L’organisation d’un événement peut vous prendre énormément de temps, surtout lorsque vous avez à cœur de réussir cette organisation dans les moindres détails. Les minutes que vous accordez à chacune des tâches sont précieuses, raison de plus pour en profiter afin de faire un grand nombre de choses.
La gestion des participants est une des tâches les plus importantes à assurer. Le nombre de participants que vous recevrez influencera la globalité de votre organisation. La gestion des inscriptions en ligne s’impose donc comme un moyen efficace de contrôler cette étape primordiale tout en y accordant le moins de temps possible. Gestion pouvant s’avérer d’autant plus économique lorsque vous pouvez gérer les inscriptions en ligne gratuitement. Ce temps économisé vous sera utile pour assurer les multiples autres tâches de votre organisation. Pour rentabiliser au maximum les moments que vous accorderez à cette gestion des inscriptions en ligne, suivez les quelques conseils qui suivent.
Créer des formulaires d’inscription détaillés
Le formulaire d’inscription est le premier instrument de collecte d’informations sur vos inscrits que vous aurez à votre disposition. Il doit de ce fait être utilisé de façon à recueillir le maximum d’informations sur les personnes que vous recevrez. Toutes ces informations vous aideront dans l’organisation de l’évènement. Il doit permettre de collecter des informations pertinentes et importantes sur les invités.
Il est nécessaire de connaître certaines informations mais il faut savoir rester professionnel. Poser des questions trop personnelles (voire indiscrètes) sur la vie privée de vos convives est loin d’être une bonne idée. Les questions posées doivent être formulées de façon concise même si les réponses doivent être très détaillées. En plus des questions que vous poserez, certaines informations concernant le déroulement de l’événement à venir doivent aussi obligatoirement se trouver sur le formulaire. C’est la raison pour laquelle il est recommandé de mettre le nom, la date, le lieu et la description de l’événement auquel les participants sont conviés.
Faire le choix d’un outil d’inscription et de billetterie en ligne
Pour faciliter la gestion d’un événement et la gestion des inscriptions en particulier, il est indispensable d’avoir sous la main un bon outil de gestion en ligne. Il en existe qui sont spécialisés dans la gestion des inscriptions. Néanmoins, vous pourrez aussi trouver des solutions qui vous accompagnent également dans la création, la distribution et la vente de billets en ligne, en plus de vous aider à gérer les inscriptions, créer des formulaires et effectuer un suivi de celles-ci.
Si l’inscription à votre événement est gratuite, utilisez Weezevent pour gérer les inscriptions en ligne gratuitement. Vous superviserez toutes les opérations et effectuerez les choses à votre manière, et vos tâches seront grandement facilitées par l’assistance permanente dont vous disposerez. Que vous soyez un expert en informatique ou un novice, la facilité de prise en main de la solution d’inscription en ligne, ainsi que la qualité de l’assistance dont vous disposerez vous permettront de gagner énormément de temps pour parfaire l’organisation de votre événement.
Jouer sur plusieurs canaux d’inscription
Envoyer des formulaires à remplir par e-mail à quelques amis est satisfaisant, mais si vous désirez donner un réel impact à votre événement, vous devrez penser à utiliser différents canaux pour vos inscriptions.
L’un des canaux les plus communs est l’insertion de liens et de formulaires directement sur votre site internet. Pour y arriver, vous devez veiller à ce que l’inscription reste facile et rapide. Il serait regrettable que le participant doive remplir une multitude de champs inutiles pour une seule inscription. Les réseaux sociaux sont également un moyen facile pour s’inscrire à un évènement. Profitez-en et offrez à vos invités l’occasion de finaliser leur inscription en quelques secondes en passant sur votre page ou par un lien vers le site.
Vous pourrez aussi insérer différents modules d’inscription sur d’autres sites partenaires, d’autres pages et par beaucoup d’autres moyens. Ne vous limitez pas à un seul !
Classer les invités par catégories
Que ce soit au moment des inscriptions ou sur le lieu de l’événement, les invités devront être classés afin d’améliorer votre organisation. Il est donc important de les catégoriser dès leur inscription. Ces catégories peuvent porter sur l’âge, la fonction, ou même le sexe. C’est une étape très importante car elle vous permet de savoir clairement si la cible que vous visiez a été touchée par votre message.
Si par exemple vous organisez un séminaire pour sensibiliser les jeunes femmes sur les différents aspects d’une grossesse, et que vous recevez plus d’inscriptions masculines, il serait judicieux de limiter ces inscriptions masculines afin de conserver les places pour la réelle cible du message. Pensez donc à inclure dans vos canaux d’inscription des moyens permettant de catégoriser les participants en fonction du public que vous souhaitez atteindre.
Offrir une inscription personnalisée aux participants
La personnalisation de votre formulaire d’inscription consiste aussi à le rendre flexible et adaptable en fonction de l’utilisateur qui complétera les champs. En plus de traduire visuellement l’identité de votre évènement, il faudra aussi prendre en compte les différentes catégories de participants selon la classification faite préalablement. Ensuite, pensez à personnaliser tous les canaux d’inscription que vous mettez à la disposition des participants.
Si vous avez opté pour votre site internet en tant que canal d’inscription, vous devrez aussi donner à ce dernier l’image de l’évènement que vous organisez. Il ne s’agira pas simplement de prévoir quelques cases à remplir sur un fond gris uniforme. En jouant avec les visuels, vous devrez véritablement donner envie au futur participant de cliquer et de remplir toutes les informations !
Vous avez tous les conseils nécessaires pour gérer gratuitement et efficacement les inscriptions à votre événement.
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