonction de l’affluence prévue. Les services techniques de votre ville vous conseilleront généralement sur la viabilité de l’aménagement prévu ainsi que sur l’approximation des coûts totaux (location des chaises, de la salle, des équipements comme le frigo…).
3. Obtenez les autorisations nécessaires selon la loi locale
Afin d’organiser un loto, vous devrez avoir certaines autorisations auprès de votre mairie, comme pour l’organisation de tout événement municipal (tournoi sportif, tombola, vide-greniers…).
Cependant, certaines régions peuvent exiger des autorisations plus complexes pour organiser un loto, nécessitant des demandes et documents relativement chronophages. Renseignez-vous en amont sur la réglementation en vigueur et anticipez l’enregistrement de votre événement. Enfin, assurez-vous également de connaître les restrictions quant à la publicité et à la vente de billets.
4. Sélectionnez les lots pour les gagnants
Les lots peuvent inclure des articles tels que de l’électroménager, des cartes-cadeaux, des paniers gourmands, des places de concert, de cinéma ou même des week-ends dans un chalet ou un lieu atypique.
Cela dépendra bien évidemment de votre budget défini en amont. Vous devez proposer des lots qui vous assurent une rentabilité à la fin du loto, mais qui inciteront tout de même les participants à acheter des cartes et des grilles. De même, définissez le nombre de gagnants par lots pour éviter toute erreur de dernière minute.
5. Déterminez le nombre de billets à vendre et fixez le prix de chaque billet
Comme mentionné précédemment, pour remplir vos objectifs fixés, vous devez définir combien de grilles vous souhaitez vendre et à quel prix afin de planifier correctement les coûts et les bénéfices attendus.
Il est également important de déterminer comment les billets seront vendus. Si la plupart seront vendus en ligne, vous pouvez par précaution prévoir la vente de grilles sur place le jour J pour les personnes s’inscrivant à la dernière minute.
6. Gérez les inscriptions et la billetterie
Pour mieux gérer les inscriptions et la billetterie, favorisez un système de réservation en ligne. Cela vous permettra non seulement de mieux anticiper le nombre de participants mais également de toucher davantage d’habitants des villes ou villages voisins.
En quelques clics seulement et en payant en ligne, vous serez plus à même d’attirer des participants. N’oubliez pas bien entendu de permettre aux personnes de pouvoir s’inscrire à la mairie, ou sur place le jour même s’ils le préfèrent.
7. N’oubliez pas la buvette
Un loto peut parfois durer plus de 4 heures ! Vous devez donc non seulement prévoir des entractes et pauses mais également une buvette active tout le long de votre événement.
La buvette est aussi un excellent moyen de compléter vos sources de revenus pendant un loto. Assurez-vous de proposer des snacks et boissons qui plaisent à tout le monde, pour tous les âges et toutes les restrictions alimentaires. Avec des crêpes au sucre, au chocolat ou à la confiture, hot dog, frites, confiseries, chips ou croque-monsieur, variez les plaisirs !
Enfin, pour plus de simplicité, proposez un système de paiement cashless aux participants, cela évitera la lourde gestion des pièces et billets physiques tout en vous permettant d’analyser les fonds totaux récoltés en temps réel !
8. Faites la promotion de votre événement
Afin de mieux communiquer autour de votre loto, n’oubliez pas de promouvoir l’événement sur les différents canaux disponibles : e-mail, flyers en ligne, réseaux sociaux… pour maximiser la participation et les ventes de billets.
Vous pouvez aussi demander à la mairie de vous aider et de communiquer par mail, dans le village ou la ville et sur son site internet. Encore une fois, mettez en avant les lots les plus attractifs sur vos supports de communication, ainsi que la valeur des prix à gagner.
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