Communiquer sur son événement : les leviers essentiels

Communiquer sur son événement : les leviers essentiels

La com­mu­ni­ca­tion de votre événe­ment est une tâche qui prend du temps et doit tenir sur la durée. La réflex­ion et la créa­tion de l’identité de votre événe­ment, l’imaginaire souhaité, le ton util­isé pour vous adress­er à votre cible, ou encore la créa­tion d’un site web pour l’occasion, sont les pre­mières bases à fonder avant de com­mu­ni­quer !

L’objectif : faire con­naître votre événe­ment et avant tout trans­former vos cibles en par­tic­i­pants. Pour cela, il va vous fal­loir une stratégie pour leur don­ner envie d’ouvrir vos e‑mails, puis de se ren­dre sur votre site web pour réserv­er leur bil­let ou s’inscrire ! Boost­ez vos actions avec les étapes suiv­antes.

Un site web attractif

Cela peut être une page dédiée sur votre site web, ou un site à part entière, c’est en tout cas LE point de con­tact de vos poten­tiels par­tic­i­pants avec votre événe­ment. Con­cevez un espace où l’information est claire et acces­si­ble. Le vis­i­teur doit pou­voir y trou­ver facile­ment :

  • une présen­ta­tion de votre événe­ment et de votre organ­i­sa­tion ;
  • les infor­ma­tions pra­tiques — com­ment y accéder, les horaires, le pro­grammes ;
  • les inter­venants, activ­ités, expli­ca­tions des tar­ifs si besoin ;
  • la bil­let­terie en ligne ;
  • un moyen de con­tact.

N’oubliez pas le référence­ment. Tout se joue sur les mots-clés de votre événe­ment. Ils doivent être présents dans le con­tenu et la struc­ture de votre site web, afin de le faire appa­raître en pre­mier dans les recherch­es des inter­nautes sur les moteurs de recherche. Vous pou­vez même envis­ager un petit bud­get dédié à la pro­mo­tion de cer­tains mots-clés.

Si vous n’avez pas de site web, prof­itez d’un mini-site dédié à per­son­nalis­er à vos couleurs.

Des e‑mails performants

L’e‑mailing est une action mar­ket­ing effi­cace. Toute­fois, il faut savoir trou­ver le bon équili­bre entre ne pas spam­mer et ne pas se faire oubli­er ; et surtout s’adresser de la meilleure des manières afin d’obtenir des taux d’ouvertures élevés et des taux de clics per­for­mants. Et ce n’est pas chose facile !
Tout d’abord pensez qu’avant de lire, votre pub­lic fait atten­tion à la forme. Don­nez envie à vos des­ti­nataires de cli­quer sur votre e‑mail avec un objet qui inter­pelle, explicite, humoris­tique… selon le ton que vous souhaitez don­ner. Ensuite, portez votre réflex­ion sur la forme. Votre e‑mail doit porter vos couleurs, votre typogra­phie, un ou plusieurs de vos visuels — atten­tion tout de même à ce que l’e‑mail ne soit pas trop chargé visuelle­ment. Un ensem­ble esthé­tique et agréable don­nera envie de lire l’e‑mail et de cli­quer pour en savoir plus.

Pour ce qui est du fond, pri­orisez l’information : que souhaitez-vous dire à vos par­tic­i­pants ? Une actu­al­ité, un change­ment de pro­gramme, une relance pour la bil­let­terie… Ne mélangez pas tous les sujets dans le même e‑mail, cela ne fera que per­dre le par­tic­i­pant et peut créer un effet con­traire à ce que vous attendiez.

Un planning rythmé

Essen­tiel dans toute organ­i­sa­tion : le plan­ning. Ici, il s’agit d’un plan­ning dédié à votre com­mu­ni­ca­tion afin de con­serv­er un rythme réguli­er jusqu’à votre événe­ment, et même après ! La fréquence et la régu­lar­ité est dif­fi­cile à tenir si vous ne l’anticipez pas.

Pour un événe­ment, on trou­ve sou­vent plusieurs moments phares d’e‑mailing : l’envoi d’un Save the Date, l’ouverture de la bil­let­terie ou des inscrip­tions, plusieurs relances pré-événe­ment et un e‑mail post-événe­ment. Les relances sont impor­tantes car il est rare que tous les poten­tiels par­tic­i­pants réser­vent leur tick­et dès récep­tion d’un pre­mier e‑mail, alors n’hésitez pas à com­mu­ni­quer en créant un sen­ti­ment d’urgence. Encore une fois, ne spam­mez pas pour autant. Pensez à pro­gram­mer ces tâch­es avec des out­ils en ligne.

Sur les réseaux soci­aux, la fréquence de com­mu­ni­ca­tion doit aug­menter à l’approche du Jour J et être à son pic lors de l’événement. Vous max­imisez ain­si votre vis­i­bil­ité, ce qui pré­pare déjà la prochaine édi­tion !
En com­mu­ni­ca­tion dite “offline”, tout dépend de votre événe­ment et des moyens à votre dis­po­si­tion. Ayez tou­jours en tête d’être vis­i­ble au bon moment et bon endroit : où se trou­ve votre cible ? Avez-vous des parte­naires pour relay­er l’information ?

Pensez mobile quoiqu’il arrive !

La règle d’or de notre époque est la majorité des inter­nautes utilisent désor­mais des mobiles, alors con­cevez tous vos sup­ports de com­mu­ni­ca­tion comme tel : un site web opti­misé pour le mobile, des e‑mails lis­i­bles et con­cis, des bou­tons facile­ment cli­quables… Autant de détails qui ne font que faciliter le par­cours du par­tic­i­pant, de sa prise de con­nais­sance de l’événement jusqu’à son achat de bil­let.

Ne pas oublier l’après…

Après votre événe­ment, la com­mu­ni­ca­tion n’est pas ter­minée. Il est impor­tant de garder con­tact avec vos par­tic­i­pants. L’envoi d’un e‑mail post-événe­ment est tou­jours appré­cié. Il per­met de revenir sur les moments forts, de remerci­er les par­tic­i­pants et parte­naires, de partager les pho­tos, vidéos, témoignages… Mais c’est aus­si l’occasion de rediriger vers de nou­veaux con­tenus et liens autour de votre organ­i­sa­tion, votre actu­al­ité, les événe­ments à venir. Des mes­sages per­ti­nents inciteront vos par­tic­i­pants à con­tin­uer à vous suiv­re sur les réseaux soci­aux ou via votre newslet­ter.

Vous aus­si, organ­isez votre événe­ment sim­ple­ment avec Weezevent en cli­quant ci-dessous :

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