L’inauguration d’un nouveau magasin ou de nouveaux locaux est une excellente occasion de faire preuve de créativité. Qu’il s’agisse d’une simple cérémonie de coupure de ruban ou d’un événement plus spécial, c’est le moment idéal pour se démarquer.
Voici donc quelques conseils et astuces pour organiser un événement que les gens n’oublieront pas !
Sommaire
1. Définissez l’objectif de votre inauguration
La première étape consiste à définir l’objectif de votre inauguration. Vous devez comprendre pourquoi vous organisez l’inauguration et quel est le but de cet événement. Cela vous aidera ainsi à déterminer le public cible, les invités d’honneur et les activités à inclure.
Est-ce pour célébrer l’ouverture d’un nouveau bâtiment, pour présenter un nouveau produit ou lancer un nouveau service, pour honorer une personne ou une organisation ? En effet, les cérémonies d’inauguration sont des cérémonies officielles au cours desquelles les principales annonces sont faites.
Sans un plan d’action efficace, il vous sera difficile d’organiser votre inauguration. Il y a trois aspects fondamentaux que vous devez garder à l’esprit lorsque vous planifiez votre événement :
- Vous devez être sûr à 100 % qu’il existe une bonne raison pour votre public d’assister à votre inauguration.
- Soyez stratégique en ce qui concerne la date et l’heure de votre événement. Pour attirer de nombreuses personnes, il est préférable d’organiser votre inauguration un week-end ou un soir en semaine.
- Assurez-vous d’avoir mis en place un système pertinent pour récupérer les contacts. Plus vous établirez de contacts au cours de votre événement, plus vos activités auront d’impact.
2. Élaborez un budget
La manière la plus efficace d’élaborer un budget stratégique consiste à répartir le montant total que vous êtes prêt à dépenser dans des catégories spécifiques telles que la restauration, l’animation, la communication par exemple. Cela permettra aussi de déterminer combien d’argent vous pouvez dépenser pour la location de l’espace ou les décorations.
3. Déterminez le lieu et la date de votre inauguration
Vous devez choisir l’espace adapté à votre inauguration, cela peut être dans le hall de vos nouveaux locaux ou dans la boutique que vous venez d’ouvrir par exemple. Veillez à ce que l’emplacement choisi puisse accueillir le nombre d’invités et qu’il permette aux personnes de se déplacer facilement et de créer des réseaux en petits groupes.
Concernant la date, les inaugurations sont souvent réalisées peu de temps après l’ouverture, généralement au cours de la première semaine, mais peuvent très bien avoir lieu dans le mois qui suit le lancement.
4. Préparez les invitations
Établissez une liste d’invités pour votre inauguration et envoyez des invitations formelles, indiquant la date, l’heure et le lieu de l’inauguration ainsi que toutes les informations importantes. Envoyez les invitations assez tôt pour permettre aux invités de planifier leur présence.
5. Prévoyez les animations
N’oubliez pas que le maintien de l’intérêt et de l’attention des invités présents est fondamental dans tout événement, ainsi que lors d’une inauguration. Prévoyez des moments ludiques ou proposez un spectacle qui mettra en valeur vos produits ou vos services. Vous pouvez par exemple organiser un défilé de mode dans le cas d’une inauguration d’un magasin de vêtements. Il faut également prévoir la présence d’un buffet ou bien d’un service traiteur afin que vos invités puissent profiter entièrement de votre inauguration.
6. Faites la promotion de votre inauguration
Faites la promotion de votre inauguration à travers différents canaux de communication pertinents tels que :
- Les réseaux sociaux : vous pouvez créer un événement Facebook et inviter des personnes à y participer. Partagez aussi des photos et des vidéos sur les réseaux sociaux pour donner un aperçu de l’événement et susciter l’intérêt des gens.
- Les affiches et flyers : distribuez-les dans les lieux publics tels que les centres commerciaux, les cafés et les épiceries. Assurez-vous d’inclure des détails tels que la date, l’heure et le lieu de l’événement, ainsi que le programme et les informations de contact pour assister à votre inauguration.
- Les médias locaux (journal, radio, …) : faites-leur faire savoir que vous organisez une inauguration. Fournissez-leur des informations sur l’événement et invitez-les à y assister. Cela peut aider à obtenir une couverture médiatique et à atteindre un public plus large.
7. Après l’inauguration
Après l’inauguration, il est important de faire un suivi pour tirer parti de l’événement et maximiser son impact. Voici quelques idées :
- Remerciez les participants : envoyez un message de remerciement par mail ou SMS aux personnes qui ont assisté à l’inauguration. Assurez-vous d’inclure des photos de l’événement et de rappeler les moments forts.
- Partagez des photos et des vidéos : cela peut aider à maintenir l’engagement des participants.
- Évaluez les résultats : mesurez le nombre de participants, l’engagement sur les réseaux sociaux et le retour sur investissement. Utilisez ces informations pour améliorer la planification d’événements futurs.
- Analysez les retours : analysez les commentaires des participants pour comprendre ce qui a fonctionné et ce qui pourrait être amélioré.
Le suivi après votre inauguration est essentiel pour maximiser l’impact de l’événement et créer des opportunités futures pour votre entreprise.
Pour votre inauguration, utilisez une solution d’inscription ou de billetterie en ligne afin de gérer au mieux vos participants. Le jour J, nos solutions de contrôle d’accès vous permettront d’assurer la sécurité de vos participants !
