L’équipe Client Service accompagne tous les organisateurs pour la réussite de leurs événements

L’équipe Client Service accompagne tous les organisateurs pour la réussite de leurs événements

Le terme “ser­vice client” devient un euphémisme lorsqu’il s’agit de décrire l’équipe en charge d’accompagner tous nos organ­isa­teurs d’événements. Con­traire­ment à ce qui se fait dans de nom­breuses struc­tures, le ser­vice client Weezevent n’a pas unique­ment voca­tion à répon­dre aux ques­tions clas­siques des organ­isa­teurs. En effet, nous tenons à apporter un véri­ta­ble accom­pa­g­ne­ment à chaque organ­isa­teur, peu importe sa taille — de 1 à des cen­taines de mil­liers par­tic­i­pants — ou son secteur d’activité. Que ce soit par télé­phone ou par e‑mail, l’objectif est de fournir beau­coup plus de con­seils aux organ­isa­teurs qu’une plate­forme de sup­port clas­sique ne le ferait.

Afin d’atteindre ce niveau de qual­ité, il est néces­saire que ce pôle soit au cœur de Weezevent. C’est pour cette rai­son que l’équipe Client Ser­vice n’est pas sous-traitée. Elle fait par­tie inté­grante de nos équipes, avec tous les autres pôles — Pro­duit, Tech, Compt­abil­ité, Opéra­tions, Mar­ket­ing, Com­mer­cial, et Client Suc­cess. De cette manière, tous les pôles sont en con­tact direct, et le ser­vice client dis­pose ain­si de tous les élé­ments néces­saires pour accom­pa­g­n­er effi­cace­ment la réus­site de chaque organ­isa­teur.

Som­maire

  1. À l’écoute de tous les organ­isa­teurs
  2. Un accom­pa­g­ne­ment dans la créa­tion de l’événement
  3. Une assis­tance tech­nique pen­dant l’événement
  4. Un suivi après l’événement

1. À l’écoute de tous les organisateurs

Il arrive, et c’est bien com­préhen­si­ble, que des organ­isa­teurs con­tactent le ser­vice client Weezevent pour savoir si les fonc­tion­nal­ités de la solu­tion Weezevent con­vi­en­nent à leurs besoins. L’équipe Client Ser­vice est alors à leur écoute, afin de com­pren­dre leurs pro­jets d’événements. C’est une étape cru­ciale pour les guider vers les fonc­tion­nal­ités qui les sat­is­font, et qui fer­ont de leurs événe­ments des réus­sites.

Une présen­ta­tion per­son­nal­isée leur est alors envoyée afin qu’ils puis­sent pren­dre le temps de la con­sul­ter. Ils sont ensuite invités à recon­tac­ter le ser­vice client pour pos­er d’autres ques­tions, ou pour pass­er à l’étape suiv­ante : l’accompagnement dans la créa­tion de l’événement.

2. Un accompagnement dans la création de l’événement

Tout com­mence lorsqu’un organ­isa­teur ayant choisi notre solu­tion décide pour la pre­mière fois d’appeler le ser­vice client. Pen­dant ce pre­mier appel, il sera guidé dans la prise en main du back-office de la bil­let­terie. La pre­mière étape du con­seiller Weezevent con­siste à expli­quer à l’organisateur — s’il en fait la demande — com­ment fonc­tionne notre solu­tion, puis de le laiss­er avancer en autonomie. L’organisateur, suite à cet appel, créé son événe­ment et utilise les dif­férentes fonc­tion­nal­ités offertes par la solu­tion. S’il a la moin­dre ques­tion, il peut à tout moment con­tac­ter le ser­vice client de nou­veau, afin d’éclaircir cer­taines zones d’ombres.

La par­tic­u­lar­ité de Weezevent est qu’il s’agit d’une solu­tion en self ser­vice, c’est-à-dire que l’organisateur est autonome avec la ges­tion de son événe­ment. Cepen­dant, Weezevent met un point d’honneur à l’accompagner en prenant le temps qu’il faut. Le con­seiller cherche à com­pren­dre ce que l’organisateur veut met­tre en place lors de son événe­ment. Cela lui sert à pro­pos­er les fonc­tion­nal­ités les plus adap­tées à ses besoins. Le con­seiller ras­sure égale­ment l’organisateur sur les éventuels défis qui l’attendent.

À taille humaine et disponible pour aider les organ­isa­teurs à créer leurs bil­let­ter­ies, mais aus­si à met­tre en place leurs évène­ments de manière plus glob­ale, l’équipe Client Ser­vice est capa­ble de trou­ver des solu­tions à un vaste éven­tail de prob­lé­ma­tiques. Et cela va encore plus loin pour les organ­isa­teurs souscrivant à des options pre­mi­um. Les con­seillers du ser­vice client se char­gent alors de tâch­es tech­niques, telles que la per­son­nal­i­sa­tion des bil­lets ou du mini-site. Ce sont des opéra­tions qui néces­si­tent un réel savoir-faire du fait de leur com­plex­ité, notam­ment des notions de pro­gram­ma­tion web que n’ont pas tous les organ­isa­teurs d’événements.

3. Une assistance technique pendant l’événement

Pen­dant un événe­ment, l’organisateur peut appel­er Weezevent à tout moment si une urgence tech­nique survient. Un ser­vice d’astreinte est mis en place et disponible pour tout organ­isa­teur. Cepen­dant, pour éviter un max­i­mum d’imprévus, l’équipe Client Ser­vice con­seille tou­jours aux organ­isa­teurs de l’appeler quelques jours avant l’événement. Ensem­ble, l’organisateur et le con­seiller repren­nent les grandes lignes des con­fig­u­ra­tions des événe­ments et anticipent ain­si divers­es con­tretemps poten­tiels.

Si besoin, les organ­isa­teurs qui louent des ter­minaux de con­trôle d’accès reçoivent une for­ma­tion tech­nique à dis­tance. En plus de celle-ci, un guide de mise en route et d’utilisation en autonomie leur est envoyé. Ils ont ain­si tou­jours à porter de main un rap­pel des dif­férentes manip­u­la­tions à con­naître pour utilis­er le matériel de con­trôle d’accès.

4. Un suivi après l’événement

L’accompagnement de Weezevent par le ser­vice client ne se lim­ite pas à avant et pen­dant l’événement. En effet, une fois qu’il est ter­miné, les organ­isa­teurs peu­vent con­tac­ter l’équipe Client Ser­vice afin d’être accom­pa­g­né sur dif­férentes procé­dures : télécharg­er ses doc­u­ments compt­able, extraire ses chiffres clés (ventes, scans de bil­lets), etc. Même si ces infor­ma­tions sont acces­si­bles à tout moment par les organ­isa­teurs depuis leur espace dédié, nous com­prenons qu’un appel au ser­vice client est tou­jours ras­sur­ant.

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