Billetterie en ligne et paiement cashless : témoignage de l’Astrolabe Orléans et du festival Hop Pop Hop

Con­nais­sez-vous l’Astro­labe Orléans et le fes­ti­val Hop Pop Hop ? Situé à Orléans, chef-lieu de la région Cen­tre-Val de Loire, cette struc­ture organ­ise le fes­ti­val Hop Pop Hop mais est his­torique­ment une SMAC — scène de musiques actuelles, un label nation­al pour l’organ­i­sa­tion de con­certs, d’actions de rési­dence, d’actions cul­turelles avec des acteurs locaux.

Nous rencon­trons aujourd’hui Éric, respon­s­able com­mu­ni­ca­tion et bil­let­terie à l’Astro­labe Orléans, utili­sa­teur Weezevent depuis 2016 !

Bonjour Éric, pouvez-vous vous présenter ainsi que l’Astrolabe et le festival Hop Pop Pop ?

Bon­jour, je m’occupe de la com­mu­ni­ca­tion de la salle – l’Astro­labe – et a for­tiori du fes­ti­val Hop Pop Hop depuis févri­er 2016. Pour la petite his­toire, le fes­ti­val existe depuis sep­tem­bre 2016. Il se déroule dans 5 lieux du cen­tre-ville d’Orléans. On a une scène prin­ci­pale qui est le Jardin de l’Evêché, avec 4 lieux satel­lites qui gravi­tent autour de cette scène : le cen­tre choré­graphique nation­al d’Orléans, la scène nationale d’Orléans, le 108 — une friche cul­turelle, et la salle de l’Institut qui appar­tient au con­ser­va­toire d’Orléans.

En dehors du festival Hop Pop Hop, vous organisez d’autres événements majeurs ?

Oui, le fes­ti­val Hop Pop Hop est notre fes­ti­val de ren­trée, axé sur la décou­verte musi­cale. On organ­ise aus­si le fes­ti­val Hey Gamins autour de la mi-juin dans la base de loisirs de Ché­cy, une ville de l’agglomération orléanaise. Il est gra­tu­it et réservé aux jeunes publics. Il y a beau­coup de con­certs, de théâtre de rue, etc. Et puis on a l’Astro­labe, la scène de musiques actuelles avec env­i­ron une quar­an­taine de con­certs à l’année.

Et vous faites donc appel à Weezevent pour tous ces événements. Pourquoi nous avoir choisi ?

Oui on est sur Weezevent depuis 2012 pour la bil­let­terie de l’Astro­labe. Et sur Hop Pop Hop on est à la fois sur la bil­let­terie et sur le cash­less avec Weezevent. On avait été sat­is­fait par la présen­ta­tion de Sébastien — co-fon­da­teur de Weezevent — et par l’intérêt de la solu­tion tech­nologique pro­posée. On voulait quelque chose d’intégré à notre site inter­net, en mar­que blanche, pour pro­pos­er au pub­lic des bil­lets à un prix sans frais de loca­tion.

Au fil des années on est resté avec vous sur la par­tie bil­let­terie et on réfléchis­sait au cash­less. En fréquen­tant de nom­breux fes­ti­vals on se rendait compte que ça plai­sait au pub­lic, et en ter­mes d’organisation ça facilite la vie. Même si c’est un coût, c’est plus sim­ple pour nous et pour le pub­lic. C’est pour ça qu’on a opté pour Weezevent directe­ment.

Concernant le cashless justement, quel a été l’impact de ce changement ?

À Orléans, on est le seul fes­ti­val à pro­pos­er du cash­less, donc au début l’objectif a été de com­mu­ni­quer auprès du pub­lic, de leur faire com­pren­dre le fonc­tion­nement de cette solu­tion de paiement et les avan­tages qui en découlent par rap­port à un sys­tème de jetons. Notam­ment la pos­si­bil­ité de récupér­er son argent à la fin du fes­ti­val, de lim­iter les files d’attente en préchargeant sa carte, et tous les avan­tages qu’on con­naît au cash­less. Et nous en terme d’organisation, ça a été béné­fique dans le sens où ça nous a évité de mobilis­er des bénév­oles en plus pour trans­porter les sacs de jetons, etc. Ça nous per­met aus­si de regrouper les bornes cash­less à des points stratégiques et au pub­lic de précharg­er en amont et de recharg­er quand il veut. En plus on est dans une zone où on peut con­tin­uer à faire du précharge­ment automa­tique durant l’événement. C’est vrai que c’est assez con­fort­able.

Quels sont les retours des participants sur la mise en place du cashless ?

Le sys­tème a très bien fonc­tion­né la pre­mière année donc on a eu des retours très posi­tifs du pub­lic, même s’il était très scep­tique au début et ne savait pas dans quoi il s’aventurait. Avec le cash­less, c’est quand même assez plaisant pour les per­son­nes de pou­voir récupér­er leur argent à la fin de l’événement. Surtout, ce qui nous a mar­qué, ce sont les retours sur la rapid­ité et la flu­id­ité au niveau des paiements et des encaisse­ments aux bars. C’est vrai que c’est plus sim­ple que de devoir sor­tir ses jetons, les compter, etc. Mine de rien on gagne quelques sec­on­des qui s’enchaînent, et ça réduit la file d’attente aux ban­ques et aux bars. Les retours se font surtout sur le temps gag­né et la pratic­ité — du fait d’avoir tout sur la même carte. Donc oui c’est très avan­tageux !

En vous projetant dans le futur, de quelle(s) fonctionnalité(s) auriez-vous envie ?

Comme on est sur un événe­ment en cen­tre-ville, ce qui nous intéresse serait d’instaurer du con­trôle d’accès dans chaque lieu pour savoir en temps-réel com­bi­en on a de per­son­nes devant la scène prin­ci­pale, à la scène nationale, au 108… Ça nous per­me­t­trait de jauger les mou­ve­ments du pub­lic et peut-être d’adapter les horaires des con­certs — les ouvrir plus tôt ou ajouter un groupe si on sait qu’il y a plus de suc­cès sur telle scène. Ce sont des amélio­ra­tions qui pour­raient être envis­agées. Et surtout on est lim­ité sur cer­tains lieux à 200 ou 500 places, donc on aimerait bien savoir en temps réel où sont les gens en fonc­tion des horaires et des groupes.

Est-ce que vous recommanderiez Weezevent à d’autres organisateurs d’événements ?

Oui on la recom­man­derait forte­ment parce qu’on est très sat­is­fait d’un point de vue tech­nique. C’est vrai­ment une solu­tion qui fonc­tionne très bien. On n’a qua­si­ment pas de bugs. On a la chance aus­si d’avoir des chefs de pro­jets qui sont à notre écoute et qui sont assez réac­t­ifs dès qu’on a un souci, des ques­tions, besoin d’informations sur tel ou tel sujet. C’est tou­jours agréable de savoir qu’on a quelqu’un à l’autre bout du fil. Grâce à Weezevent, on apporte un ser­vice au pub­lic. Avoir sa bil­let­terie en mar­que blanche ça nous per­met de soign­er notre iden­tité graphique et au pub­lic de savoir un peu où il est. En terme pra­tique c’est assez effi­cace.

Un dernier mot à ajouter ?

C’est une tech­nolo­gie qui va s’améliorer avec le temps. C’est bien de saisir ces ques­tions-là, notam­ment de mieux con­naître son pub­lic. Le fait d’avoir par exem­ple des infos sur le pub­lic, comme l’adresse e‑mail, le code postal, ça nous per­met d’affiner notre stratégie de com­mu­ni­ca­tion par la suite. Si on sait qu’on a beau­coup d’acheteurs dans le cen­tre-ville, on va peut-être ajuster notre com­mu­ni­ca­tion. Et inverse­ment si c’est le con­traire.

Merci Éric !