Pour organiser un événement sportif, il est important de disposer d’un plan stratégique clair et détaillé qui sert de feuille de route. Nous vous guidons pas à pas dans sa création complète pour mener à bien un événement sportif réussi.
Sommaire
1. Pourquoi organisez-vous un événement sportif ?
La première chose que vous devez savoir lorsque vous organisez votre événement sportif, c’est pourquoi et dans quel but vous le faites. Quels sont vos objectifs ?
Selon l’événement, ces objectifs peuvent être très différents, par exemple :
- Pour les événements de compétition professionnelle, les objectifs peuvent être d’une part liés aux athlètes eux-mêmes et à ce qu’ils peuvent réaliser lors de votre événement, et d’autre part liés au public, qui peut profiter d’un spectacle sportif mémorable.
- Pour certains événements sportifs, vous vous intéresserez à la répercussion que votre événement aura sur la société, notamment l’impact qu’il aura sur l’acquisition d’habitudes sportives saines par la population.
- Vous pouvez avoir d’autres objectifs, sans rapport avec le sport lui-même, comme des objectifs touristiques pour la ville dans laquelle se déroule l’événement.
2. Quelle typologie d’événement sportif organiser ?
Sans perdre de vue le point précédent, définissez quel type d’événement sportif vous allez organiser pour atteindre les objectifs fixés.
a) Identité de votre événement
Commencez à façonner l’identité de votre événement : comment s’appellera-t-il, quelle image de marque aura-t-il, à quoi ressemblera le logo, y aura-t-il une mascotte pour l’événement ? Il se peut que des changements interviennent au fur et à mesure de la construction de votre plan stratégique, mais le fait de soulever ces questions dès le départ rendra votre événement plus tangible.
b) Nature de votre événement
Votre événement sportif est-il une compétition, un événement récréatif ou promotionnel, et quelle est l’importance de l’aspect divertissant ? Les décisions que vous prendrez par la suite doivent être en parfaite adéquation avec la nature de votre événement. Organiser une retraite de yoga n’est pas la même chose qu’organiser un marathon ou un tournoi de e-sport.
c) Type d’événement
Plus concrètement, établissez le type d’événement que vous allez organiser en fonction de différents critères :
- Récurrence et durée : S’agit-il d’un événement ponctuel, ou cyclique, d’une seule journée, d’un seul match ou d’une seule masterclass, ou d’un tournoi organisé sur 6 mois ?
- Sports et disciplines : S’agit-il d’une manifestation multisports ou d’un seul type de sport ? Quel(s) sport(s) seront pratiqués lors de votre manifestation ? S’il existe différentes disciplines dans le sport que vous avez choisi, seront-elles toutes incluses dans votre manifestation ?
3. Où se déroulera votre événement sportif ?
Le lieu de votre événement sportif doit être en accord avec l’événement défini dans les points précédents, ceux-ci serviront donc de ligne directrice pour déterminer les caractéristiques que l’espace choisi doit comporter.
Les installations doivent pouvoir accueillir confortablement toutes les personnes présentes, les participants et le public. Si votre événement est un tournoi sur la plage, il n’y a pas beaucoup de doute sur le type d’espace dont vous avez besoin, mais même ainsi, vous devrez choisir la bonne plage en termes d’espace, de nombre de participants, de facilités d’organisation avec la mairie correspondante, d’accessibilité en transports en commun ou en voiture, d’infrastructures disponibles dans les environs etc.
Si votre événement se déroule sur un parcours, comme dans le cas du cyclisme, vous devrez vérifier quel est le meilleur itinéraire, choisir les points de départ et d’arrivée et tenir compte du fait que vous devrez installer des éléments mobiles.
Vous envisagez d’organiser un événement ou un cours de sport en ligne ? La recherche de l’espace idéal est tout de même importante. Recherchez un espace agréable, sans bruit et avec un bon éclairage.
4. À quelle date votre événement sportif aura-t-il lieu ?
Choisir la meilleure date pour votre événement sportif n’est pas toujours facile.
Encore une fois, pour ce faire, vous devrez prendre en compte tous les points précédemment mentionnés. Il existe des sports qui ont besoin de certaines conditions météorologiques pour avoir lieu et dont les événements sont concentrés à une certaine période de l’année. Essayez d’éviter que votre événement coïncide avec un autre événement très similaire ou à destination du même public.
5. Pour qui organisez-vous votre événement sportif ?
À ce stade, faites le point sur toutes les personnes susceptibles d’être intéressées par votre événement.
Il est important de prendre le temps de lister tous les profils des participants potentiels pour créer un événement sportif adapté à tous.
a) Clients internes
Par clients internes, nous entendons les participants de votre propre organisation.
Il se peut que vous organisiez un événement sportif pour une autre entité, comme une mairie, une association ou un club sportif.
b) Clientes externes : les participants
Les premiers clients externes sont les athlètes eux-mêmes. Peu importe que votre événement s’adresse à des professionnels ou à des amateurs, ou qu’il s’agisse d’une compétition ou d’un événement récréatif. Les sportifs sont le cœur de votre événement, et sans eux, l’événement n’existerait pas.
c) Clients externes : les spectateurs
Comme clients externes, vous devez également prendre en compte les spectateurs et la meilleure manière de les accueillir. Si vous organisez un événement sportif à huis clos ou sans vocation à être vu, vous pouvez ignorer ce sujet.
d) Autres clients
Si votre événement a une certaine ampleur, il est très probable que vous accueilliez d’autres types de clients, des personnes ou des entités ayant un pouvoir de négociation et de forts intérêts dans votre événement. Par exemple, des acheteurs de droits de diffusion et d’information, de droits à l’image, des fournisseurs et des sponsors.
6. Qui organise l’événement sportif ?
Planifiez méticuleusement les ressources humaines dont vous aurez besoin pour organiser votre événement sportif. Constituez une équipe bien définie et organisée, aussi bien pendant l’organisation en amont que pour le jour J.
a) Équipe organisatrice
Créez un organigramme et répartissez les tâches, en déléguant tout en gardant le contrôle global de l’organisation. Un diagramme de Gantt et un logiciel de gestion de projet peuvent vous aider.
Voici quelques-uns des principaux domaines que votre équipe d’organisation devra couvrir :
- Comité exécutif
- Équipe technique
- Inscription des athlètes et vente de billets
- Opérations
- Service client
- Marketing, communication et partenariats
- Juridique et comptable
- Ressources Humaines
b) Autres ressources humaines
Le jour de l’événement, en fonction de son ampleur, il est probable que votre équipe organisatrice ne soit pas suffisante pour mener à bien toutes les tâches à traîter. Nous vous recommandons de faire appel à des prestataires et des bénévoles. Voici quelques exemples des principales missions à couvrir :
- Installation et Montage
- Contrôle d’accès
- Point d’information
- Sécurité
- Nourriture et boissons
- Arbitres et personnel (pour enregistrer les scores, etc.)
- Encadrement (par exemples, sur les points de ravitaillement dans le cadre de courses)
- Parking
- Démontage et nettoyage
7. Comment organiser votre événement sportif ?
Maintenant que l’événement est bien défini et que l’équipe est prête, il vous faut passer à l’action pour organiser votre événement sportif.
a) Réglementation, permis et sécurité
Avant d’aller de l’avant avec l’organisation de votre événement, il y a des éléments que vous devez connaître et respecter. Sinon, vous risquez de devoir revenir en arrière, ce qui vous fera perdre du temps et de l’argent.
De quelles autorisations avez-vous besoin pour organiser votre événement ? La situation ne sera pas la même pour un petit événement dans un espace fermé que pour un grand événement où les rues doivent être barrées. Ces autorisations sont étroitement liées à la sécurité de votre événement ; les autorités compétentes vous demanderont également de vous conformer à certaines exigences en matière de sécurité. En plus de ces mesures, vous devrez également souscrire une assurance pour vous protéger en tant qu’organisateur.
Veuillez noter que les permis nécessaires peuvent également inclure des permis de vente d’alcool, le cas échéant.
En ce qui concerne la réglementation, et en fonction de la taille et du type d’événement que vous organisez, vous devrez tenir compte des textes juridiques spécifiques à la réglementation sportive.
b) Structure de l’événement et caractéristiques
Quelle sera la structure et le programme de votre événement sportif ? Déterminez l’organisation interne de l’événement, avec les jours, les horaires, le format… Il est également important que vous établissiez, s’il s’agit d’une compétition, comment les groupes seront créés, les tours et les éliminations, la manière de compter les scores, etc. Pour cela, vous pouvez vous inspirer de la structure d’autres événements sportifs auxquels votre public est habitué.
Lorsque vous établissez cette structure, accordez une attention particulière aux moments clés tels que l’ouverture, la clôture et la remise des prix. Ces éléments sont de petits événements en soi, vous devrez donc les planifier en détail.
c) Inscription et gestion des ventes
La gestion des inscriptions des participants et de leurs équipes, ainsi que la vente de billets pour les spectateurs, est l’un des principaux aspects que vous devrez gérer lors de l’organisation d’un événement sportif.
Un système de billetterie et d’inscription en ligne vous facilitera grandement la tâche. Non seulement il vous permettra de gérer les paiements en ligne de manière pratique pour l’organisation et les participants, mais il vous sera également très utile pour collecter des informations.
Vous avez besoin que les participants vous envoient un certificat médical d’aptitude à participer à votre événement ? Vous avez peut-être besoin de leur carte de fédération ? Vous pouvez demander ces documents, ainsi que poser des questions utiles via un formulaire d’inscription intégré à votre plateforme de billetterie et d’inscription.
D’autre part, vous recueillerez également leurs e-mails, ce qui vous permettra de leur envoyer facilement des communications importantes sur l’événement lui-même (horaires, règles, classements, etc.) ainsi que sur les prochains événements que vous organisez. Utiliser un outil d’emailing et de CRM connecté à la vente de billets vous facilitera grandement la tâche.
d) Gestion des foules et contrôle d’accès
Si vous attendez un grand nombre de participants à votre événement, qu’il s’agisse de spectateurs ou de participants, vous devez être bien préparé à gérer de grands mouvements de foules. C’est l’un des principaux points d’attention à prendre en compte en termes de sécurité.
Commencez par une analyse approfondie du lieu où se déroulera votre événement sportif et créez un plan d’accès. Si possible, divisez le site en secteurs avec des points d’accès et de sortie distincts pour assurer une circulation plus fluide. Pensez également à la manière de gérer l’accès pour les personnes à mobilité réduite.
Séparez les zones dédiées aux supporters de chaque équipe, surtout si la relation entre les deux est potentiellement conflictuelle.
Formez correctement votre équipe de contrôle d’accès et de sécurité. Un système de contrôle d’accès avec des dispositifs de lecture de codes à barres ou de codes QR garantira un flux d’accès fluide. Veillez à ce que chacun ait une vision claire de ses tâches. Élaborez ensemble un plan d’évacuation et, si nécessaire, demandez l’aide des forces de police.
L’éclairage est une autre question clé, avant, pendant et après l’événement, dans et autour du site. Assurez-vous que les aires de stationnement soient bien éclairées, ainsi que l’intérieur de la salle, afin que vous puissiez voir tout ce qui s’y passe sans difficulté.
Après l’événement, ne baissez pas la garde. Informez les participants des sorties et, si nécessaire, faites appel à la police pour vous aider à disperser les participants une fois à l’extérieur de la salle.
e) Gestion des paiements sur place
Pour les grands événements, la gestion des paiements pour la nourriture, les boissons et le merchandising lors de l’événement sportif peut être un casse-tête. Les stades de sport peuvent opter pour un système de paiement cashless afin que les supporters paient leurs boissons dans le stade avec une carte préchargée, évitant ainsi les files d’attente, notamment à la mi-temps.
Pour les structures non permanentes, le cashless est également une solution efficace, qui plaira aux visiteurs, en réduisant les files d’attente, et aux organisateurs, en leur simplifiant la vie et en augmentant même leurs revenus.
8. Quelles ressources pour organiser votre événement sportif ?
Pour organiser l’événement que vous avez déjà défini, vous aurez besoin de ressources. Avec quelles ressources allez-vous organiser votre événement sportif ?
a) Le budget
Parallèlement à votre plan stratégique, vous devez établir un budget pour votre événement. Ces deux documents, ensemble, seront votre guide tout au long de l’organisation, vous devez donc les préparer minutieusement. Lorsque vous établissez le budget, incluez les coûts approximatifs de tous les éléments de votre événement, ainsi que la somme dont vous disposez et les sources d’argent dont vous aurez besoin. Les ventes de billets et d’inscriptions sont l’une des principales sources de revenus d’un événement sportif, c’est pourquoi il est si important de les gérer correctement.
b) Les sponsors
Les sponsors sont un élément clé de votre événement sportif car ils vous aideront à le financer, que ce soit par des contributions financières ou en nature.
Il n’est pas difficile d’obtenir des sponsors pour un événement sportif, encore plus si votre événement touche un grand nombre de personnes.
Pour organiser votre événement sportif, Weezevent vous propose des solutions simples et efficaces pour la vente des billets et l’inscription en ligne, le contrôle d’accès, la gestion des paiements sur place grâce à des systèmes de paiement cashless et la communication avec votre public grâce à un outil d’e-mailing et de CRM.
