Que vous soyez une jeune start-up, une association ou encore une entreprise qui souhaite organiser un événement en particulier (foire, salon, séminaire, compétition sportive…), vendre des billets est un moyen de financer votre projet événementiel, mais le sponsoring reste un élément crucial afin de financer votre projet. Pour obtenir les meilleurs partenariats, vous devrez envoyer un dossier professionnel comportant notamment une lettre de demande de sponsoring. Souvent négligée, une lettre bien rédigée peut pourtant faire toute la différence entre une demande prise au sérieux et une demande ignorée.
Voici quelques conseils pour vous aider à écrire votre lettre de sponsoring.
Sommaire
1. Identifiez le bon destinataire
Prenez le temps de trouver les entreprises ou les organisations pertinentes qui pourraient être intéressées par votre projet.
Évitez d’envoyer des demandes de sponsoring à des entreprises qui ne sont pas en lien avec votre secteur. Afin d’accentuer l’impact de votre lettre, personnalisez-la en fonction de la mission de votre entreprise, de vos événements, de vos produits ou services et de l’enjeu crucial du sponsoring (financement, objectif marketing, communication…).
2. Présentez clairement votre projet
Dans votre demande de sponsoring, vous devez expliquer ce que vous voulez faire, pourquoi vous le voulez (objectifs finaux) et comment vous allez le faire (procédés, sur quelle période, combien de personnes seront mobilisées etc.).
Il est important d’être clair et concis afin que le destinataire comprenne rapidement le but de votre demande. En effet, avec le nombre important de demande de sponsoring, les entreprises ont généralement peu de temps à accorder à la lecture d’une lettre. Allez droit au but, soyez original et percutant.
3. Montrez la valeur ajoutée du sponsoring
Expliquez comment le sponsoring peut vous aider à atteindre vos objectifs (qu’ils soient commerciaux, sportifs ou associatifs), mais également l’impact qu’aura votre action sur le sponsor.
Par exemple, si vous voulez faire un long rapport annuel sur les énergies renouvelables et le présenter pendant un événement, vous pouvez clairement définir comment le sponsor pourra profiter de la publicité positive de ce dernier, en associant son image aux causes environnementales.
4. Conduisez une étude de marché
Si possible, incluez dans votre demande les données sur le marché cible et les futurs participants de votre événement. Cela peut aider à démontrer aux sponsors la pertinence de votre projet, ses avantages pour atteindre leurs propres objectifs commerciaux, et assurer une certaine crédibilité et projection de votre côté.
5. Faites une demande de financement
Ne passez pas par quatre chemins et mentionnez directement dans la lettre de sponsoring le montant dont vous aurez besoin, s’il s’agit d’un sponsoring à but financier. Si vous envisagez un partenariat matériel ou de service, mentionnez également clairement vos besoins.
Il est attendu que vous exprimiez précisément l’usage que vous allez faire du budget, objet ou service demandé. Évitez de faire des demandes générales et indiquez des montants précis pour aider le sponsor à évaluer la pertinence et la faisabilité de votre demande.
6. Offrez des contreparties
Proposez des avantages en échange du sponsoring. Il peut s’agir de publicité additionnelle générée, de la mise en avant sur vos supports de communication, de l’attache du nom de l’entreprise au nom de votre événement etc. Les contreparties peuvent être un moyen de démontrer au sponsor la valeur ajoutée que vous pouvez lui apporter, sur le court, moyen ou long terme.
7. Terminez sur une note positive
Remerciez le destinataire pour son temps et son attention et assurez-le de votre engagement à mener à bien votre projet. Veillez à donner un délai de réponse clair et à fournir des informations de contact pour vous joindre.
8. Vérifiez l’orthographe et la grammaire
Assurez-vous que votre lettre de demande de sponsoring soit professionnelle et exempte d’erreurs. L’utilisation d’une grammaire correcte et d’une présentation soignée montre au sponsor que vous êtes sérieux et que vous prenez soin des détails. N’hésitez pas à faire usage des différents outils de correction en ligne à votre disposition.
9. Aidez-vous de notre modèle de lettre de demande de sponsoring
Pour vous aider davantage, voici un modèle de lettre de demande de sponsoring à adapter selon votre demande et projet :
Télécharger le modèle au format texte
Quelques arguments à avancer pour convaincre un sponsor
Pour convaincre des sponsors, il est crucial de présenter des arguments originaux et percutants qui mettent en avant l’unicité de votre projet. Voici quelques idées :
- Accès à des données exclusives : Proposez aux sponsors des insights détaillés sur le comportement et les préférences de votre public. En partageant des données démographiques ou des études de marché, vous leur montrez comment leur investissement peut être ciblé et efficace.
- Création de contenu co-brandé : Offrez aux sponsors la possibilité de co-créer du contenu (articles, vidéos, podcasts) qui peut être diffusé sur vos canaux. Cela leur permet d’atteindre votre audience tout en renforçant leur image de marque.
- Expériences immersives : Proposez des opportunités pour les sponsors d’intégrer leurs produits ou services dans des expériences immersives lors de l’événement, comme des ateliers interactifs ou des démonstrations en direct, créant ainsi une connexion émotionnelle avec les participants.
- Engagement via les réseaux sociaux : Mettez en avant des initiatives de visibilité sur les réseaux sociaux, comme des challenges ou des campagnes de hashtag qui impliquent les sponsors. Cela permet de générer du contenu généré par les utilisateurs, augmentant leur portée organique.
- Utilisation d’outils de suivi de l’impact : Assurez aux sponsors que vous utiliserez des outils d’analyse pour mesurer l’impact de leur soutien, comme des enquêtes post-événement ou des outils d’analyse des médias sociaux, et leur fournir un rapport détaillé sur le retour sur investissement.
- Partenariat sur le long terme : Mettez en avant la possibilité de développer une relation à long terme, en proposant des opportunités de sponsoring pour plusieurs événements ou projets. Cela montre que vous envisagez un partenariat qui peut évoluer et croître ensemble.
- Engagement en matière de durabilité : Si votre projet inclut des initiatives écologiques ou des pratiques durables, soulignez comment le soutien des sponsors peut non seulement améliorer leur image, mais aussi les aligner sur des objectifs de responsabilité sociétale.
En résumé, pour réussir votre lettre de demande de sponsoring, il est important de bien comprendre les objectifs du sponsor, de présenter un projet bien conçu et de montrer comment le sponsoring peut aider à atteindre à la fois vos objectifs mais également ceux de l’entreprise sollicitée. Enfin, assurez-vous de faire une demande claire et de présenter des contreparties attrayantes pour inciter le sponsor à soutenir votre projet.
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