Les coulisses de Weezevent : l’équipe Events Operations

L’équipe Events Oper­a­tions de Weezevent est le mail­lon essen­tiel de la chaîne Weezevent. Sans elle, toutes les autres équipes auraient bien du mal à assur­er leurs mis­sions. Afin de mieux con­naître ses mem­bres, et de vous faire décou­vrir leurs rôles, nous sommes aller les ren­con­tr­er au début de l’été, péri­ode à laque­lle ils se pré­par­ent pour des mois de dur labeur, avec un effec­tif qui triple pour pal­li­er à la forte hausse d’ac­tiv­ité esti­vale.

Dites-nous, c’est quoi le pôle Events Operations ?

Geof­frey : C’est un sup­port pour les autres équipes. L’idée est de cen­tralis­er toutes les ressources internes liées à la logis­tique de Weezevent : les achats, les stocks, le matériel, les réser­va­tions (trans­ports & héberge­ment)… Le pôle Events Oper­a­tions est égale­ment une plate­forme de logis­tique puisqu’on y pré­pare et con­fig­ure tout le matériel. En quelques mots, la team Events Oper­a­tions est une équipe réac­tive à toutes les deman­des !

Théo : En fait, notre pôle est en col­lab­o­ra­tion avec tous les pôles ! On tra­vaille avec les développeurs pour tout ce qui est des tests du matériel, de sa mise en place, mais aus­si des retours d’expérience et des idées d’améliorations. On col­la­bore aus­si avec le pôle Mar­ket­ing pour ce qui con­cerne les stocks de good­ies par exem­ple. On est égale­ment en rela­tion avec les Client Suc­cess Man­ag­er pour l’envoi du matériel sur le ter­rain et du pré-SAV. On accom­pa­gne aus­si les com­mer­ci­aux dans les deman­des de cota­tions de matériel. Enfin, on est en rela­tion avec le ser­vice fac­tura­tion pour tout ce qui con­cerne les achats.

Quelle est la journée type d’un Events Operations Agent ?

Pauline : Tous les matins, mon rôle est de m’assurer que le matériel par­ti sur les événe­ments revi­enne bien chez Weezevent. En cas de retard, je dois con­tac­ter les organ­isa­teurs pour com­pren­dre pourquoi et tout met­tre en œuvre pour que ça ne se repro­duise pas. En haute sai­son pen­dant l’été, notre rôle est de coor­don­ner les équip­iers en ren­fort en leur apprenant à s’organiser et à pri­oris­er… En par­al­lèle on s’occupe tou­jours des envois et des retours du matériel. Cette tâche est d’autant plus impor­tante à cette péri­ode de l’année car nous sommes “en flux ten­du” en ce qui con­cerne la quan­tité de matériel disponible. On ne peut donc pas se per­me­t­tre de laiss­er des appareils de con­trôle d’accès ou de paiement cash­less chez un organ­isa­teur, surtout lorsqu’il y a beau­coup d’événements de grande taille au même moment… Il faut donc aller vite et être organ­isé à la per­fec­tion !

Théo : Tous les Events Oper­a­tions Agent n’ont pas les mêmes activ­ités au sein du pôle. Je suis plutôt engagé sur la veille tech­nologique, la main­te­nance, les achats et la prévi­sion du matériel. Je suis aus­si là pour super­vis­er et opti­miser les envois à l’étranger, hors UE (Suisse, Cana­da). L’objectif est de faciliter les mou­ve­ments du staff et du matériel.

Qu’est-ce qui vous plaît le plus dans ce poste ?

Pauline : C’est l’idée que toutes les tâch­es faites au quo­ti­di­en ont de l’importance. On doit con­naître et bien pré­par­er le matériel, mais aus­si pren­dre en compte les retours des col­lègues après les presta­tions sur des événe­ments. C’est vrai­ment grat­i­fi­ant de se ren­dre compte qu’on a bien fait son tra­vail en amont et qu’on a facil­ité la tâche des col­lègues sur les événe­ments ! J’aime beau­coup l’idée qu’on soit en rela­tion avec tous les pôles. Ça exige de la poly­va­lence. Ce qui me plaît aus­si, c’est bien sûr la par­tie ter­rain ! Aller sur les événe­ments, être autonome… C’est vrai­ment impor­tant pour moi car ça me per­met aus­si de m’améliorer sur la pré­pa­ra­tion du matériel !

Théo : Ce qui me plaît dans ce poste c’est la néces­sité d’être poly­va­lent mais aus­si le fait de col­la­bor­er avec toutes les équipes. J’aime beau­coup aus­si toute la par­tie rela­tion avec les four­nisseurs et la par­tie prévi­sions de matériel pour l’été. Evidem­ment, j’adore le fait de par­tir sur le ter­rain ! Avant de rejoin­dre Weez, j’ai tra­vail­lé deux ans en tant que respon­s­able cash­less du fes­ti­val Lost in Limo­ges. Grâce à cette expéri­ence, je peux être seul et autonome — surtout sur la par­tie cash­less.

Le petit mot des nouveaux

Quelles-sont les missions que vous appréciez le plus ?

Félix : Au bureau, ce que je préfère c’est accom­pa­g­n­er les équipes ! Ça passe par le book­ing notam­ment. Pour le Hellfest, je me suis occupé des réser­va­tions de loge­ment des com­mer­ci­aux en cher­chant les offres les plus intéres­santes sur AirBnB, les sites de com­para­teurs, avec les gîtes… Sinon, les déplace­ment sur les événe­ments me con­vi­en­nent par­faite­ment car j’aime être sur le ter­rain et en con­tact avec les organ­isa­teurs. Pour finir, ce qui me plaît c’est l’au­tonomie. On me con­fie des tâch­es et je suis respon­s­able de les réalis­er. C’est assez sain et ça me plaît.

Pierre-Arnaud : Il n’y a pas une tâche en par­ti­c­uli­er qui me plaît, c’est vrai­ment l’ensem­ble. D’un côté les mis­sions sont tou­jours les mêmes, mais il y a tou­jours des détails dif­férents. Ça per­met de ne pas tomber dans une rou­tine. Sinon j’adore par­tir en déplace­ment sur les événe­ments ! Je me suis déjà inscrit à 50 événe­ments au moins ! Le pre­mier a été Sev­ens Paris, un événe­ment de rug­by. Ça me change de mon quo­ti­di­en, j’ai envie d’être sur le ter­rain, j’ai besoin de bouger, d’être en con­tact avec les clients et les par­tic­i­pants.