Les avantages du cashless pour un festival : témoignage de Marion, administratrice du Sakifo et des Francofolies de La Réunion

Con­nais­sez-vous le fes­ti­val Sak­i­fo, les Fran­co­folies de La Réu­nion, et le Marché des Musiques de l’Océan Indi­en qui se tien­nent sur l’île de La Réu­nion ? Nous rencon­trons aujourd’hui Mar­i­on, admin­is­tra­trice de ces trois événe­ments, et qui col­la­bore avec Weezevent depuis 4 ans.

Bonjour Marion, peux-tu commencer par te présenter, ainsi que les événements pour lesquels tu travailles ?

Je suis admin­is­tra­trice des fes­ti­vals Sak­i­fo, Fran­co­folies de la Réu­nion et du Marché des Musiques de l’Océan Indi­en — Indi­an Ocean Music Mar­ket ou IOM­Ma. Sak­i­fo va con­naître sa 16ème édi­tion cette année et accueille tous les ans une cinquan­taine de groupe sur 5 scènes dif­férentes, en bord de mer. L’IOMMa est un Marché des Musiques qu’on a créé en 2011. On y fait venir des pro­fes­sion­nels du monde entier et l’objectif est d’y créer des parte­nar­i­ats, de faire décou­vrir les musiques de l’Océan Indi­en et de La Réu­nion, et de les faire ray­on­ner partout dans le monde. Et puis les Fran­co­folies de La Réu­nion sont depuis deux ans une décli­nai­son des Fran­co­folies de La Rochelle.

Depuis combien de temps travaillez-vous avec Weezevent ?

Pour Sak­i­fo, c’est la qua­trième année et on utilise le cash­less, la bil­let­terie et le con­trôle d’accès. Tout le pack­age ! La pre­mière année on ne fai­sait que le cash­less. On avait notre pro­pre solu­tion de bil­let­terie qui était obsolète et surtout pas adap­tée à un fes­ti­val. On a choisi Weezevent via notre col­lègue Romuald, le pro­gram­ma­teur, qui avait été approché par Sébastien — co-fon­da­teur de Weezevent — pour le cash­less. Je mil­i­tais pour la mise en place du cash­less chez nous car j’en avais marre de compter les jetons. Finale­ment, la pre­mière année on avait les deux sys­tèmes : cash­less et jetons. Ça lais­sait le choix aux gens. Le taux d’utilisation du cash­less a été de 80% dès la pre­mière année donc on a totale­ment bas­culé l’année suiv­ante. On a aus­si pris la bil­let­terie Weezevent à ce moment-là.

Quelles ont été les conséquences sur votre organisation ?

En organ­i­sa­tion­nel c’est telle­ment plus sim­ple ! Ne serait-ce que pour la ges­tion des pro­duits, des bars… la manière d’analyser nos chiffres aus­si. On a une manière beau­coup plus fine d’analyser nos résul­tats de bars par site. Nos bars sont répar­tis en fonc­tion des scènes alors ça nous per­met d’avoir une lec­ture hyper poussée des pics de fréquen­ta­tion sur les bars. C’est beau­coup d’analyse sta­tis­tique sur les habi­tudes de nos fes­ti­va­liers pen­dant l’événement. Ça nous donne des résul­tats beau­coup plus fiables, beau­coup plus rapi­des. Avant, on comp­tait des jetons à la main jusqu’à 7h du matin. C’était le seul out­il de véri­fi­ca­tion qu’on avait… donc le cash­less a changé notre vie, à ma col­lègue Émi­lie et moi !

Et sur le public ?

Il y a tou­jours des gens qui vont dire « c’était mieux avant », mais ça c’est partout. Pour­tant il y a beau­coup d’avantages au cash­less. Par exem­ple, avant on ne rem­bour­sait pas les jetons. C’était ni repris ni échangé. On les changeait tous les ans donc tu ne pou­vais pas revenir avec l’année d’après. L’argument en faveur du cash­less est tout trou­vé. Sur les 25 000 fes­ti­va­liers, on aura une dizaine de com­men­taires sur Face­book de temps en temps qui dis­ent « c’était mieux les jetons ». Alors que le cash­less per­met de rem­bours­er les gens, qu’ils atten­dent moins longtemps, etc.

On a réduit le temps d’attente aux caiss­es de manière sig­ni­fica­tive. On a divisé par qua­tre le temps d’attente max­i­mum aux caiss­es. Glob­ale­ment c’est un suc­cès, ça n’a plus rien à voir ! Avec Elsa — chef de pro­jet Weezevent — on fait très atten­tion à ça pen­dant l’exploitation. On fait des tests en chronomé­trant les temps de pas­sage dans les files d’attente.

Par con­tre après 4 ans de mise en pra­tique, le précharge­ment des bracelets au moment de l’achat des bil­lets n’est pas encore entré dans les habi­tudes des gens. C’est vrai­ment ce sur quoi on doit encore s’améliorer et faire en sorte que ce soit un réflexe pour les par­tic­i­pants. Ils le font mais dans les derniers jours. Peut-être que dans l’esprit des gens c’est com­pliqué, car leur argent est débité mais pas réelle­ment con­som­mé. Quand ils achè­tent une prévente ou un bil­let, ils obti­en­nent tout de suite le bil­let qui leur donne le droit d’entrer à l’événement. Quand ils char­gent du cash­less, ils n’ont rien sur le moment. C’est un pas psy­chologique dif­fi­cile à franchir.

On a discuté du positif, mais verrais-tu un axe d’amélioration avec Weezevent ?

On par­le sou­vent en interne d’un out­il de ges­tion des stocks, qu’on n’as pas encore mis en place. Mal­heureuse­ment à La Réu­nion on a un prob­lème de sta­bil­ité du WiFi qui est vrai­ment embê­tant. C’est aus­si ce qui fait qu’on ne met pas en place le recharge­ment en ligne pen­dant l’exploitation. Ce serait vrai­ment super pra­tique, on aurait plus du tout d’attente aux caiss­es !

Un dernier mot ? Un conseil pour tes confrères organisateurs ?

On est plusieurs à tra­vailler sur la ges­tion des bars, et main­tenant on a une per­son­ne en plus qui est notre inter­locu­teur Weezevent, qui cen­tralise tout. C’est bien d’avoir une per­son­ne référente en interne, surtout quand on utilise toutes vos solu­tions. Elle gère aus­si les récla­ma­tions en ter­mes de bil­let­terie, le rem­bourse­ment du cash­less, la saisie du back-office, etc.

Merci Marion ! Prochain rendez-vous, le festival Sakifo du 7 au 9 juin 2019.