Connaissez-vous le festival Sakifo, les Francofolies de La Réunion, et le Marché des Musiques de l’Océan Indien qui se tiennent sur l’île de La Réunion ? Nous rencontrons aujourd’hui Marion, administratrice de ces trois événements, et qui collabore avec Weezevent depuis 4 ans.
Bonjour Marion, peux-tu commencer par te présenter, ainsi que les événements pour lesquels tu travailles ?
Je suis administratrice des festivals Sakifo, Francofolies de la Réunion et du Marché des Musiques de l’Océan Indien — Indian Ocean Music Market ou IOMMa. Sakifo va connaître sa 16ème édition cette année et accueille tous les ans une cinquantaine de groupe sur 5 scènes différentes, en bord de mer. L’IOMMa est un Marché des Musiques qu’on a créé en 2011. On y fait venir des professionnels du monde entier et l’objectif est d’y créer des partenariats, de faire découvrir les musiques de l’Océan Indien et de La Réunion, et de les faire rayonner partout dans le monde. Et puis les Francofolies de La Réunion sont depuis deux ans une déclinaison des Francofolies de La Rochelle.
Depuis combien de temps travaillez-vous avec Weezevent ?
Pour Sakifo, c’est la quatrième année et on utilise le cashless, la billetterie et le contrôle d’accès. Tout le package ! La première année on ne faisait que le cashless. On avait notre propre solution de billetterie qui était obsolète et surtout pas adaptée à un festival. On a choisi Weezevent via notre collègue Romuald, le programmateur, qui avait été approché par Sébastien — co-fondateur de Weezevent — pour le cashless. Je militais pour la mise en place du cashless chez nous car j’en avais marre de compter les jetons. Finalement, la première année on avait les deux systèmes : cashless et jetons. Ça laissait le choix aux gens. Le taux d’utilisation du cashless a été de 80% dès la première année donc on a totalement basculé l’année suivante. On a aussi pris la billetterie Weezevent à ce moment-là.
Quelles ont été les conséquences sur votre organisation ?
En organisationnel c’est tellement plus simple ! Ne serait-ce que pour la gestion des produits, des bars… la manière d’analyser nos chiffres aussi. On a une manière beaucoup plus fine d’analyser nos résultats de bars par site. Nos bars sont répartis en fonction des scènes alors ça nous permet d’avoir une lecture hyper poussée des pics de fréquentation sur les bars. C’est beaucoup d’analyse statistique sur les habitudes de nos festivaliers pendant l’événement. Ça nous donne des résultats beaucoup plus fiables, beaucoup plus rapides. Avant, on comptait des jetons à la main jusqu’à 7h du matin. C’était le seul outil de vérification qu’on avait… donc le cashless a changé notre vie, à ma collègue Émilie et moi !
Et sur le public ?
Il y a toujours des gens qui vont dire « c’était mieux avant », mais ça c’est partout. Pourtant il y a beaucoup d’avantages au cashless. Par exemple, avant on ne remboursait pas les jetons. C’était ni repris ni échangé. On les changeait tous les ans donc tu ne pouvais pas revenir avec l’année d’après. L’argument en faveur du cashless est tout trouvé. Sur les 25 000 festivaliers, on aura une dizaine de commentaires sur Facebook de temps en temps qui disent « c’était mieux les jetons ». Alors que le cashless permet de rembourser les gens, qu’ils attendent moins longtemps, etc.
On a réduit le temps d’attente aux caisses de manière significative. On a divisé par quatre le temps d’attente maximum aux caisses. Globalement c’est un succès, ça n’a plus rien à voir ! Avec Elsa — chef de projet Weezevent — on fait très attention à ça pendant l’exploitation. On fait des tests en chronométrant les temps de passage dans les files d’attente.
Par contre après 4 ans de mise en pratique, le préchargement des bracelets au moment de l’achat des billets n’est pas encore entré dans les habitudes des gens. C’est vraiment ce sur quoi on doit encore s’améliorer et faire en sorte que ce soit un réflexe pour les participants. Ils le font mais dans les derniers jours. Peut-être que dans l’esprit des gens c’est compliqué, car leur argent est débité mais pas réellement consommé. Quand ils achètent une prévente ou un billet, ils obtiennent tout de suite le billet qui leur donne le droit d’entrer à l’événement. Quand ils chargent du cashless, ils n’ont rien sur le moment. C’est un pas psychologique difficile à franchir.
On a discuté du positif, mais verrais-tu un axe d’amélioration avec Weezevent ?
On parle souvent en interne d’un outil de gestion des stocks, qu’on n’as pas encore mis en place. Malheureusement à La Réunion on a un problème de stabilité du WiFi qui est vraiment embêtant. C’est aussi ce qui fait qu’on ne met pas en place le rechargement en ligne pendant l’exploitation. Ce serait vraiment super pratique, on aurait plus du tout d’attente aux caisses !
Un dernier mot ? Un conseil pour tes confrères organisateurs ?
On est plusieurs à travailler sur la gestion des bars, et maintenant on a une personne en plus qui est notre interlocuteur Weezevent, qui centralise tout. C’est bien d’avoir une personne référente en interne, surtout quand on utilise toutes vos solutions. Elle gère aussi les réclamations en termes de billetterie, le remboursement du cashless, la saisie du back-office, etc.
