L’organisation d’événements professionnels présente de nombreux avantages pour une entreprise. Élargir sa clientèle et rencontrer de nouveaux prospects, renforcer la relation avec vos clients existants, renforcer l’esprit d’équipe en interne, rencontrer de nouveaux partenaires, démontrer votre expérience dans votre secteur d’activité, améliorer votre réputation, etc.
Le plus important est cependant de réaliser une bonne invitation, professionnelle et bien rédigée afin d’attirer le plus grand nombre de participants, et d’attirer leur attention. Qu’il s’agisse d’un événement d’entreprise annuel, du lancement d’un nouveau produit, d’un événement commercial, d’un colloque, d’une conférence ou d’un événement interne, il est essentiel de bien préparer son texte.
Pour vous aider au mieux à mieux rédiger votre invitation pour votre soirée professionnelle, voici tous nos conseils et informations et astuces ainsi qu’un modèle de lettre clés en main.
Sommaire
1. Définissez votre cible pour votre soirée d’entreprise
Pour rédiger votre invitation (par mail ou par lettre), vous devez d’abord identifier votre public cible. Établissez une liste spécifique des personnes à inviter pour votre soirée d’entreprise ainsi que les profils (postes, responsabilités, entreprises et secteurs…). En effet, vous n’invitez pas les mêmes personnes à une fête qu’au lancement d’un produit par exemple.
Vous pouvez même segmenter vos invités de manière plus précise. Vous pouvez par exemple les cibler en fonction de facteurs démographiques tels que l’âge, la carrière, la géographie, entre autres. En catégorisant vos invités, vous pouvez vous assurer que les personnes appropriées sont invitées et puissent eux aussi rencontrer des personnes et entreprises pertinentes le cas échéant.
2. Mentionnez les éléments principaux (date, lieu…) de votre événement
Pour être efficace et clair, votre texte d’invitation à une soirée d’entreprise professionnelle doit indiquer clairement le lieu, la date et le moyen d’accès à l’événement. Faites en sorte qu’il soit aussi simple que possible pour eux de se rendre sur place grâce à des transports en commun, un parking…
3. Démontrer l’intérêt de votre événement pour vos invités
Vous pouvez susciter l’intérêt de vos invités et les inciter à y participer en décrivant les avantages et les intérêts de votre événement photo professionnel directement dans votre texte d’invitation.
De quoi s’agit-il ? S’agit-il d’un premier aperçu d’un produit qui sera bientôt commercialisé ? Les participants bénéficieront-ils d’un webinaire présenté par un expert du secteur ? Est-ce les 10 ans de votre entreprise ? Il n’est pas nécessaire d’aller en profondeur, mais il faut tout de même décrire toute information pouvant être pertinente (animations, buffet repas, cocktail, musique…).
Pour promouvoir votre soirée, vous pouvez également parler des intervenants et, le cas échéant, des personnes influentes (personnalités politiques, entrepreneurs…).
4. Utilisez un ton professionnel
Comme toute lettre, il est indispensable d’utiliser un ton professionnel tout au long de la lecture de l’invitation. Évitez les expressions familières ou informelles, et utilisez un langage clair et concis.
5. Indiquez le format de l’événement
Si votre soirée professionnelle est structurée avec des moments clés, tel que des discours, des présentations ou des activités spécifiques, il peut être utile de l’indiquer dans l’invitation pour que les invités sachent à quoi s’attendre.
6. Mentionner les partenaires ou sponsors
Pour encore mieux susciter l’intérêt de vos invités, précisez si elle est organisée en collaboration avec d’autres entreprises, partenaires ou un sponsor. Il peut donc être judicieux de les mentionner dans l’invitation pour montrer que l’événement est soutenu par des acteurs importants.
7. Offrez une option de réponse
Il est important de fournir un moyen pour que les invités puissent confirmer leur présence à l’événement. Cela peut être une adresse mail, un numéro de téléphone ou un lien vers un site d’inscription en ligne.
8. Indiquez des informations complémentaires
En fonction de la soirée de votre organisation, vous pouvez avoir besoin d’inclure des informations supplémentaires telles que les instructions de stationnement ou des détails sur les logements pour les invités qui doivent se déplacer.
9. Faites un appel à l’action convaincant
Votre appel à l’action (CTA) aura un impact important sur le succès de votre invitation à votre soirée professionnelle. Choisissez un CTA intriguant et persuasif, puis placez-y votre appel à l’action (ou lien d’inscription…).
Bien entendu, un appel à l’action bien conçu et stratégiquement positionné ne suffira pas à lui seul à persuader vos prospects ou vos clients de participer à votre événement, mais au fond : il y contribuera certainement.
10. Modèle de lettre pour une invitation à une soirée professionnelle
Découvrez notre modèle de lettre pour une invitation à une soirée professionnelle à personnaliser !
Organisez tous vos événements professionnels avec les solutions Weezevent : billetterie ou inscription en ligne pour une fluidité d’organisation et contrôle d’accès pour plus de sécurité !
