La boîte à outils de l’organisateur d’événements

Peu importe votre degré de pré­pa­ra­tion, le jour J de votre événe­ment vous réserve tou­jours des sur­pris­es. Quand ira de tra­vers, vous vous mordez les doigts d’avoir oublié votre chargeur de télé­phone ou votre remède anti-maux de tête habituel. Cela peut vous paraître dis­pens­able lorsque vous pré­parez votre sac, mais plus tard, vous regret­terez de ne pas les avoir pris avec vous. Emportez ces 7 types d’objets avec vous afin d’être paré à toute éven­tu­al­ité que vous réserve votre événe­ment.

Som­maire

1. Des panse­ments adhésifs
2. Des chargeurs de sec­ours
3. Un car­net de notes et des post-it
4. Un kit de répa­ra­tion rapi­de
5. Une trousse de toi­lette
6. Des pris­es élec­triques
7. Des médica­ments

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1. Des pansements adhésifs

Votre staff et vous-même allez marcher toute la journée, et peu importe le con­fort de vos chaus­sures, des ampoules risquent d’apparaître sur vos pieds. Vous avez prévenu votre sta­giaire qu’il ne fal­lait venir avec sa toute nou­velle paire de chaus­sures ? Pas sûr que votre con­seil soit écouté ! Heureuse­ment, vous aurez avec vous une boîte de panse­ments pour cou­vrir ces clo­ques douloureuses.

Astuce : en plus des panse­ments, apportez un kit de pre­mier sec­ours com­plet pour soign­er les coupures et autres échard­es qui arrivent vite lorsque l’on soulève du matériel, déroule des câbles, déplace des meubles, ou marche sur un sol dif­fi­cile. Pensez donc au spray anti­sep­tique, aux com­press­es, et aux ban­dages de sport au cas où quelqu’un se foule la cheville ou le poignet.

2. Des chargeurs de secours

Il vous est impos­si­ble de pass­er un événe­ment sans télé­phone, surtout le jour J, lorsque vous met­tez en place une appli­ca­tion pour votre événe­ment, que vous devez gér­er votre staff, et que des four­nisseurs et com­merçants arrivent sur le lieu de l’événement. Votre télé­phone doit être opéra­tionnel à tout moment, assurez-vous donc que vous avez une bat­terie externe (ou deux).

Astuce : met­tez en place une zone de recharge­ment unique­ment pour votre équipe. Ain­si, cha­cun peut recharg­er ses bat­ter­ies à tout moment sans avoir à chercher un endroit prop­ice.

3. Un carnet de notes et des post-it

Il se peut que vous ayez des infor­ma­tions à trans­met­tre à un four­nisseur, des con­signes à don­ner à votre équipe de mon­tage, ou un mot de passe WiFi secret à com­mu­ni­quer à votre staff. Cepen­dant, ces per­son­nes ne sont pas tou­jours disponibles par télé­phone lorsqu’elles sont occupées à leur tâche. Vous devez donc leur laiss­er une note là où elle ne peu­vent pas la rater.

Et soyons hon­nêtes, vous êtes organ­isa­teur d’événement, donc vous aimez tenir des listes, lais­sez des notes, et annot­er tout ce que vous trou­ver. N’oubliez pas les sty­los et les mar­queurs.

Astuce : Si vous êtes du genre hyper-organ­isé, une éti­que­teuse peut être une bonne alliée. Apportez égale­ment plusieurs pho­to­copies du pro­gramme de la journée — avec les con­tacts de tout le monde.

4. Un kit de réparation rapide

Que vous ayez quelque chose à accrocher sur un mur, à répar­er ou à remet­tre en place sur un stand, vous serez ravi et fier d’avoir apporté une paire de ciseaux, du scotch ou du chat­ter­ton, de la ficelle, de la super glue et une agrafeuse.

Astuce : Pen­dant que vous y êtes, con­stituez-vous une petite boîte à out­ils avec un tournevis, un mètre, des pinces et un marteau.

5. Une trousse de toilette

Organ­is­er un événe­ment est une épreuve physique pen­dant laque­lle vous voulez main­tenir une apparence pro­fes­sion­nelle intacte. Déodor­ant, pastilles à la men­the, et lingettes net­toy­antes vous aideront à com­bat­tre la tran­spi­ra­tion et les odeurs désagréables

Astuce : des vête­ments de rechange peu­vent vous sauver la mise en cas de tâche d’huile, de déchire­ment du tis­su, etc.

6. Des prises électriques

Vous ne savez jamais com­bi­en d’appareils vous allez avoir à branch­er, même s’il est pos­si­ble de faire des esti­ma­tions. Apportez tou­jours des mul­ti­pris­es et des ral­longes pour assur­er vos arrières.

Astuce : Des lam­pes de poche vous seront pré­cieuses si vous devez localis­er du matériel der­rière un stand ou sous une scène — sans décharg­er votre bat­terie de télé­phone avec le flash.

7. Des médicaments

En tant qu’organisateur, un événe­ment peut être stres­sant, bruyant et physique­ment épuise­ment. Cela sig­ni­fie que des maux de tête, de gorge ou de ven­tre, et des cour­ba­tures sont à prévoir. Anticipez en appor­tant avec vous des médica­ments adap­tés aux symp­tômes que vous avez l’habitude de ressen­tir.

Astuce : des bou­chons d’oreilles peu­vent soulager les maux de tête lorsque l’environnement de l’événement est trop bruyant.

Tout ceci peut vous paraître exagéré, mais les organ­isa­teurs d’événement vous diront que cela ne fait de mal à per­son­ne d’être “trop” pré­paré. Rem­plis­sez un sac avec tout ce qui est listé plus haut, et con­servez avec vous un plus petit sac d’affaires per­son­nelles. Vous serez ain­si paré à toute épreuve !

En dehors de ces détails pra­tiques, des défis plus grands vous atten­dent ! Optez donc pour un parte­naire de choix pour vous accom­pagner dans la ges­tion et la réus­site de votre événe­ment. Cliquez sur le bou­ton ci-dessous et organ­isez votre événe­ment en toute sérénité :

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