Organiser son séminaire en 8 étapes !

Organiser son séminaire en 8 étapes !

Le séminaire est un événement profes­sionnel parti­culier qui a des principes d’organisation bien à lui. Il a pour but de former et d’informer les parti­ci­pants sur un domaine ou un sujet précis. Malgré les parti­cu­la­rités qu’un tel événement peut avoir, son organi­sation n’est pas si difficile à réaliser si on possède les bons outils !

Tout est une question de plani­fi­cation et de prévision. Si vous ne savez pas par quoi commencer pour faire de votre séminaire un moment parfait pour tout le monde, ces quelques étapes vous montreront la voie à suivre.

1 – Connaître les objectifs à atteindre

Définir les objectifs du séminaire est la première étape et l’une des plus impor­tantes. Vous devez pouvoir répondre de façon claire à la question : pourquoi est-ce que nous organisons ce séminaire ?

Après avoir répondu à cette question, vous devez savoir ce que vous attendez préci­sément au terme de l’événement. C’est en fonction de ces éléments que vous élabo­rerez un plan d’action concret. Définir préala­blement les objectifs de l’événement vous permettra donc de savoir exactement quel type de séminaire organiser, et donc de réussir l’organisation de celui-ci. Certains séminaires auront par exemple pour objectif principal de ressouder les liens du personnel, d’autres de former les nouveaux venus, ou encore de commu­niquer sur l’augmentation des bénéfices de l’organisation, etc. D’un objectif principal découlent plusieurs objectifs secon­daires qu’il ne vous reste plus qu’à classifier afin de mieux les gérer les uns après les autres.

2 – Définir les participants

Plusieurs acteurs diffé­rents sont à prendre en compte lorsque vous organisez ce type d’événement. En premier lieu vous devrez déter­miner la cible que vous visez. Cette étape sera un point essentiel dans la plani­fi­cation de l’événement. La cible principale est l’ensemble des personnes direc­tement concernées et affectées par le thème principal du séminaire. Néanmoins, lorsqu’on parle de parti­ci­pants dans ce cas précis, ils ne se limitent pas uniquement à ceux qui assis­teront au séminaire, mais s’étendent jusqu’aux inter­ve­nants.

Après avoir déterminé préci­sément l’information à véhiculer, il est temps de trouver les personnes qui parta­geront ces infor­ma­tions. Il est souvent conseillé de ne choisir qu’un seul inter­venant pour s’assurer d’une fluidité et d’une suite logique dans la façon de présenter les idées. Mais si c’est impos­sible, n’hésitez pas à faire inter­venir plus de personnes.

3 – Faire des prévisions budgétaires

Le fond du plan d’organisation a été défini, il est maintenant temps de connaître de quelle façon seront employées les ressources dispo­nibles. C’est là qu’interviennent les prévi­sions budgé­taires. Le budget est établi sur la base des deux premiers points et de diverses contraintes finan­cières. Après avoir catégorisé les objectifs, il faudra déter­miner l’ensemble des moyens néces­saires pour atteindre ces objectifs. Chaque moyen néces­sitera l’emploi de ressources finan­cières. Il faudra donc s’assurer que l’ensemble des dépenses prévues ne soit pas supérieur aux revenus qui y ont été alloués. Le dernier conseil concernant le budget est de toujours prévoir une marge d’erreur en cas d’imprévus.

4 – Choisir la bonne date

Le moment est venu de fixer la date parfaite pour organiser votre séminaire. Les diffé­rentes options de date doivent être minutieu­sement étudiées, pour éviter que les invités soient indis­po­nibles. Il faudra donc choisir une date à laquelle la majorité des parti­ci­pants sera libre. Évitez les périodes pendant lesquelles il y a de grandes chances que votre cible soit en vacances, les périodes de ponts et les jours de célébration nationale. Avant de fixer une date définitive, il est donc important de s’assurer auprès des parti­ci­pants de leur dispo­ni­bilité.

5 – Trouver le lieu adéquat

Le lieu d’organisation d’un événement est choisi sur la base de plusieurs critères. Le premier est la capacité. La capacité ici désigne le nombre de personnes que peut contenir la pièce, en laissant celle-ci aérée et peu encombrée. Ensuite, le deuxième critère à étudier est la locali­sation. Si vous organisez un séminaire pour les membres de votre entre­prise, il n’est pas néces­saire de choisir la salle la plus reculée de la ville, même si vous cherchez à être original, surtout lorsque ce sont les invités qui paient leurs propres frais de transport. Il doit également être facile d’accéder au lieu du séminaire sans avoir à le chercher pendant des heures. Lorsqu’un lieu vous semble adéquat, une visite s’impose. Ce ne sont pas quelques photos ou quelques brochures qui vous montreront l’état réel des lieux à ce moment-là. Mieux vaut être prévoyant.

6 – Utiliser une solution d’inscription en ligne

Utiliser une solution d’inscription en ligne vous permettra d’alléger votre charge de travail. Elle vous permettra d’enregistrer plus facilement les inscrip­tions au séminaire, et même de vendre vos billets en ligne. L’importance d’une telle solution est primor­diale dans la réussite de l’organisation de votre séminaire. C’est pourquoi vous devez vous assurer que la solution d’inscription en ligne pour laquelle vous optez est facile d’usage, rapide à mettre en place, et assortie de nombreuses fonction­nalités vous permettant de mieux gérer vos inscrip­tions.

7 – Organiser les activités

Lorsque vous organisez un séminaire, pensez toujours à organiser chrono­lo­gi­quement les activités qui s’y dérou­leront. Une plani­fi­cation précise doit être élaborée des jours ou des semaines à l’avance.

Pour vous assurer de la bonne exécution du plan prévu, vous devrez effectuer quelques répéti­tions et toutes les vérifi­ca­tions néces­saires avant de vous lancer direc­tement dans l’événement même. Vous devrez aussi prévoir les heures de pause et de restau­ration, en incluant pour l’ensemble des activités une marge d’erreur pour éviter d’être pris au dépourvu.

8 – Se fixer pour la communication pour maître-mot

La commu­ni­cation déter­minera l’image et la portée de votre évènement. Plus l’évènement est grand, plus la commu­ni­cation doit être accrue. Vous devez relancer les parti­ci­pants (votre solution d’inscription en ligne peut vous permettre de le faire automa­ti­quement) au moins une fois avant que le séminaire ait lieu. Une relance doit absolument être faite avant la dernière semaine précédant la tenue du séminaire ; c’est cette relance qui vous permettra d’avoir une meilleure estimation du nombre de parti­ci­pants (à travers les réponses recueillies), en plus de rappeler aux parti­ci­pants la tenue prochaine de l’événement.

Vous pouvez commu­niquer via votre mini-site ou votre site Web, mais aussi via les réseaux sociaux (Facebook,Instagram, Twitter, Snapchat, etc.). Néanmoins, votre travail de commu­ni­cation ne s’arrête pas là. En effet, après le séminaire, il sera primordial d’envoyer un compte-rendu du séminaire (le cas échéant) ainsi que des emails de remer­cie­ments aux parti­ci­pants, et même d’en profiter pour recueillir les avis et les impres­sions de ceux-ci.

Vous avez maintenant les conseils phares pour organiser un séminaire réussi. Planifiez, prévoyez, et ayez toujours à vos côtés une bonne solution de gestion d’événement, afin de faciliter davantage vos tâches, mais aussi celle des parti­ci­pants.

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