Communiquer sur son événement : les leviers essentiels

Communiquer sur son événement : les leviers essentiels

La commu­ni­cation de votre événement est une tâche qui prend du temps et doit tenir sur la durée. La réflexion et la création de l’identité de votre événement, l’imaginaire souhaité, le ton utilisé pour vous adresser à votre cible, ou encore la création d’un site web pour l’occasion, sont les premières bases à fonder avant de commu­niquer !

L’objectif : faire connaître votre événement et avant tout trans­former vos cibles en parti­ci­pants. Pour cela, il va vous falloir une stratégie pour leur donner envie d’ouvrir vos e‑mails, puis de se rendre sur votre site web pour réserver leur billet ou s’inscrire ! Boostez vos actions avec les étapes suivantes.

Un site web attractif

Cela peut être une page dédiée sur votre site web, ou un site à part entière, c’est en tout cas LE point de contact de vos poten­tiels parti­ci­pants avec votre événement. Concevez un espace où l’information est claire et acces­sible. Le visiteur doit pouvoir y trouver facilement :

  • une présen­tation de votre événement et de votre organi­sation ;
  • les infor­ma­tions pratiques — comment y accéder, les horaires, le programmes ;
  • les inter­ve­nants, activités, expli­ca­tions des tarifs si besoin ;
  • la billet­terie en ligne ;
  • un moyen de contact.

N’oubliez pas le référen­cement. Tout se joue sur les mots-clés de votre événement. Ils doivent être présents dans le contenu et la structure de votre site web, afin de le faire apparaître en premier dans les recherches des inter­nautes sur les moteurs de recherche. Vous pouvez même envisager un petit budget dédié à la promotion de certains mots-clés.

Si vous n’avez pas de site web, profitez d’un mini-site dédié à person­na­liser à vos couleurs.

Des e‑mails performants

L’e‑mailing est une action marketing efficace. Toutefois, il faut savoir trouver le bon équilibre entre ne pas spammer et ne pas se faire oublier ; et surtout s’adresser de la meilleure des manières afin d’obtenir des taux d’ouvertures élevés et des taux de clics perfor­mants. Et ce n’est pas chose facile !
Tout d’abord pensez qu’avant de lire, votre public fait attention à la forme. Donnez envie à vos desti­na­taires de cliquer sur votre e‑mail avec un objet qui inter­pelle, explicite, humoris­tique… selon le ton que vous souhaitez donner. Ensuite, portez votre réflexion sur la forme. Votre e‑mail doit porter vos couleurs, votre typographie, un ou plusieurs de vos visuels — attention tout de même à ce que l’e‑mail ne soit pas trop chargé visuel­lement. Un ensemble esthé­tique et agréable donnera envie de lire l’e‑mail et de cliquer pour en savoir plus.

Pour ce qui est du fond, priorisez l’information : que souhaitez-vous dire à vos parti­ci­pants ? Une actualité, un changement de programme, une relance pour la billet­terie… Ne mélangez pas tous les sujets dans le même e‑mail, cela ne fera que perdre le parti­cipant et peut créer un effet contraire à ce que vous attendiez.

Un planning rythmé

Essentiel dans toute organi­sation : le planning. Ici, il s’agit d’un planning dédié à votre commu­ni­cation afin de conserver un rythme régulier jusqu’à votre événement, et même après ! La fréquence et la régularité est difficile à tenir si vous ne l’anticipez pas.

Pour un événement, on trouve souvent plusieurs moments phares d’e‑mailing : l’envoi d’un Save the Date, l’ouverture de la billet­terie ou des inscrip­tions, plusieurs relances pré-événement et un e‑mail post-événement. Les relances sont impor­tantes car il est rare que tous les poten­tiels parti­ci­pants réservent leur ticket dès réception d’un premier e‑mail, alors n’hésitez pas à commu­niquer en créant un sentiment d’urgence. Encore une fois, ne spammez pas pour autant. Pensez à programmer ces tâches avec des outils en ligne.

Sur les réseaux sociaux, la fréquence de commu­ni­cation doit augmenter à l’approche du Jour J et être à son pic lors de l’événement. Vous maximisez ainsi votre visibilité, ce qui prépare déjà la prochaine édition !
En commu­ni­cation dite “offline”, tout dépend de votre événement et des moyens à votre dispo­sition. Ayez toujours en tête d’être visible au bon moment et bon endroit : où se trouve votre cible ? Avez-vous des parte­naires pour relayer l’information ?

Pensez mobile quoiqu’il arrive !

La règle d’or de notre époque est la majorité des inter­nautes utilisent désormais des mobiles, alors concevez tous vos supports de commu­ni­cation comme tel : un site web optimisé pour le mobile, des e‑mails lisibles et concis, des boutons facilement cliquables… Autant de détails qui ne font que faciliter le parcours du parti­cipant, de sa prise de connais­sance de l’événement jusqu’à son achat de billet.

Ne pas oublier l’après…

Après votre événement, la commu­ni­cation n’est pas terminée. Il est important de garder contact avec vos parti­ci­pants. L’envoi d’un e‑mail post-événement est toujours apprécié. Il permet de revenir sur les moments forts, de remercier les parti­ci­pants et parte­naires, de partager les photos, vidéos, témoi­gnages… Mais c’est aussi l’occasion de rediriger vers de nouveaux contenus et liens autour de votre organi­sation, votre actualité, les événe­ments à venir. Des messages perti­nents inciteront vos parti­ci­pants à continuer à vous suivre sur les réseaux sociaux ou via votre newsletter.

Vous aussi, organisez votre événement simplement avec Weezevent en cliquant ci-dessous :

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