Vous organisez un événement ? Nous avons dressé la liste des différentes assurances événementielles que vous devez envisager pour vous protéger en cas d’incidents potentiels.
En tant qu’organisateur d’événements, vous devez prendre en compte de nombreux aspects et vous devrez probablement jongler avec de nombreuses tâches de manière simultanée. Qu’il s’agisse de déterminer la date et le lieu de l’événement ou la manière dont vous allez le promouvoir, il y a beaucoup de choses à planifier pendant la préparation de votre événement.
L’assurance événementielle est un des éléments à ne pas négliger ! Elle est modulable et permet de vous couvrir contre de nombreux risques qui peuvent survenir avant, pendant ou après l’événement, quel que soit le type d’événement que vous organisez.
1. La Responsabilité Civile Organisateur
L’assurance responsabilité civile est la principale forme d’assurance dont vous aurez besoin.
Elle vous protégera contre :
- Les blessures accidentelles, la maladie ou le décès d’un membre du public
- Les dommages ou perte de biens publics
L’assurance responsabilité civile est indispensable, surtout si vous embauchez des bénévoles ou du personnel pendant votre évènement. Qu’il s’agisse de trébucher sur des câbles électriques ou de briser des vitres, tout peut arriver. Des poursuites judiciaires pourraient être engagées contre votre organisation si un incident se produisait et que vous étiez jugé responsable. Si cela se produit sans assurance, vous pourriez avoir à payer une somme importante au demandeur ainsi que les frais de justice.
Que vous ayez un ou plusieurs membres du personnel (bénévole, à temps plein ou non) travaillant sur votre événement, qu’il soit rémunéré ou non, la responsabilité civile s’applique à tous. Avec l’assurance responsabilité civile organisateur, vous serez couvert pour votre responsabilité légale de payer les dommages et les dépenses liées aux frais des demandeurs qui ont été blessés.
2. La garantie dommages aux biens
Vous ne devez pas oublier d’assurer le matériel et les biens de votre événement, surtout quand ces derniers sont coûteux.
Vous pouvez trouver une assurance spécifiquement conçue pour le matériel dont vous êtes responsable lors de l’événement, à la fois sur le lieu de l’événement et lors de son transport.
Vous serez donc protégé pour les éléments suivants :
- Le matériel volé
- Les équipements perdus dans un incendie
- Les équipements endommagés accidentellement
Cela dit, vous devez toujours vérifier la documentation de la garantie qui vous a été envoyée afin de comprendre ce qui est couvert et ce qui ne l’est pas.
3. La garantie annulation ou report
Plusieurs facteurs peuvent vous obliger à annuler votre événement, notamment des conditions météorologiques défavorables, des problèmes d’accessibilité du lieu et encore l’annulation des artistes pour cause de maladies ou de blessures.
Une garantie annulation vous sera ainsi utile. Vous pouvez être couvert pour les éléments suivants :
- Les frais et dépenses irrécupérables
- Les dépenses supplémentaires pour minimiser les pertes financières liées à la réorganisation d’un événement ou à une menace d’annulation
- La perte de bénéfices ou de revenus
4. Combien coûte une assurance événementielle ?
Le coût de l’assurance événementielle dépend d’un certain nombre de facteurs, dont les suivants :
- Le nombre de personnes susceptibles d’assister à votre événement. En effet, plus il y a de personnes présentes, plus un incident est susceptible de se produire.
- Un événement impliquant des activités dangereuses peut coûter plus cher à assurer car le risque d’accident est plus élevé.
- Le niveau d’assurance requis. Si vous souhaitez des garanties supplémentaires (telles que la garantie annulation), cela augmentera le coût de votre assurance événementielle.
- La durée de l’événement. Un événement qui dure plusieurs jours coûtera plus cher à assurer qu’un événement unique.
Comme vous pouvez le comprendre, il est impossible d’estimer le prix d’une telle assurance car les possibilités sont très nombreuses et les événements très divers. Nous ne pouvons que vous suggérer de réaliser autant de devis que possible afin de pouvoir les comparer.
Malgré tous vos efforts, vous ne pourrez pas prévoir comment votre événement se déroulera et s’il y aura des imprévus. Vous devrez identifier les risques et dangers potentiels afin de vous préparer au pire.
5. L’assurance annulation de billets pour les participants
Côté public, il est possible de proposer une assurance annulation de billets lors de la réservation. Elle présente plusieurs avantages :
- rassurer les spectateurs et encourager la réservation anticipée,
- réduire la charge de gestion pour l’organisateur en cas d’imprévus,
- améliorer l’expérience client en offrant plus de souplesse.
De plus en plus utilisée dans les concerts et grands festivals, cette solution permet de limiter l’impact financier d’un désistement et renforce la satisfaction des participants.
6. Qui doit être assuré ?
Outre l’organisateur, plusieurs acteurs doivent être couverts :
- les prestataires et agences (technique, traiteur, sécurité, audiovisuel),
- les partenaires (stands sur un salon, marques présentes),
- les participants actifs (artistes, conférenciers, bénévoles),
- les locaux accueillant l’événement (vérifier si leur assurance habitation ou professionnelle couvre les dommages liés à la manifestation).
Une bonne coordination évite les zones grises et les litiges en cas de sinistre.
7. Souscription et gestion en cas de sinistre
Lors de la souscription, il est recommandé de passer par un courtier spécialisé en assurance événementielle : il saura analyser la nature de votre manifestation, identifier les risques spécifiques et négocier les meilleures conditions. En cas de sinistre :
- Sécurisez la zone et les personnes.
- Prévenez rapidement votre assureur (délais variables selon le contrat).
- Constituez un dossier avec photos, témoignages, factures et rapports d’incident.
Une réponse rapide et documentée facilite l’indemnisation.
8. Combien coûte une assurance événementielle ?
Le tarif dépend de plusieurs facteurs :
- le nombre de participants attendus,
- la durée de la manifestation,
- le type d’activité (plus risquée = prime plus élevée),
- le niveau de couverture choisi (simple RC, multirisque, annulation, etc.).
Chaque événement étant unique, le mieux est de comparer plusieurs devis pour adapter la couverture à vos besoins, que vous soyez une entreprise, une association ou un particulier.
Les bonnes questions à poser à son courtier
Avant de souscrire, demandez :
- Quels types de sinistres sont exclus du contrat ?
- Les bénévoles sont-ils bien couverts ?
- Les dommages causés aux biens confiés sont-ils inclus ?
- L’assurance couvre-t-elle un report pour cause de grève ou de retrait d’autorisation ?
- Quelles sont les modalités de déclaration et les délais de remboursement ?
L’assurance événementielle n’est pas une formalité administrative, mais une garantie de sérénité pour vous, vos partenaires et vos participants. Qu’il s’agisse d’un festival, d’un concert, d’un congrès ou d’une simple réception privée, la bonne couverture vous protège contre les imprévus et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : offrir une expérience réussie et sécurisée à votre public.
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