La tombola est un excellent moyen, simple à organiser, de rassembler des fonds pour une association. En outre, il s’agit d’un événement efficace pour faire connaître votre organisation et la cause que vous soutenez. Une tombola permet de créer un moment convivial pour vos collaborateurs. Vous pouvez en organiser une lors d’occasions particulières, comme Noël par exemple.
Vous envisagez d’organiser une tombola mais vous ne savez pas par où commencer ? Voici tout ce qu’il faut savoir pour faire de votre événement un moment réussi.
Sommaire
1. Comment fonctionne une tombola ?
Il s’agit tout bonnement d’un jeu de hasard par tirage au sort qui nécessite l’achat d’au moins un ticket pour pouvoir y participer et qui permet de gagner des lots uniquement en nature. Les tombolas peuvent être organisées pour divers événements (associatif, tournoi de football, événement scolaire, anniversaire d’entreprise…).
Les conditions sont exactement les mêmes que celles d’une loterie, c’est-à-dire :
- Tout le monde est invité à participer à cet événement car il est ouvert au grand public,
- Les participants doivent acheter des tickets pour pouvoir y participer,
- Les gagnants sont déterminés de manière aléatoire et le tirage au sort est effectué avec ou sans huissier.
Enfin et contrairement à la loterie, vous ne pouvez pas choisir vos propres numéros, un ticket pré imprimé vous est donné de manière aléatoire et un gagnant est toujours désigné à l’issue de la tombola.
2. Fixez des objectifs précis pour la tombola
Comme pour tout événement, même s’il s’agit d’un événement à but non lucratif, il est essentiel de se fixer des objectifs.
Fixez des délais, des objectifs de participation et, surtout, un objectif budgétaire (la somme d’argent que vous souhaitez récolter grâce à la tombola). De même, définissez à l’avance le nombre de personnes nécessaire à mobiliser pour l’accueil, la remise des lots, la gestion des stands etc.
En outre, le fait de connaître vos objectifs financiers à l’avance vous aidera à répartir les fonds reçus, que vous devez fournir dans votre demande d’autorisation.
3. Définissez les lots des gagnants pour votre tombola
Un autre élément essentiel est de trouver un équilibre entre le coût global des lots et l’objectif de collecte de fonds une fois la tombola organisée.
Il est généralement conseillé de créer diverses catégories de lots selon des montants en euro prédéterminés comme des :
- Lots de moins de 25€
- Lots de moins de 50€
- Lots supérieurs à 100€
- Lot unique pour un seul gagnant au-delà de 200€
- Etc.
Le coût total des lots ne doit en général pas dépasser 25% des ressources visées afin de respecter votre budget. L’objectif final d’une tombola demeure de récolter des fonds pour votre association.
4. Fixez le prix de vos billets
Vous êtes libre de décider du prix de vos tickets de tombola, tout comme vous le feriez pour l’entrée d’un autre événement (salon, foire, conférence…).
Comme nous l’avons dit précédemment, le coût de vos tickets de tombola doit être déterminé par deux facteurs :
- Vos objectifs, en particulier votre objectif de collecte de fonds
- Le coût total des lots pour les participants
Lorsque vous fixez le prix de vos billets de loterie, gardez à l’esprit qu’il s’agit d’un événement abordable et ouvert à tous. Le prix des tickets de tombola doit rester, de manière générale, de quelques euros.
5. Créez une liste de suggestions et décidez des lots de votre tombola
Vous manquez d’idées pour les lots à faire gagner aux participants ? Voici quelques idées :
- Des cartes cadeaux (Fnac, Décathlon, Smartbox, Boulanger…)
- Des appareils électroniques (raclette, grille-pain, télé…)
- Des billets pour un parc à thème ou un bon pour un dîner au restaurant
- Des places pour des concerts dans votre ville ou région
- Des paniers gourmands (vins, saucissons, confiseries…)
- Des ustensiles de ménage
- Un voyage ou un week-end si le budget le permet
N’oubliez pas que vous pouvez aussi faire appel à des sponsors afin d’accroître votre budget ou qu’ils vous offrent directement des lots.
6. Inscription et vente des billets
En plus des ventes physiques, la vente de billets en ligne pour votre tombola est un élément indispensable si vous souhaitez accroître la participation à celle-ci.
Nous vous conseillons vivement de développer une page d’événement pour votre tombola, sur les réseaux sociaux ou sur le site de votre organisation. Vous pouvez également y intégrer une solution d’inscription en ligne, qui vous permettra de savoir combien de participants sont attendus à votre événement.
Weezevent offre des options rapides et faciles à mettre en place pour organiser une tombola, notamment l’inscription en ligne ou la gestion des participants avec notre solution CRM.
