Organiser une compétition sportive, c’est partager sa vision du sport avec des passionnés, se challenger. Un moment qui se veut convivial à condition que son organisation soit parfaitement huilée. Avant de se lancer la tête la première dans une telle entreprise, il est indispensable de passer par 4 points essentiels de l’organisation d’événements.
DES OBJECTIFS PRÉCIS
Fixez bien les objectifs de votre tournoi. Ceux-ci serviront à bien définir son l’identité
- Objectif de fréquentation : combien de participants ? Combien de supporters attendus ?
- Objectif de notoriété : voulez-vous attirer un public local ou bien international ? Attendez-vous des participants amateurs ou bien des professionnels ?
- Objectif d’image : quelles valeurs voulez-vous véhiculer ? L’objectif est-il purement sportif ou bien soutenez-vous une cause particulière ? Souhaitez-vous attirer de nouveaux clients pour votre entreprise ?
- Objectif financier : Vous n’organiserez pas de la même manière votre événement selon que vous le faites bénévolement ou dans un but lucratif. Ce dernier point est indispensable à l’élaboration de votre budget à laquelle nous reviendrons plus tard.
BIEN CIBLER SES PARTICIPANTS
Définissez ensuite la cible de votre tournoi.
- Type de participants : visez-vous des étudiants, des comités d’entreprise, des enfants ou bien des animaux ?
Tout est possible, à condition de penser aux activités d’accompagnement qui iront avec. Par exemple, les étudiants apprécieront une soirée après le tournoi. Pour les enfants préférez une aire de jeu ou un goûter… - Définissez les équipes : toute compétition sportive demande de s’assurer de certains éléments comme la santé physique pour la pratique sportive en question, n’oubliez pas de demander ces informations à vos participants lors de leur inscription avec justificatif à l’appui (vous pouvez pour cela établir un formulaire d’inscription personnalisé ), afin de créer des équipes et d’organiser les passages lors du tournoi il en est de même pour les informations concernant les niveaux, le palmarès…
- Contactez les bons médias : faites aussi la recherche des médias qui pourraient être intéressés et écrire sur vous. Contactez-les en amont pour donner de la visibilité à votre tournoi et attirer plus de participants. Ne voyez pas trop grand, adaptez votre recherche de média en fonction de vos objectifs de notoriété et d’image décidés plus haut (médias locaux, ciblés pour attirer du monde à l’événement ou à l’inverse nationaux pour une plus grande notoriété). Plus votre couverture médiatique sera importante, plus vous pourrez attirer de sponsors et de partenaires pour le prochain événement
- Utilisez un outil CRM performant : managez l’ensemble de vos inscriptions avec facilité grâce à un outil marketing dédié à votre événement sportif. Vous pourrez ainsi segmentez vos inscrits et leur envoyer des e-mails, sms ou notifications avec simplicité. Il est essentiel de tenir informé vos inscrits de vos nouveautés, des détails techniques ou encore de toute modification de programmation. Pour assurer cette interaction avec votre public, Weezevent met à votre disposition une plateforme simple, ergonomique et compète.
CHOISIR UN LIEU ADAPTÉ
- Accessibilité : le lieu dispose-t-il d’un parking ? Est-il bien desservi par les réseaux de transport ? Est-il accessible aux PMR (personnes à mobilité réduite) ?
- Capacité : cela paraît évident mais y a-t-il assez de place pour accueillir votre objectif de fréquentation ? Pensez à vos équipes, aux participants mais aussi aux supporters. Si vous ne privatisez pas le lieu dans sa totalité, pensez à la fréquentation moyenne dans le lieu, à comment s’intègrera votre tournoi dans l’espace.
- Équipements disponibles : combien de point d’eau ? Combien de toilettes (Pour un tournoi majoritairement féminin, pensez à plus de toilettes fermées) ? Combien de terrains ? Le club fournit-il les maillots ? Comment sont les vestiaires ? Quelle place pour le public ? Pensez au confort de vos participants et supporters.
- Assurances/licences : voyez avec le gérant s’ils disposent des licences pour vendre de la nourriture, de l’alcool et pour accueillir le type de manifestation que vous organisez. Pensez aux assurances que vous aurez besoin de contracter en complément de celles de la salle.
Ne foncez pas tête baissée sur le premier lieu qui vous plaira, visitez-en plusieurs, choisissez en deux et gardez-en un en tête comme plan B.
ETABLIR UN BUDGET PRÉVISIONNEL
Votre budget pourra évoluer tout au long de votre organisation. Vous bénéficierez peut-être de subventions, de soutien financier par les sponsors ou encore des revenus liés à la vente de billets et autres produits annexes.
Selon les objectifs fixés au préalable (activation de marque, image, récolte de fond…) vous ne définirez évidemment pas votre budget de la même manière. Si vous organisez votre premier tournoi sportif, vous procéderez d’abord par tâtonnement, en prenant chaque élément de votre planning d’organisation et en faisant plusieurs demandes de devis pour vous familiariser avec les coûts de ce type de manifestation. Ce n’est qu’avec l’expérience que vous jugerez des retombées de certaines dépenses, importantes pour la satisfaction du public (véritable ressource).
- Vos ressources : en plus de votre enveloppe initiale, incluez les partenariats et échanges de prestations déjà en place et pensez à les ajouter au fur et à mesure.
- Vos besoins : incluez toutes les dépenses, frais fixes comme variables : réservation du lieu, sécurité, assurances, frais administratifs, personnel (charges sociales), matériel, transport, restauration, hébergement, nettoyage, communication et promotion ainsi que toutes les taxes (TVA, SACEM…). Anticiper des potentiels risques (nécessité de structure contre la pluie, de stocks supplémentaires…) en y incluant une enveloppe d’environ 15% de votre budget total.
- Dans une autre colonne rentrez les recettes estimées : subventions publiques (après estimation du budget nécessaire, faites une demande aux collectivités locales), vente de boisson et restauration, billetterie, droits de retransmission, aide des partenaires, etc.
Ce budget doit rester à disposition à toutes les étapes de l’organisation. Rentrez-y toutes les dépenses même minimes et toutes les recettes (la solution de billetterie de Weezevent offre par exemple de verser les recettes de la vente de billets tous les 15 jours).
Vos coûts réels seront peut-être différents de ceux que vous aviez prévus. Afin de vous aider pour les prochaines éditions, ajoutez une colonne des coûts effectifs de l’organisation. Vous aurez de cette manière une meilleure expertise de l’organisation de ce type d’événement.
Ces quatre points de réflexions posés, vous pouvez passer aux étapes suivantes (tout en gardant cette partie en tête). Bientôt nous vous expliquerons comment bien communiquer sur votre tournoi sportif.
