Les coulisses de Weezevent : l’équipe Events Operations

Les coulisses de Weezevent : l’équipe Events Operations

L’équipe Events Operations de Weezevent est le maillon essentiel de la chaîne Weezevent. Sans elle, toutes les autres équipes auraient bien du mal à assurer leurs missions. Afin de mieux connaître ses membres, et de vous faire découvrir leurs rôles, nous sommes aller les rencontrer au début de l’été, période à laquelle ils se préparent pour des mois de dur labeur, avec un effectif qui triple pour pallier à la forte hausse d’activité estivale.

Dites-nous, c’est quoi le pôle Events Operations ?

Geoffrey : C’est un support pour les autres équipes. L’idée est de centraliser toutes les ressources internes liées à la logistique de Weezevent : les achats, les stocks, le matériel, les réservations (transports & hébergement)… Le pôle Events Operations est également une plateforme de logistique puisqu’on y prépare et configure tout le matériel. En quelques mots, la team Events Operations est une équipe réactive à toutes les demandes !

Théo : En fait, notre pôle est en collaboration avec tous les pôles ! On travaille avec les développeurs pour tout ce qui est des tests du matériel, de sa mise en place, mais aussi des retours d’expérience et des idées d’améliorations. On collabore aussi avec le pôle Marketing pour ce qui concerne les stocks de goodies par exemple. On est également en relation avec les Client Success Manager pour l’envoi du matériel sur le terrain et du pré-SAV. On accompagne aussi les commerciaux dans les demandes de cotations de matériel. Enfin, on est en relation avec le service facturation pour tout ce qui concerne les achats.

Quelle est la journée type d’un Events Operations Agent ?

Pauline : Tous les matins, mon rôle est de m’assurer que le matériel parti sur les événements revienne bien chez Weezevent. En cas de retard, je dois contacter les organisateurs pour comprendre pourquoi et tout mettre en œuvre pour que ça ne se reproduise pas. En haute saison pendant l’été, notre rôle est de coordonner les équipiers en renfort en leur apprenant à s’organiser et à prioriser… En parallèle on s’occupe toujours des envois et des retours du matériel. Cette tâche est d’autant plus importante à cette période de l’année car nous sommes “en flux tendu” en ce qui concerne la quantité de matériel disponible. On ne peut donc pas se permettre de laisser des appareils de contrôle d’accès ou de paiement cashless chez un organisateur, surtout lorsqu’il y a beaucoup d’événements de grande taille au même moment… Il faut donc aller vite et être organisé à la perfection !

Théo : Tous les Events Operations Agent n’ont pas les mêmes activités au sein du pôle. Je suis plutôt engagé sur la veille technologique, la maintenance, les achats et la prévision du matériel. Je suis aussi là pour superviser et optimiser les envois à l’étranger, hors UE (Suisse, Canada). L’objectif est de faciliter les mouvements du staff et du matériel.

Qu’est-ce qui vous plaît le plus dans ce poste ?

Pauline : C’est l’idée que toutes les tâches faites au quotidien ont de l’importance. On doit connaître et bien préparer le matériel, mais aussi prendre en compte les retours des collègues après les prestations sur des événements. C’est vraiment gratifiant de se rendre compte qu’on a bien fait son travail en amont et qu’on a facilité la tâche des collègues sur les événements ! J’aime beaucoup l’idée qu’on soit en relation avec tous les pôles. Ça exige de la polyvalence. Ce qui me plaît aussi, c’est bien sûr la partie terrain ! Aller sur les événements, être autonome… C’est vraiment important pour moi car ça me permet aussi de m’améliorer sur la préparation du matériel !

Théo : Ce qui me plaît dans ce poste c’est la nécessité d’être polyvalent mais aussi le fait de collaborer avec toutes les équipes. J’aime beaucoup aussi toute la partie relation avec les fournisseurs et la partie prévisions de matériel pour l’été. Evidemment, j’adore le fait de partir sur le terrain ! Avant de rejoindre Weez, j’ai travaillé deux ans en tant que responsable cashless du festival Lost in Limoges. Grâce à cette expérience, je peux être seul et autonome — surtout sur la partie cashless.

Le petit mot des nouveaux

Quelles-sont les missions que vous appréciez le plus ?

Félix : Au bureau, ce que je préfère c’est accompagner les équipes ! Ça passe par le booking notamment. Pour le Hellfest, je me suis occupé des réservations de logement des commerciaux en cherchant les offres les plus intéressantes sur AirBnB, les sites de comparateurs, avec les gîtes… Sinon, les déplacement sur les événements me conviennent parfaitement car j’aime être sur le terrain et en contact avec les organisateurs. Pour finir, ce qui me plaît c’est l’autonomie. On me confie des tâches et je suis responsable de les réaliser. C’est assez sain et ça me plaît.

Pierre-Arnaud : Il n’y a pas une tâche en particulier qui me plaît, c’est vraiment l’ensemble. D’un côté les missions sont toujours les mêmes, mais il y a toujours des détails différents. Ça permet de ne pas tomber dans une routine. Sinon j’adore partir en déplacement sur les événements ! Je me suis déjà inscrit à 50 événements au moins ! Le premier a été Sevens Paris, un événement de rugby. Ça me change de mon quotidien, j’ai envie d’être sur le terrain, j’ai besoin de bouger, d’être en contact avec les clients et les participants.

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