La caja de herramientas del organizador de eventos

La caja de herramientas del organizador de eventos

Independientemente de cuánto te prepares, el día de tu evento siempre depara sorpresas. Te puedes haber olvidado el cargador del teléfono o no has previsto llevar tu remedio habitual contra el dolor de cabeza. Mientras preparas lo que vas a llevar puede no parecerte indispensable pero luego arrepentirte de no haberlo cogido. Por eso, es recomendable llevar siempre estos 7 tipos de objetos para estar preparado frente a cualquier imprevisto durante tu evento.

Índice

  1. Tiritas
  2. Cargadores de emergencia
  3. Un cuaderno y post-it
  4. Un kit de reparación rápida
  5. Un neceser
  6. Alargadores y ladrones
  7. Medicamentos

1. Tiritas

Tu equipo y tú vais a estar todo el día caminando y por muy cómodo que sea tu calzado siempre existe riesgo de que aparezcan ampollas. ¿El becario se ha puesto unas zapatillas nuevas y le están haciendo daño? Por suerte, tienes tu caja de tiritas para cubrir estas heridas.

Truco: Además de las tiritas, lleva un kit de primeros auxilios completo para curar cortes y otras heridas que pueden ocurrir con facilidad cuando se está levantando material pesado, colocando cables, moviendo muebles o caminando por un suelo irregular y poco despejado. Spray antiséptico, vendas y tobilleras y muñequeras en caso de torcedura… Hazte con un botiquín completo pero cómodo de transportar.

2. Cargadores de emergencia

Hoy en día es imposible gestionar un evento sin teléfono móvil, especialmente el día D. Si tienes una aplicación del evento, para dirigir a tu equipo, para coordinar la llegada de proveedores y colaboradores… Tu teléfono tiene que estar operativo en todo momento, así que asegúrate de contar con una batería externa (o dos).

Truco: Establece una zona de recarga exclusiva para tu equipo. De esta forma, cada miembro del mismo puede recargar en cualquier momento su batería con facilidad, sin tener que volverse loco buscando un lugar conveniente.

3. Un cuaderno y post-it

Puedes tener que transmitir cierta información a un proveedor, dar instrucciones a tu equipo de montaje o comunicar una contraseña exclusiva para tu staff. Sin embargo, mientras están haciendo su trabajo, estas personas no siempre tienen el móvil a mano y puedes verte en la situación de tener que dejarles una nota en un sitio en el que no puedan no verla.

Además, seamos honestos, eres organizador de eventos, por lo que seguro que te gusta especialmente hacer listas, dejar notas y anotar todo lo que ocurre de cara a futuros eventos. No olvides los bolígrafos y subrayadores.

Truco: Si eres hiper-organizado, una etiquetadora puede ser un buen aliado. Lleva también varias copias del programa del día para el equipo organizador, incluyendo una lista con todos los contactos.

4. Un kit de reparación rápida

Si tienes que colgar algo en una pared, reparar o hacer algún ajuste en un stand, etc. te sentirás orgulloso y tranquilo de haber llevado unas tijeras, celo o cinta americana, cuerda fina, super glue y una grapadora.

Truco: Ya que estás, créate una pequeña caja de herramientas con un destornillador, un metro, unos alicates y un martillo.

5. Un neceser

Organizar un evento es una prueba física durante la cual, además, tienes que mantener una apariencia profesional intacta. Desodorante, caramelos de menta y toallitas te ayudarán a combatir los sudores y olores desagradables. También te será útil un peine, cepillo de dientes o maquillaje.

Truco: Contar con ropa de repuesto te puede salvar en caso de manchas, roturas, etc.

6. Alargadores y ladrones

Nunca sabes cuántos aparatos electrónicos vas a tener que enchufar, aunque puedas hacer una estimación. Lleva siempre alargadores y ladrones para cubrirte las espaldas.

Truco: Contar con linternas te será muy útil si tienes que localizar material detrás de un stand o bajo un escenario, ¡sin tener que descargar la batería de tu móvil usando su linterna!

7. Medicamentos

Como organizador, un evento puede ser estresante, entre otras razones por el ruido y el cansancio físico. Eso significa que los dolores de cabeza, de garganta o de estómago y las agujetas es fácil que estén a la orden del día. Anticípate a lo que pueda pasar y lleva en tu botiquín medicamentos o los remedios que utilices habitualmente para los síntomas que sueles tener.

Truco: Unos tapones para los oídos pueden calmar los dolores de cabeza cuando el entorno del evento es demasiado ruidoso.

Todo esto puede parecerte exagerado, pero para un organizador de eventos nunca está mal estar “demasiado” preparado . Llena tu mochila con todo lo que hemos mencionado y lleva una segunda mochila o bolso más pequeño para tus objetos personales. ¡Estarás perfectamente preparado!

Más allá de estos detalles prácticos, te esperan grandes desafíos. Por ello, elige un colaborador de primera para acompañarte en la gestión y el éxito de tu evento. Haz clic en el siguiente botón y organiza tu evento con total tranquilidad:

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