5 bonnes pratiques pour gérer son staff événementiel

5 bonnes pratiques pour gérer son staff événementiel

Créer un évène­ment demande tou­jours une organ­i­sa­tion minu­tieuse car chaque détail compte pour sat­is­faire vos par­tic­i­pants. L’ar­rivée du Covid-19 a mis en dif­fi­culté le secteur de l’événe­men­tiel et l’oblige à se réin­ven­ter. Les organ­isa­teurs doivent donc imag­in­er dès main­tenant les événe­ments de demain.

Com­ment pro­téger son staff en cas d’épidémie ? Quels out­ils peu­vent vous aider dans cette démarche ? Com­bi­en de par­tic­i­pants pou­vez-vous accueil­lir au max­i­mum pour garan­tir leur sécu­rité ? Nous vous livrons dans cet arti­cle des pistes pour organ­is­er vos prochains événe­ments en antic­i­pant au max­i­mum ces ques­tions.

Som­maire

  1. Créer un pro­to­cole d’hygiène détail­lé
  2. Engager du per­son­nel for­mé
  3. Choisir des out­ils tech­nologiques per­for­mants
  4. Fix­er une jauge per­ti­nente
  5. Opti­miser la dura­bil­ité de votre événe­ment

1. Créer un protocole d’hygiène détaillé

L’hy­giène est de loin, depuis le début de la crise, le point le plus impor­tant et déli­cat auquel les organ­isa­teurs d’événe­ments doivent porter atten­tion. Pour que votre événe­ment soit un suc­cès, créez un pro­to­cole d’hygiène com­plet.

Met­tez à dis­po­si­tion des masques et du gel hydroal­coolique, et veillez à ce que les par­tic­i­pants les utilisent. Rap­pelez ce dis­posi­tif en plaçant des affich­es aux endroits straté­gies et en faisant des annonces au micro — comme dans les trans­ports en com­mun. Soyez atten­tifs à l’application des gestes bar­rières et favorisez la dis­tan­ci­a­tion néces­saire entre les par­tic­i­pants.

Cer­taines agences spé­cial­isées dans la ges­tion des staffs, telle que Bstaff, ont déjà mis en place des pro­to­coles détail­lés et con­formes aux normes san­i­taires afin vos futurs par­tic­i­pants prof­i­tent de la meilleure expéri­ence.

2. Engager du personnel formé

Une le pro­to­cole d’hygiène créé, vous devez vous assur­er qu’il est bien suivi. Garder ses dis­tances de sécu­rité, porter le masque et utilis­er du gel hydroal­coolique ne sont pas encore des réflex­es et ils peu­vent vite être oubliés lors d’un événe­ment con­vivial —  mal­gré leur impor­tance du moment.

Pour ces raisons, une bonne ges­tion de votre staff en 2020–2021 implique que vous ayez une équipe de sécu­rité ren­for­cée afin de mon­tr­er à vos par­ties prenantes que vous prenez à bras le corps votre respon­s­abil­ité en tant qu’organisateur d’événements.

Nous ne savons pas quand le virus dis­paraî­tra. Il est donc préférable de pren­dre des bonnes habi­tudes dès main­tenant. C’est l’un des défis qui se posent aux organ­isa­teurs d’événements. Pour y par­venir, engagez des agents de sécu­rité qui ont été for­mé aux nou­velles normes.

3. Choisir des outils technologiques performants

Ils sont de plus en plus util­isés dans tous types d’événements et se révè­lent sou­vent indis­pens­ables : les out­ils tech­nologiques. Aujourd’hui, plus que jamais, vous devez con­sid­ér­er ce que peu­vent vous apporter cer­taines solu­tions comme la bil­let­terie en ligne, le con­trôle des bil­lets avec ter­minaux de scan et le cash­less afin d’éviter le con­tact entre votre staff et vos par­tic­i­pants.

Des écrans dynamiques placés aux endroits stratégiques de votre événe­ment peu­vent aus­si aider votre staff à rap­pel­er aux par­tic­i­pants les gestes bar­rières à effectuer avec avec atten­tion tout au long de l’événe­ment.

4. Fixer une jauge pertinente

Le nom­bre de par­tic­i­pants à un événe­ment peut être con­sid­éré en lui-même comme un geste bar­rière. En effet, veillez à lim­iter votre jauge avec une bil­let­terie en ligne afin de ne pas créer un rassem­ble­ment où la promis­cuité physique serait trop forte. Pour cela, il faut pren­dre en compte la taille de votre lieu, sa con­fig­u­ra­tion, et surtout les activ­ités prévues. Pour une con­férence dans une salle ou un tournoi de sport col­lec­tif dans un lieu ouvert, les avan­tages et les con­traintes ne seront pas les mêmes. Surtout, tenez-vous infor­mé des mesures offi­cielles quant aux jauges max­i­males autorisées puisqu’elles peu­vent chang­er régulière­ment.

Une solu­tion pour attein­dre un objec­tif de vis­i­bil­ité de votre événe­ment tout en gar­dant une jauge lim­itée est d’inviter des influ­enceurs. Assurez-vous qu’ils cor­re­spon­dent à votre mar­que et à votre événe­ment en faisant con­fi­ance à une agence spé­cial­isée, telle que Bstaff, qui engage des influ­enceurs en plus d’autres tal­ents de l’événementiels.

5. Optimiser la durabilité de votre événement

Dernier point, et pas le moins impor­tant : la dura­bil­ité de votre événe­ment. Ce thème n’a jamais été autant d’actualité et il sera désor­mais un vrai critère pour le suc­cès de votre événe­ment. Dans le con­texte actuel, munis­sez par exem­ple votre staff — et si pos­si­ble vos par­tic­i­pants — de masques réu­til­is­ables plutôt que jeta­bles. Ces derniers sont beau­coup plus pol­lu­ants. En par­al­lèle, optez pour des gob­elets et cou­verts biodégrad­ables. Leurs “ancêtres” en plas­tiques sont cham­pi­ons de la pol­lu­tion.

Ces solu­tions ne sont pas tou­jours les plus économiques à court terme, mais elles mon­treront un réel engage­ment de votre part qui sera béné­fique à long terme. Inspirez vos par­tic­i­pants, vos parte­naires, vos four­nisseurs, vos invités à faire des efforts à leur tour. Enfin, cus­tomisez les masques réu­til­is­ables avec le logo et les couleurs de votre organ­i­sa­tion afin de créer un sen­ti­ment d’appartenance et com­mu­ni­quer “gra­tu­ite­ment” en dehors de votre événe­ment par du bouche à oreille.

Dans l’événementiel comme dans d’autres secteurs, il y aura vraisem­blable­ment un effet avant et après Covid-19. Il est donc préférable de com­mencer à s’adapter tout de suite afin de saisir de nou­velles oppor­tu­nités. Pour cela, une agence comme Bstaff peut vous aider à engager et gér­er des tal­ents sur place ou en ligne. En par­al­lèle, béné­fi­ciez de toutes les fonc­tion­nal­ités des solu­tions de Weezevent et organ­isez votre futur événe­ment en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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