L’équipe Client Service accompagne tous les organisateurs pour la réussite de leurs événements

L’équipe Client Service accompagne tous les organisateurs pour la réussite de leurs événements

Le terme “service client” devient un euphé­misme lorsqu’il s’agit de décrire l’équipe en charge d’accompagner tous nos organi­sa­teurs d’événements. Contrai­rement à ce qui se fait dans de nombreuses struc­tures, le service client Weezevent n’a pas uniquement vocation à répondre aux questions classiques des organi­sa­teurs. En effet, nous tenons à apporter un véritable accom­pa­gnement à chaque organi­sateur, peu importe sa taille — de 1 à des centaines de milliers parti­ci­pants — ou son secteur d’activité. Que ce soit par téléphone ou par e‑mail, l’objectif est de fournir beaucoup plus de conseils aux organi­sa­teurs qu’une plate­forme de support classique ne le ferait.

Afin d’atteindre ce niveau de qualité, il est néces­saire que ce pôle soit au cœur de Weezevent. C’est pour cette raison que l’équipe Client Service n’est pas sous-traitée. Elle fait partie intégrante de nos équipes, avec tous les autres pôles — Produit, Tech, Compta­bilité, Opéra­tions, Marketing, Commercial, et Client Success. De cette manière, tous les pôles sont en contact direct, et le service client dispose ainsi de tous les éléments néces­saires pour accom­pagner effica­cement la réussite de chaque organi­sateur.

Sommaire

  1. À l’écoute de tous les organi­sa­teurs
  2. Un accom­pa­gnement dans la création de l’événement
  3. Une assis­tance technique pendant l’événement
  4. Un suivi après l’événement

1. À l’écoute de tous les organisateurs

Il arrive, et c’est bien compré­hen­sible, que des organi­sa­teurs contactent le service client Weezevent pour savoir si les fonction­na­lités de la solution Weezevent conviennent à leurs besoins. L’équipe Client Service est alors à leur écoute, afin de comprendre leurs projets d’événements. C’est une étape cruciale pour les guider vers les fonction­na­lités qui les satisfont, et qui feront de leurs événe­ments des réussites.

Une présen­tation person­na­lisée leur est alors envoyée afin qu’ils puissent prendre le temps de la consulter. Ils sont ensuite invités à recon­tacter le service client pour poser d’autres questions, ou pour passer à l’étape suivante : l’accompagnement dans la création de l’événement.

2. Un accompagnement dans la création de l’événement

Tout commence lorsqu’un organi­sateur ayant choisi notre solution décide pour la première fois d’appeler le service client. Pendant ce premier appel, il sera guidé dans la prise en main du back-office de la billet­terie. La première étape du conseiller Weezevent consiste à expliquer à l’organisateur — s’il en fait la demande — comment fonctionne notre solution, puis de le laisser avancer en autonomie. L’organisateur, suite à cet appel, créé son événement et utilise les diffé­rentes fonction­na­lités offertes par la solution. S’il a la moindre question, il peut à tout moment contacter le service client de nouveau, afin d’éclaircir certaines zones d’ombres.

La parti­cu­larité de Weezevent est qu’il s’agit d’une solution en self service, c’est-à-dire que l’organisateur est autonome avec la gestion de son événement. Cependant, Weezevent met un point d’honneur à l’accompagner en prenant le temps qu’il faut. Le conseiller cherche à comprendre ce que l’organisateur veut mettre en place lors de son événement. Cela lui sert à proposer les fonction­na­lités les plus adaptées à ses besoins. Le conseiller rassure également l’organisateur sur les éventuels défis qui l’attendent.

À taille humaine et dispo­nible pour aider les organi­sa­teurs à créer leurs billet­teries, mais aussi à mettre en place leurs évène­ments de manière plus globale, l’équipe Client Service est capable de trouver des solutions à un vaste éventail de problé­ma­tiques. Et cela va encore plus loin pour les organi­sa­teurs souscrivant à des options premium. Les conseillers du service client se chargent alors de tâches techniques, telles que la person­na­li­sation des billets ou du mini-site. Ce sont des opéra­tions qui néces­sitent un réel savoir-faire du fait de leur complexité, notamment des notions de program­mation web que n’ont pas tous les organi­sa­teurs d’événements.

3. Une assistance technique pendant l’événement

Pendant un événement, l’organisateur peut appeler Weezevent à tout moment si une urgence technique survient. Un service d’astreinte est mis en place et dispo­nible pour tout organi­sateur. Cependant, pour éviter un maximum d’imprévus, l’équipe Client Service conseille toujours aux organi­sa­teurs de l’appeler quelques jours avant l’événement. Ensemble, l’organisateur et le conseiller reprennent les grandes lignes des confi­gu­ra­tions des événe­ments et anticipent ainsi diverses contre­temps poten­tiels.

Si besoin, les organi­sa­teurs qui louent des terminaux de contrôle d’accès reçoivent une formation technique à distance. En plus de celle-ci, un guide de mise en route et d’utilisation en autonomie leur est envoyé. Ils ont ainsi toujours à porter de main un rappel des diffé­rentes manipu­la­tions à connaître pour utiliser le matériel de contrôle d’accès.

4. Un suivi après l’événement

L’accompagnement de Weezevent par le service client ne se limite pas à avant et pendant l’événement. En effet, une fois qu’il est terminé, les organi­sa­teurs peuvent contacter l’équipe Client Service afin d’être accom­pagné sur diffé­rentes procé­dures : télécharger ses documents comptable, extraire ses chiffres clés (ventes, scans de billets), etc. Même si ces infor­ma­tions sont acces­sibles à tout moment par les organi­sa­teurs depuis leur espace dédié, nous comprenons qu’un appel au service client est toujours rassurant.

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