La boîte à outils de l’organisateur d’événements

La boîte à outils de l’organisateur d’événements

Peu importe votre degré de préparation, le jour J de votre événement vous réserve toujours des surprises. Quand ira de travers, vous vous mordez les doigts d’avoir oublié votre chargeur de téléphone ou votre remède anti-maux de tête habituel. Cela peut vous paraître dispensable lorsque vous préparez votre sac, mais plus tard, vous regretterez de ne pas les avoir pris avec vous. Emportez ces 7 types d’objets avec vous afin d’être paré à toute éventualité que vous réserve votre événement.

Sommaire

  1. Des pansements adhésifs
  2. Des chargeurs de secours
  3. Un carnet de notes et des post-it
  4. Un kit de réparation rapide
  5. Une trousse de toilette
  6. Des prises électriques
  7. Des médicaments

1. Des pansements adhésifs

Votre staff et vous-même allez marcher toute la journée, et peu importe le confort de vos chaussures, des ampoules risquent d’apparaître sur vos pieds. Vous avez prévenu votre stagiaire qu’il ne fallait venir avec sa toute nouvelle paire de chaussures ? Pas sûr que votre conseil soit écouté ! Heureusement, vous aurez avec vous une boîte de pansements pour couvrir ces cloques douloureuses.

Astuce : en plus des pansements, apportez un kit de premier secours complet pour soigner les coupures et autres échardes qui arrivent vite lorsque l’on soulève du matériel, déroule des câbles, déplace des meubles, ou marche sur un sol difficile. Pensez donc au spray antiseptique, aux compresses, et aux bandages de sport au cas où quelqu’un se foule la cheville ou le poignet.

2. Des chargeurs de secours

Il vous est impossible de passer un événement sans téléphone, surtout le jour J, lorsque vous mettez en place une application pour votre événement, que vous devez gérer votre staff, et que des fournisseurs et commerçants arrivent sur le lieu de l’événement. Votre téléphone doit être opérationnel à tout moment, assurez-vous donc que vous avez une batterie externe (ou deux).

Astuce : mettez en place une zone de rechargement uniquement pour votre équipe. Ainsi, chacun peut recharger ses batteries à tout moment sans avoir à chercher un endroit propice.

3. Un carnet de notes et des post-it

Il se peut que vous ayez des informations à transmettre à un fournisseur, des consignes à donner à votre équipe de montage, ou un mot de passe WiFi secret à communiquer à votre staff. Cependant, ces personnes ne sont pas toujours disponibles par téléphone lorsqu’elles sont occupées à leur tâche. Vous devez donc leur laisser une note là où elle ne peuvent pas la rater.

Et soyons honnêtes, vous êtes organisateur d’événement, donc vous aimez tenir des listes, laissez des notes, et annoter tout ce que vous trouver. N’oubliez pas les stylos et les marqueurs.

Astuce : Si vous êtes du genre hyper-organisé, une étiqueteuse peut être une bonne alliée. Apportez également plusieurs photocopies du programme de la journée — avec les contacts de tout le monde.

4. Un kit de réparation rapide

Que vous ayez quelque chose à accrocher sur un mur, à réparer ou à remettre en place sur un stand, vous serez ravi et fier d’avoir apporté une paire de ciseaux, du scotch ou du chatterton, de la ficelle, de la super glue et une agrafeuse.

Astuce : Pendant que vous y êtes, constituez-vous une petite boîte à outils avec un tournevis, un mètre, des pinces et un marteau.

5. Une trousse de toilette

Organiser un événement est une épreuve physique pendant laquelle vous voulez maintenir une apparence professionnelle intacte. Déodorant, pastilles à la menthe, et lingettes nettoyantes vous aideront à combattre la transpiration et les odeurs désagréables

Astuce : des vêtements de rechange peuvent vous sauver la mise en cas de tâche d’huile, de déchirement du tissu, etc.

6. Des prises électriques

Vous ne savez jamais combien d’appareils vous allez avoir à brancher, même s’il est possible de faire des estimations. Apportez toujours des multiprises et des rallonges pour assurer vos arrières.

Astuce : Des lampes de poche vous seront précieuses si vous devez localiser du matériel derrière un stand ou sous une scène — sans décharger votre batterie de téléphone avec le flash.

7. Des médicaments

En tant qu’organisateur, un événement peut être stressant, bruyant et physiquement épuisement. Cela signifie que des maux de tête, de gorge ou de ventre, et des courbatures sont à prévoir. Anticipez en apportant avec vous des médicaments adaptés aux symptômes que vous avez l’habitude de ressentir.

Astuce : des bouchons d’oreilles peuvent soulager les maux de tête lorsque l’environnement de l’événement est trop bruyant.

Tout ceci peut vous paraître exagéré, mais les organisateurs d’événement vous diront que cela ne fait de mal à personne d’être “trop” préparé. Remplissez un sac avec tout ce qui est listé plus haut, et conservez avec vous un plus petit sac d’affaires personnelles. Vous serez ainsi paré à toute épreuve !

En dehors de ces détails pratiques, des défis plus grands vous attendent ! Optez donc pour un parte­naire de choix pour vous accom­pagner dans la gestion et la réussite de votre événement. Cliquez sur le bouton ci-dessous et organisez votre événement en toute sérénité :

Organiser un événement

Partager cet article