La caja de herramientas del organizador de eventos

La caja de herramientas del organizador de eventos

Inde­pen­di­en­te­mente de cuán­to te pre­pares, el día de tu even­to siem­pre depara sor­pre­sas. Te puedes haber olvi­da­do el car­gador del telé­fono o no has pre­vis­to lle­var tu reme­dio habit­u­al con­tra el dolor de cabeza. Mien­tras preparas lo que vas a lle­var puede no pare­certe indis­pens­able pero luego arrepen­tirte de no haber­lo cogi­do. Por eso, es recomend­able lle­var siem­pre estos 7 tipos de obje­tos para estar prepara­do frente a cualquier impre­vis­to durante tu even­to.

Índice

  1. Tir­i­tas
  2. Car­gadores de emergencia
  3. Un cuader­no y post-it
  4. Un kit de reparación rápida
  5. Un neceser
  6. Alargadores y ladrones
  7. Medica­men­tos

1. Tiritas

Tu equipo y tú vais a estar todo el día cam­i­nan­do y por muy cómo­do que sea tu calza­do siem­pre existe ries­go de que aparez­can ampol­las. ¿El becario se ha puesto unas zap­atil­las nuevas y le están hacien­do daño? Por suerte, tienes tu caja de tir­i­tas para cubrir estas heridas.

Tru­co: Además de las tir­i­tas, lle­va un kit de primeros aux­il­ios com­ple­to para curar cortes y otras heri­das que pueden ocur­rir con facil­i­dad cuan­do se está lev­an­tan­do mate­r­i­al pesa­do, colo­can­do cables, movien­do mue­bles o cam­i­nan­do por un sue­lo irreg­u­lar y poco despe­ja­do. Spray anti­sép­ti­co, ven­das y tobilleras y muñe­queras en caso de torce­du­ra… Hazte con un botiquín com­ple­to pero cómo­do de transportar.

2. Cargadores de emergencia

Hoy en día es imposi­ble ges­tionar un even­to sin telé­fono móvil, espe­cial­mente el día D. Si tienes una apli­cación del even­to, para diri­gir a tu equipo, para coor­di­nar la lle­ga­da de provee­dores y colab­o­radores… Tu telé­fono tiene que estar oper­a­ti­vo en todo momen­to, así que asegúrate de con­tar con una batería exter­na (o dos).

Tru­co: Establece una zona de recar­ga exclu­si­va para tu equipo. De esta for­ma, cada miem­bro del mis­mo puede recar­gar en cualquier momen­to su batería con facil­i­dad, sin ten­er que vol­verse loco bus­can­do un lugar conveniente.

3. Un cuaderno y post-it

Puedes ten­er que trans­mi­tir cier­ta infor­ma­ción a un provee­dor, dar instruc­ciones a tu equipo de mon­ta­je o comu­nicar una con­traseña exclu­si­va para tu staff. Sin embar­go, mien­tras están hacien­do su tra­ba­jo, estas per­sonas no siem­pre tienen el móvil a mano y puedes verte en la situación de ten­er que dejar­les una nota en un sitio en el que no puedan no verla.

Además, seamos hon­estos, eres orga­ni­zador de even­tos, por lo que seguro que te gus­ta espe­cial­mente hac­er lis­tas, dejar notas y ano­tar todo lo que ocurre de cara a futur­os even­tos. No olvides los bolí­grafos y subrayadores.

Tru­co: Si eres hiper-orga­ni­za­do, una eti­que­ta­do­ra puede ser un buen ali­a­do. Lle­va tam­bién varias copias del pro­gra­ma del día para el equipo orga­ni­zador, incluyen­do una lista con todos los contactos.

4. Un kit de reparación rápida

Si tienes que col­gar algo en una pared, reparar o hac­er algún ajuste en un stand, etc. te sen­tirás orgul­loso y tran­qui­lo de haber lle­va­do unas tijeras, celo o cin­ta amer­i­cana, cuer­da fina, super glue y una grapadora.

Tru­co: Ya que estás, créate una pequeña caja de her­ramien­tas con un destornil­lador, un metro, unos ali­cates y un martillo.

5. Un neceser

Orga­ni­zar un even­to es una prue­ba físi­ca durante la cual, además, tienes que man­ten­er una apari­en­cia pro­fe­sion­al intac­ta. Des­odor­ante, carame­los de men­ta y toal­li­tas te ayu­darán a com­bat­ir los sudores y olores desagrad­ables. Tam­bién te será útil un peine, cepil­lo de dientes o maquillaje.

Tru­co: Con­tar con ropa de repuesto te puede sal­var en caso de man­chas, roturas, etc.

6. Alargadores y ladrones

Nun­ca sabes cuán­tos aparatos elec­tróni­cos vas a ten­er que ench­u­far, aunque puedas hac­er una esti­mación. Lle­va siem­pre alargadores y ladrones para cubrirte las espaldas.

Tru­co: Con­tar con lin­ter­nas te será muy útil si tienes que localizar mate­r­i­al detrás de un stand o bajo un esce­nario, ¡sin ten­er que descar­gar la batería de tu móvil usan­do su linterna!

7. Medicamentos

Como orga­ni­zador, un even­to puede ser estre­sante, entre otras razones por el rui­do y el can­san­cio físi­co. Eso sig­nifi­ca que los dolores de cabeza, de gar­gan­ta o de estó­ma­go y las agu­je­tas es fácil que estén a la orden del día. Anticí­pate a lo que pue­da pasar y lle­va en tu botiquín medica­men­tos o los reme­dios que util­ices habit­ual­mente para los sín­tomas que sue­les tener.

Tru­co: Unos tapones para los oídos pueden cal­mar los dolores de cabeza cuan­do el entorno del even­to es demasi­a­do ruidoso.

Todo esto puede pare­certe exager­a­do, pero para un orga­ni­zador de even­tos nun­ca está mal estar “demasi­a­do” prepara­do . Llena tu mochi­la con todo lo que hemos men­ciona­do y lle­va una segun­da mochi­la o bol­so más pequeño para tus obje­tos per­son­ales. ¡Estarás per­fec­ta­mente preparado!

Más allá de estos detalles prác­ti­cos, te esper­an grandes desafíos. Por ello, elige un colab­o­rador de primera para acom­pañarte en la gestión y el éxi­to de tu even­to. Haz clic en el sigu­iente botón y orga­ni­za tu even­to con total tranquilidad:

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