Comment organiser un tournoi sportif ?

Comment organiser un tournoi sportif ?

Organiser une compé­tition sportive, c’est partager sa vision du sport avec des passionnés, se challenger.
Un moment qui se veut convivial à condition que son organi­sation soit parfai­tement huilée.
Avant de se lancer la tête la première dans une telle entre­prise, il est indis­pen­sable de passer par 4 points essen­tiels de l’organisation d’événements.

DES OBJECTIFS PRÉCIS

Fixez bien les objectifs de votre tournoi. Ceux-ci serviront à bien définir son l’identité

  • Objectif de fréquen­tation : combien de parti­ci­pants ? Combien de supporters attendus ?
  • Objectif de notoriété : voulez-vous attirer un public local ou bien inter­na­tional ? Attendez-vous des parti­ci­pants amateurs ou bien des profes­sionnels ?
  • Objectif d’image : quelles valeurs voulez-vous véhiculer ? L’objectif est-il purement sportif ou bien soutenez-vous une cause parti­cu­lière ? Souhaitez-vous attirer de nouveaux clients pour votre entre­prise ?
  • Objectif financier : Vous n’organiserez pas de la même manière votre événement selon que vous le faites bénévo­lement ou dans un but lucratif. Ce dernier point est indis­pen­sable à l’élaboration de votre budget à laquelle nous revien­drons plus tard.

 

BIEN CIBLER SES PARTICIPANTS

Définissez ensuite la cible de votre tournoi.

  • Type de parti­ci­pants : visez-vous des étudiants, des comités d’entreprise, des enfants ou bien des animaux ?
    Tout est possible, à condition de penser aux activités d’accompagnement qui iront avec. Par exemple, les étudiants appré­cieront une soirée après le tournoi. Pour les enfants préférez une aire de jeu ou un goûter…
  • Définissez les équipes : toute compé­tition sportive demande de s’assurer de certains éléments comme la santé physique pour la pratique sportive en question, n’oubliez pas de demander ces infor­ma­tions à vos parti­ci­pants lors de leur inscription avec justi­fi­catif à l’appui (vous pouvez pour cela établir un formu­laire d’inscription person­nalisé ), afin de créer des équipes et d’organiser les passages lors du tournoi il en est de même pour les infor­ma­tions concernant les niveaux, le palmarès…
  • Contactez les bons médias : faites aussi la recherche des médias qui pourraient être intéressés et écrire sur vous. Contactez-les en amont pour donner de la visibilité à votre tournoi et attirer plus de parti­ci­pants. Ne voyez pas trop grand, adaptez votre recherche de média en fonction de vos objectifs de notoriété et d’image décidés plus haut (médias locaux, ciblés pour attirer du monde à l’événement ou à l’inverse nationaux pour une plus grande notoriété). Plus votre couverture média­tique sera impor­tante, plus vous pourrez attirer de sponsors et de parte­naires pour le prochain événement

 

CHOISIR UN LIEU ADAPTÉ

  • Acces­si­bilité : le lieu dispose-t-il d’un parking ? Est-il bien desservi par les réseaux de transport ? Est-il acces­sible aux PMR (personnes à mobilité réduite) ?
  • Capacité : cela paraît évident mais y a-t-il assez de place pour accueillir votre objectif de fréquen­tation ? Pensez à vos équipes, aux parti­ci­pants mais aussi aux supporters. Si vous ne priva­tisez pas le lieu dans sa totalité, pensez à la fréquen­tation moyenne dans le lieu, à comment s’intègrera votre tournoi dans l’espace.
  • Équipe­ments dispo­nibles : combien de point d’eau ? Combien de toilettes (Pour un tournoi majori­tai­rement féminin, pensez à plus de toilettes fermées) ? Combien de terrains ? Le club fournit-il les maillots ? Comment sont les vestiaires ? Quelle place pour le public ? Pensez au confort de vos parti­ci­pants et supporters.
  • Assurances/licences : voyez avec le gérant s’ils disposent des licences pour vendre de la nourriture, de l’alcool et pour accueillir le type de manifes­tation que vous organisez. Pensez aux assurances que vous aurez besoin de contracter en complément de celles de la salle.

Ne foncez pas tête baissée sur le premier lieu qui vous plaira, visitez-en plusieurs, choisissez en deux et gardez-en un en tête comme plan B.

ETABLIR UN BUDGET PRÉVISIONNEL

Votre budget pourra évoluer tout au long de votre organi­sation. Vous bénéfi­cierez peut-être de subven­tions, de soutien financier par les sponsors ou encore des revenus liés à la vente de billets et autres produits annexes.
Selon les objectifs fixés au préalable (activation de marque, image, récolte de fond…) vous ne définirez évidemment pas votre budget de la même manière. Si vous organisez votre premier tournoi sportif, vous procé­derez d’abord par tâton­nement, en prenant chaque élément de votre planning d’organisation et en faisant plusieurs demandes de devis pour vous familia­riser avec les coûts de ce type de manifes­tation. Ce n’est qu’avec l’expérience que vous jugerez des retombées de certaines dépenses, impor­tantes pour la satis­faction du public (véritable ressource).

  • Vos ressources : en plus de votre enveloppe initiale, incluez les parte­na­riats et échanges de presta­tions déjà en place et pensez à les ajouter au fur et à mesure.
  • Vos besoins : incluez toutes les dépenses, frais fixes comme variables : réser­vation du lieu, sécurité, assurances, frais adminis­tratifs, personnel (charges sociales), matériel, transport, restau­ration, héber­gement, nettoyage, commu­ni­cation et promotion ainsi que toutes les taxes (TVA, SACEM…). Anticiper des poten­tiels risques (nécessité de structure contre la pluie, de stocks supplé­men­taires…) en y incluant une enveloppe d’environ 15% de votre budget total.
  • Dans une autre colonne rentrez les recettes estimées : subven­tions publiques (après estimation du budget néces­saire, faites une demande aux collec­ti­vités locales), vente de boisson et restau­ration, billet­terie, droits de retrans­mission, aide des parte­naires, etc.

Ce budget doit rester à dispo­sition à toutes les étapes de l’organisation. Rentrez-y toutes les dépenses même minimes et toutes les recettes (la solution de billet­terie de Weezevent offre par exemple de verser les recettes de la vente de billets tous les 15 jours).

Vos coûts réels seront peut-être diffé­rents de ceux que vous aviez prévus. Afin de vous aider pour les prochaines éditions, ajoutez une colonne des coûts effectifs de l’organisation. Vous aurez de cette manière une meilleure expertise de l’organisation de ce type d’événement.
Ces quatre points de réflexions posés, vous pouvez passer aux étapes suivantes (tout en gardant cette partie en tête). Bientôt nous vous expli­querons comment bien commu­niquer sur votre tournoi sportif.

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