Comment organiser un tournoi sportif ?

Comment organiser un tournoi sportif ?

Organ­is­er une com­péti­tion sportive, c’est partager sa vision du sport avec des pas­sion­nés, se chal­lenger. Un moment qui se veut con­vivial à con­di­tion que son organ­i­sa­tion soit par­faite­ment huilée. Avant de se lancer la tête la pre­mière dans une telle entre­prise, il est indis­pens­able de pass­er par 4 points essen­tiels de l’or­gan­i­sa­tion d’événements.

DES OBJECTIFS PRÉCIS

Fix­ez bien les objec­tifs de votre tournoi. Ceux-ci servi­ront à bien définir son l’i­den­tité

  • Objec­tif de fréquen­ta­tion : com­bi­en de par­tic­i­pants ? Com­bi­en de sup­port­ers attendus ?
  • Objec­tif de notoriété : voulez-vous attir­er un pub­lic local ou bien inter­na­tion­al ? Atten­dez-vous des par­tic­i­pants ama­teurs ou bien des professionnels ?
  • Objec­tif d’image : quelles valeurs voulez-vous véhiculer ? L’objectif est-il pure­ment sportif ou bien soutenez-vous une cause par­ti­c­ulière ? Souhaitez-vous attir­er de nou­veaux clients pour votre entreprise ?
  • Objec­tif financier : Vous n’organiserez pas de la même manière votre événe­ment selon que vous le faites bénév­ole­ment ou dans un but lucratif. Ce dernier point est indis­pens­able à l’élaboration de votre bud­get à laque­lle nous revien­drons plus tard.

 

BIEN CIBLER SES PARTICIPANTS

Définis­sez ensuite la cible de votre tournoi.

  • Type de par­tic­i­pants : visez-vous des étu­di­ants, des comités d’entreprise, des enfants ou bien des animaux ?
    Tout est pos­si­ble, à con­di­tion de penser aux activ­ités d’accompagnement qui iront avec. Par exem­ple, les étu­di­ants apprécieront une soirée après le tournoi. Pour les enfants préférez une aire de jeu ou un goûter…
  • Définis­sez les équipes : toute com­péti­tion sportive demande de s’assurer de cer­tains élé­ments comme la san­té physique pour la pra­tique sportive en ques­tion, n’oubliez pas de deman­der ces infor­ma­tions à vos par­tic­i­pants lors de leur inscrip­tion avec jus­ti­fi­catif à l’appui (vous pou­vez pour cela établir un for­mu­laire d’in­scrip­tion per­son­nal­isé ), afin de créer des équipes et d’organiser les pas­sages lors du tournoi il en est de même pour les infor­ma­tions con­cer­nant les niveaux, le palmarès…
  • Con­tactez les bons médias : faites aus­si la recherche des médias qui pour­raient être intéressés et écrire sur vous. Con­tactez-les en amont pour don­ner de la vis­i­bil­ité à votre tournoi et attir­er plus de par­tic­i­pants. Ne voyez pas trop grand, adaptez votre recherche de média en fonc­tion de vos objec­tifs de notoriété et d’image décidés plus haut (médias locaux, ciblés pour attir­er du monde à l’événement ou à l’inverse nationaux pour une plus grande notoriété). Plus votre cou­ver­ture médi­a­tique sera impor­tante, plus vous pour­rez attir­er de spon­sors et de parte­naires pour le prochain événement
  • Utilisez un out­il CRM per­for­mant : man­agez l’ensem­ble de vos inscrip­tions avec facil­ité grâce à un out­il mar­ket­ing dédié à votre événe­ment sportif. Vous pour­rez ain­si seg­mentez vos inscrits et leur envoy­er des e‑mails, sms ou noti­fi­ca­tions avec sim­plic­ité. Il est essen­tiel de tenir infor­mé vos inscrits de vos nou­veautés, des détails tech­niques ou encore de toute mod­i­fi­ca­tion de pro­gram­ma­tion. Pour assur­er cette inter­ac­tion avec votre pub­lic, Weezevent met à votre dis­po­si­tion une plate­forme sim­ple, ergonomique et compète.

CHOISIR UN LIEU ADAPTÉ

  • Acces­si­bil­ité : le lieu dis­pose-t-il d’un park­ing ? Est-il bien desservi par les réseaux de trans­port ? Est-il acces­si­ble aux PMR (per­son­nes à mobil­ité réduite) ?
  • Capac­ité : cela paraît évi­dent mais y a‑t-il assez de place pour accueil­lir votre objec­tif de fréquen­ta­tion ? Pensez à vos équipes, aux par­tic­i­pants mais aus­si aux sup­port­ers. Si vous ne pri­va­tisez pas le lieu dans sa total­ité, pensez à la fréquen­ta­tion moyenne dans le lieu, à com­ment s’intègrera votre tournoi dans l’espace.
  • Équipements disponibles : com­bi­en de point d’eau ? Com­bi­en de toi­lettes (Pour un tournoi majori­taire­ment féminin, pensez à plus de toi­lettes fer­mées) ? Com­bi­en de ter­rains ? Le club four­nit-il les mail­lots ? Com­ment sont les ves­ti­aires ? Quelle place pour le pub­lic ? Pensez au con­fort de vos par­tic­i­pants et supporters.
  • Assurances/licences : voyez avec le gérant s’ils dis­posent des licences pour ven­dre de la nour­ri­t­ure, de l’alcool et pour accueil­lir le type de man­i­fes­ta­tion que vous organ­isez. Pensez aux assur­ances que vous aurez besoin de con­tracter en com­plé­ment de celles de la salle.

Ne fon­cez pas tête bais­sée sur le pre­mier lieu qui vous plaira, vis­itez-en plusieurs, choi­sis­sez en deux et gardez-en un en tête comme plan B.

ETABLIR UN BUDGET PRÉVISIONNEL

Votre bud­get pour­ra évoluer tout au long de votre organ­i­sa­tion. Vous béné­ficierez peut-être de sub­ven­tions, de sou­tien financier par les spon­sors ou encore des revenus liés à la vente de bil­lets et autres pro­duits annex­es.
Selon les objec­tifs fixés au préal­able (acti­va­tion de mar­que, image, récolte de fond…) vous ne définirez évidem­ment pas votre bud­get de la même manière. Si vous organ­isez votre pre­mier tournoi sportif, vous procéderez d’abord par tâton­nement, en prenant chaque élé­ment de votre plan­ning d’organisation et en faisant plusieurs deman­des de devis pour vous famil­iaris­er avec les coûts de ce type de man­i­fes­ta­tion. Ce n’est qu’avec l’expérience que vous jugerez des retombées de cer­taines dépens­es, impor­tantes pour la sat­is­fac­tion du pub­lic (véri­ta­ble ressource).

  • Vos ressources : en plus de votre enveloppe ini­tiale, incluez les parte­nar­i­ats et échanges de presta­tions déjà en place et pensez à les ajouter au fur et à mesure.
  • Vos besoins : incluez toutes les dépens­es, frais fix­es comme vari­ables : réser­va­tion du lieu, sécu­rité, assur­ances, frais admin­is­trat­ifs, per­son­nel (charges sociales), matériel, trans­port, restau­ra­tion, héberge­ment, net­toy­age, com­mu­ni­ca­tion et pro­mo­tion ain­si que toutes les tax­es (TVA, SACEM…). Anticiper des poten­tiels risques (néces­sité de struc­ture con­tre la pluie, de stocks sup­plé­men­taires…) en y inclu­ant une enveloppe d’en­v­i­ron 15% de votre bud­get total.
  • Dans une autre colonne ren­trez les recettes estimées : sub­ven­tions publiques (après esti­ma­tion du bud­get néces­saire, faites une demande aux col­lec­tiv­ités locales), vente de bois­son et restau­ra­tion, bil­let­terie, droits de retrans­mis­sion, aide des parte­naires, etc.

Ce bud­get doit rester à dis­po­si­tion à toutes les étapes de l’organisation. Rentrez‑y toutes les dépens­es même min­imes et toutes les recettes (la solu­tion de bil­let­terie de Weezevent offre par exem­ple de vers­er les recettes de la vente de bil­lets tous les 15 jours).

Vos coûts réels seront peut-être dif­férents de ceux que vous aviez prévus. Afin de vous aider pour les prochaines édi­tions, ajoutez une colonne des coûts effec­tifs de l’organisation. Vous aurez de cette manière une meilleure exper­tise de l’organisation de ce type d’événement.
Ces qua­tre points de réflex­ions posés, vous pou­vez pass­er aux étapes suiv­antes (tout en gar­dant cette par­tie en tête). Bien­tôt nous vous expli­querons com­ment bien com­mu­ni­quer sur votre tournoi sportif.

Vous aus­si, organ­isez votre tournoi sportif sim­ple­ment avec Weezevent en cli­quant ci-dessous :

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