Comment bien choisir ses prestataires événementiels ?

Beau­coup de postes d’organ­i­sa­tion d’un événe­ment néces­si­tent de faire appel à des pro­fes­sion­nels externes. Vous aurez sûre­ment à trou­ver les prestataires adap­tés pour la régie de votre événe­ment, l’audiovisuel, la restau­ra­tion et l’animation notam­ment mais pour bien d’autres activ­ités comme l’imprimerie, la déco­ra­tion ou encore la bil­let­terie.

Lorsqu’on organ­ise son pre­mier événe­ment, on peut se sen­tir un peu seul dans cette recherche. On vous donne donc la bonne démarche à suiv­re pour choisir ses prestataires.

Rédaction du brief

La pre­mière étape dans votre recherche de prestataire sera de rédi­ger un brief com­plet (autrement appelé cahi­er des charges) de votre pro­jet et de vos besoins afin de recevoir en retour les propo­si­tions les plus pré­cis­es et adap­tées pos­si­bles.

Définis­sez le for­mat que vous souhaitez pour votre événe­ment. Pré­cisez la date, le pub­lic cible (âge, sexe, métiers, cen­tres d’intérêt…), votre objec­tif de fréquen­ta­tion et le lieu que vous prévoyez de réserv­er.

Décrivez l’his­toire de votre projet/entreprise. Com­ment ce pro­jet est-il né ? Quelles valeurs portez-vous à tra­vers lui ? Quelles sont les mis­sions de votre entreprise/association ? Décrivez les événe­ments que vous ou votre entre­prise avez déjà organ­isés… Mieux vous vous décrirez, plus les « can­di­dats » sauront adapter leur offre à vos besoins.

Indiquez très claire­ment les objec­tifs de l’événement que vous souhaitez organ­is­er : acti­va­tion de mar­que, démarche artis­tique, objec­tif en terme d’image (valeurs, exper­tise…) et de notoriété (locale, régionale, nationale ou inter­na­tionale…).

Dans la dernière par­tie de votre cahi­er des charges, détaillez votre <strong>budget</strong> à allouer. Veillez à bien rester cohérent avec le reste du brief et n’hésitez pas à indi­quer une fourchette budgé­taire afin de don­ner une marge de manoeu­vre.

Pre­mière sélec­tion

Sur Inter­net, de nom­breuses plate­formes per­me­t­tent de met­tre en rela­tion organ­isa­teurs d’événe­ments et prestataires. Il est néan­moins plus com­pliqué de savoir lequel d’entre eux sera le meilleur pour votre événe­ment.

Nav­iguez donc sur ces plate­formes et procédez à une pre­mière sélec­tion. Pour cela, regardez leur expéri­ence et leurs références pour vous faire une idée de leur pro­fes­sion­nal­isme. Par­mi ceux qui vous parais­sent les plus per­ti­nents, sélec­tion­nez ceux dont les tar­ifs cor­re­spon­dent à votre bud­get et envoyez-leur votre brief détail­lé.
Met­tez-les en con­cur­rence par appel d’offre sur les postes essen­tiels et cri­tiques de votre événe­ment.

Les qualités nécessaires à un prestataire

Vous devriez recevoir un cer­tain nom­bre de propo­si­tions. La rapid­ité du retour peut déjà vous per­me­t­tre de faire un tri. Un prestataire qui répond plus de 48h après une demande ne sera peut-être pas à même de vous ras­sur­er dans les péri­odes de rush inévita­bles lors de l’organisation d’événements.

3 qual­ités sont indis­pens­ables à un prestataire : réac­tiv­ité, disponi­bil­ité et adapt­abil­ité.
Une vraie rela­tion de con­fi­ance et d’entraide devra se créer pour que votre événe­ment se déroule bien. Val­orisez les prestataires qui ten­teront d’entrer en con­tact avec vous par télé­phone, pourquoi pas les ren­con­tr­er en vrai ? Cela peut être plus facile de juger de votre feel­ing dans la vraie vie, il est impor­tant d’être à l’aise et de pou­voir pos­er toutes les ques­tions que vous aurez. Notam­ment sur cer­tains postes tech­niques, deman­dant un accom­pa­g­ne­ment tout autant qu’une presta­tion.

Com­parez les dif­férents devis et véri­fiez qu’ils répon­dent à 100% à votre cahi­er des charges. Après une dernière véri­fi­ca­tion sur Google des avis postés sur leurs presta­tions, arrêtez votre choix sur deux entre­pris­es dif­férentes. De cette manière-là vous saurez qui con­tac­ter en urgence en cas de prob­lème, pour être prêt à toute éven­tu­al­ité.

Une fois l’événement passé, il sera néces­saire de faire un <strong>bilan</strong> avec lui sur vos visions respec­tives du pro­jet. Lis­tez les points à amélior­er et ceux à per­pétuer. Vous saurez alors qui con­tac­ter pour votre prochain événe­ment. Restez ouverts aux autres offres sur le marché. Fidél­ité et ouver­ture d’esprit vous per­me­t­tront chaque année d’appréhender sere­ine­ment l’étape de recherche de vos prestataires.

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