La communication de votre événement est une tâche qui prend du temps et doit tenir sur la durée. La réflexion et la création de l’identité de votre événement, l’imaginaire souhaité, le ton utilisé pour vous adresser à votre cible, ou encore la création d’un site web pour l’occasion, sont les premières bases à fonder avant de communiquer !
L’objectif : faire connaître votre événement et avant tout transformer vos cibles en participants. Pour cela, il va vous falloir une stratégie pour leur donner envie d’ouvrir vos e-mails, puis de se rendre sur votre site web pour réserver leur billet ou s’inscrire ! Boostez vos actions avec les étapes suivantes.
Un site web attractif
Cela peut être une page dédiée sur votre site web, ou un site à part entière, c’est en tout cas LE point de contact de vos potentiels participants avec votre événement. Concevez un espace où l’information est claire et accessible. Le visiteur doit pouvoir y trouver facilement :
- une présentation de votre événement et de votre organisation ;
- les informations pratiques — comment y accéder, les horaires, le programmes ;
- les intervenants, activités, explications des tarifs si besoin ;
- la billetterie en ligne ;
- un moyen de contact.
N’oubliez pas le référencement. Tout se joue sur les mots-clés de votre événement. Ils doivent être présents dans le contenu et la structure de votre site web, afin de le faire apparaître en premier dans les recherches des internautes sur les moteurs de recherche. Vous pouvez même envisager un petit budget dédié à la promotion de certains mots-clés.
Si vous n’avez pas de site web, profitez d’un mini-site dédié à personnaliser à vos couleurs.
Des e-mails performants
L’e-mailing est une action marketing efficace. Toutefois, il faut savoir trouver le bon équilibre entre ne pas spammer et ne pas se faire oublier ; et surtout s’adresser de la meilleure des manières afin d’obtenir des taux d’ouvertures élevés et des taux de clics performants. Pour ce faire, choisissez le bon logiciel pour communiquer à vos participants. Le CRM WeezTarget vous permet de gérer l’envoi d’e-mails ciblés en toute simplicité.
Pensez qu’avant de lire, votre public fait attention à la forme. Donnez envie à vos destinataires de cliquer sur votre e-mail avec un objet qui interpelle, explicite, humoristique… selon le ton que vous souhaitez donner. Ensuite, portez votre réflexion sur la forme. Votre e-mail doit porter vos couleurs, votre typographie, un ou plusieurs de vos visuels — attention tout de même à ce que l’e-mail ne soit pas trop chargé visuellement. Un ensemble esthétique et agréable donnera envie de lire l’e-mail et de cliquer pour en savoir plus.
Pour ce qui est du fond, priorisez l’information : que souhaitez-vous dire à vos participants ? Une actualité, un changement de programme, une relance pour la billetterie… Ne mélangez pas tous les sujets dans le même e-mail, cela ne fera que perdre le participant et peut créer un effet contraire à ce que vous attendiez.
Un planning rythmé
Essentiel dans toute organisation : le planning. Ici, il s’agit d’un planning dédié à votre communication afin de conserver un rythme régulier jusqu’à votre événement, et même après ! La fréquence et la régularité est difficile à tenir si vous ne l’anticipez pas.
Pour un événement, on trouve souvent plusieurs moments phares d’e-mailing : l’envoi d’un Save the Date, l’ouverture de la billetterie ou des inscriptions, plusieurs relances pré-événement et un e-mail post-événement. Les relances sont importantes car il est rare que tous les potentiels participants réservent leur ticket dès réception d’un premier e-mail, alors n’hésitez pas à communiquer en créant un sentiment d’urgence. Encore une fois, ne spammez pas pour autant. Pensez à programmer ces tâches avec des outils en ligne.
Sur les réseaux sociaux, la fréquence de communication doit augmenter à l’approche du Jour J et être à son pic lors de l’événement. Vous maximisez ainsi votre visibilité, ce qui prépare déjà la prochaine édition !
En communication dite “offline”, tout dépend de votre événement et des moyens à votre disposition. Ayez toujours en tête d’être visible au bon moment et bon endroit : où se trouve votre cible ? Avez-vous des partenaires pour relayer l’information ?
Pensez mobile quoiqu’il arrive !
La règle d’or de notre époque est la majorité des internautes utilisent désormais des mobiles, alors concevez tous vos supports de communication comme tel : un site web optimisé pour le mobile, des e-mails lisibles et concis, des boutons facilement cliquables… Autant de détails qui ne font que faciliter le parcours du participant, de sa prise de connaissance de l’événement jusqu’à son achat de billet.
Ne pas oublier l’après…
Après votre événement, la communication n’est pas terminée. Il est important de garder contact avec vos participants. L’envoi d’un e-mail post-événement est toujours apprécié. Il permet de revenir sur les moments forts, de remercier les participants et partenaires, de partager les photos, vidéos, témoignages… Mais c’est aussi l’occasion de rediriger vers de nouveaux contenus et liens autour de votre organisation, votre actualité, les événements à venir. Des messages pertinents inciteront vos participants à continuer à vous suivre sur les réseaux sociaux ou via votre newsletter.
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