Billetterie en ligne et paiement cashless : témoignage de l’Astrolabe Orléans et du festival Hop Pop Hop

Billetterie en ligne et paiement cashless : témoignage de l’Astrolabe Orléans et du festival Hop Pop Hop

Connaissez-vous l’Astrolabe Orléans et le festival Hop Pop Hop ? Situé à Orléans, chef-lieu de la région Centre-Val de Loire, cette structure organise le festival Hop Pop Hop mais est histo­ri­quement une SMAC — scène de musiques actuelles, un label national pour l’organi­sation de concerts, d’actions de résidence, d’actions cultu­relles avec des acteurs locaux.

Nous rencon­trons aujourd’hui Éric, respon­sable commu­ni­cation et billet­terie à l’Astrolabe Orléans, utili­sa­teur Weezevent depuis 2016 !

Bonjour Éric, pouvez-vous vous présenter ainsi que l’Astrolabe et le festival Hop Pop Pop ?

Bonjour, je m’occupe de la commu­ni­cation de la salle – l’Astrolabe – et a fortiori du festival Hop Pop Hop depuis février 2016. Pour la petite histoire, le festival existe depuis septembre 2016. Il se déroule dans 5 lieux du centre-ville d’Orléans. On a une scène principale qui est le Jardin de l’Evêché, avec 4 lieux satel­lites qui gravitent autour de cette scène : le centre choré­gra­phique national d’Orléans, la scène nationale d’Orléans, le 108 — une friche cultu­relle, et la salle de l’Institut qui appar­tient au conser­va­toire d’Orléans.

En dehors du festival Hop Pop Hop, vous organisez d’autres événements majeurs ?

Oui, le festival Hop Pop Hop est notre festival de rentrée, axé sur la décou­verte musicale. On organise aussi le festival Hey Gamins autour de la mi-juin dans la base de loisirs de Chécy, une ville de l’agglomération orléa­naise. Il est gratuit et réservé aux jeunes publics. Il y a beaucoup de concerts, de théâtre de rue, etc. Et puis on a l’Astrolabe, la scène de musiques actuelles avec environ une quaran­taine de concerts à l’année.

Et vous faites donc appel à Weezevent pour tous ces événements. Pourquoi nous avoir choisi ?

Oui on est sur Weezevent depuis 2012 pour la billet­terie de l’Astrolabe. Et sur Hop Pop Hop on est à la fois sur la billet­terie et sur le cashless avec Weezevent. On avait été satisfait par la présen­tation de Sébastien — co-fondateur de Weezevent — et par l’intérêt de la solution techno­lo­gique proposée. On voulait quelque chose d’intégré à notre site internet, en marque blanche, pour proposer au public des billets à un prix sans frais de location.

Au fil des années on est resté avec vous sur la partie billet­terie et on réflé­chissait au cashless. En fréquentant de nombreux festivals on se rendait compte que ça plaisait au public, et en termes d’organisation ça facilite la vie. Même si c’est un coût, c’est plus simple pour nous et pour le public. C’est pour ça qu’on a opté pour Weezevent direc­tement.

Concernant le cashless justement, quel a été l’impact de ce changement ?

À Orléans, on est le seul festival à proposer du cashless, donc au début l’objectif a été de commu­niquer auprès du public, de leur faire comprendre le fonction­nement de cette solution de paiement et les avantages qui en découlent par rapport à un système de jetons. Notamment la possi­bilité de récupérer son argent à la fin du festival, de limiter les files d’attente en préchar­geant sa carte, et tous les avantages qu’on connaît au cashless. Et nous en terme d’organisation, ça a été bénéfique dans le sens où ça nous a évité de mobiliser des bénévoles en plus pour trans­porter les sacs de jetons, etc. Ça nous permet aussi de regrouper les bornes cashless à des points straté­giques et au public de précharger en amont et de recharger quand il veut. En plus on est dans une zone où on peut continuer à faire du préchar­gement automa­tique durant l’événement. C’est vrai que c’est assez confor­table.

Quels sont les retours des participants sur la mise en place du cashless ?

Le système a très bien fonctionné la première année donc on a eu des retours très positifs du public, même s’il était très sceptique au début et ne savait pas dans quoi il s’aventurait. Avec le cashless, c’est quand même assez plaisant pour les personnes de pouvoir récupérer leur argent à la fin de l’événement. Surtout, ce qui nous a marqué, ce sont les retours sur la rapidité et la fluidité au niveau des paiements et des encais­se­ments aux bars. C’est vrai que c’est plus simple que de devoir sortir ses jetons, les compter, etc. Mine de rien on gagne quelques secondes qui s’enchaînent, et ça réduit la file d’attente aux banques et aux bars. Les retours se font surtout sur le temps gagné et la praticité — du fait d’avoir tout sur la même carte. Donc oui c’est très avantageux !

En vous projetant dans le futur, de quelle(s) fonctionnalité(s) auriez-vous envie ?

Comme on est sur un événement en centre-ville, ce qui nous intéresse serait d’instaurer du contrôle d’accès dans chaque lieu pour savoir en temps-réel combien on a de personnes devant la scène principale, à la scène nationale, au 108… Ça nous permet­trait de jauger les mouve­ments du public et peut-être d’adapter les horaires des concerts — les ouvrir plus tôt ou ajouter un groupe si on sait qu’il y a plus de succès sur telle scène. Ce sont des amélio­ra­tions qui pourraient être envisagées. Et surtout on est limité sur certains lieux à 200 ou 500 places, donc on aimerait bien savoir en temps réel où sont les gens en fonction des horaires et des groupes.

Est-ce que vous recommanderiez Weezevent à d’autres organisateurs d’événements ?

Oui on la recom­man­derait fortement parce qu’on est très satisfait d’un point de vue technique. C’est vraiment une solution qui fonctionne très bien. On n’a quasiment pas de bugs. On a la chance aussi d’avoir des chefs de projets qui sont à notre écoute et qui sont assez réactifs dès qu’on a un souci, des questions, besoin d’informations sur tel ou tel sujet. C’est toujours agréable de savoir qu’on a quelqu’un à l’autre bout du fil. Grâce à Weezevent, on apporte un service au public. Avoir sa billet­terie en marque blanche ça nous permet de soigner notre identité graphique et au public de savoir un peu où il est. En terme pratique c’est assez efficace.

Un dernier mot à ajouter ?

C’est une techno­logie qui va s’améliorer avec le temps. C’est bien de saisir ces questions-là, notamment de mieux connaître son public. Le fait d’avoir par exemple des infos sur le public, comme l’adresse e-mail, le code postal, ça nous permet d’affiner notre stratégie de commu­ni­cation par la suite. Si on sait qu’on a beaucoup d’acheteurs dans le centre-ville, on va peut-être ajuster notre commu­ni­cation. Et inver­sement si c’est le contraire.

Merci Éric !

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