Organiser un événement sans dépenser beaucoup d’argent n’est pas une tâche facile, mais n’est pas non plus impossible. Vous n’êtes pas dans l’obligation d’organiser un événement à faible valeur ajoutée si vous savez comment vous organiser et tirer le meilleur parti des ressources dont vous disposez. Dans cet article, nous vous dévoilons toutes les astuces qui vous aideront à réaliser un événement réussi avec un budget réduit.
Sommaire
1. Planifier
Lorsqu’il s’agit d’organiser un événement, avec ou sans argent à votre disposition, il est essentiel de planifier correctement. Le montant que vous allez dépenser dépend en grande partie de ce point essentiel. Les démarches qui vous permettront d’organiser votre événement sans mettre de l’argent de votre poche ne sont pas possibles si vous n’êtes pas au clair sur l’objectif de votre événement et le budget nécessaire pour le réaliser.
a) L’objectif
Un événement sans objectifs clairs est comme un bateau à la dérive. Pourquoi organisez-vous cet événement ? Organiser un événement pour promouvoir une marque n’est pas la même chose qu’organiser un événement culturel. Définir des objectifs vous indiquera la voie à suivre et vous aidera à discerner ce qui est nécessaire de ce qui est superflu.
b) Le budget
Le fait de ne pas avoir d’argent à dépenser pour l’événement ne signifie pas que vous n’avez pas besoin d’établir un budget. De fait, plus le budget dont vous disposez est limité, plus il est important de consacrer du temps et de l’énergie à cette étape cruciale. Vous ne savez pas par où commencer ? Dans cet autre article, nous expliquons les règles de base de la budgétisation de votre événement.
Pour garder le contrôle, n’oubliez pas de toujours avoir un plan B et de prévoir une marge pour les éventuelles variations de coûts et les imprévus. La prudence est la clé pour organiser un événement sans trop dépenser !
Lorsque vous estimez les coûts, choisissez judicieusement vos fournisseurs. Demandez un devis à au moins trois fournisseurs différents avant de vous décider, et prenez le temps d’analyser les services proposés. Associez-vous à des fournisseurs en qui vous avez confiance et n’oubliez pas que, parfois, le bon marché peut coûter cher.
2. Créer des partenariats
Même si votre organisation n’a pas de budget à consacrer à l’événement que vous souhaitez organiser, d’autres entreprises peuvent être intéressées par un investissement financier dans votre événement, ou par une participation matérielle, si vous leur proposez quelque chose d’intéressant en retour. Le plus important pour trouver ce type de partenariat est d’être cohérent, de rechercher des intérêts communs – si votre événement s’adresse à un public jeune, ne frappez pas à la porte d’une entreprise qui vend des produits contre la chute des cheveux, par exemple -, d’être généreux et de chercher une relation gagnant-gagnant.
a) Trouver des sponsors et partenaires
Si vous avez correctement préparé votre budget, vous avez déjà une idée claire de vos besoins. Partez de là pour rechercher des entreprises qui offrent les services dont vous avez besoin et qui, en même temps, s’intéressent à votre événement. Pour trouver de tels partenariats, vous devez savoir très clairement qui est votre public et quelles sont les valeurs de votre événement. Ils seront votre boussole lorsqu’il s’agira de trouver des partenaires et des sponsors ayant des intérêts similaires.
Réfléchissez bien à ce que vous pouvez leur offrir en échange. N’oubliez pas que dans ce contexte, vous recherchez des relations gagnant-gagnant et non une aide désintéressée (il y a aussi de la place pour cela, mais ce sera beaucoup plus compliqué si vous n’êtes pas une association à but non lucratif). Vous pouvez proposer des activations de marque de toutes sortes, une visibilité sur différents supports : site web, affiches, billetterie, newsletters…
Créez un dossier de sponsoring, avec différents niveaux et prix, pour présenter une offre claire à vos sponsors potentiels. Adaptez-le si vous détectez des opportunités spécifiques avec un sponsor potentiel en particulier, notamment s’il peut vous offrir un service dont vous avez grandement besoin.
b) Faire appel à des volontaires et stagiaires
Lors d’un événement, il y a toujours des milliers de tâches à accomplir, des choses à superviser… Pendant la période de planification et d’organisation, l’équipe nécessaire est plus petite, mais sur le terrain, toutes les mains sont les bienvenues. Afin de limiter votre budget pendant l’événement et ne pas engager de grosses dépenses, vous pouvez faire appel à des bénévoles, ou des étudiants en organisation d’événements qui souhaitent réaliser un stage. Il est également judicieux de s’appuyer sur ces derniers pendant la période de planification et d’organisation.
Dans les deux cas, gardez à l’esprit qu’ils sont là pour donner un coup de main et ne doivent pas assurer de postes à responsabilités. Les stagiaires sont également à vos côtés pour apprendre, vous devrez donc les accompagner. N’oubliez pas de leur offrir quelque chose en échange de leur aide, généralement quelque chose en rapport avec l’expérience qu’ils peuvent vivre lors de votre événement.
c) Obtenir des conférenciers ou spectacles gratuitement
Le cachet des artistes ou des orateurs est l’un des éléments qui, en fonction de votre événement, peut représenter un coût important.
Pour réduire ou éliminer ce poste, vous pouvez rechercher des personnes dans votre région qui pourraient être intéressées par une animation lors de votre événement pour se promouvoir, pour essayer un nouveau spectacle ou, si vous organisez une conférence, qui ont un intérêt particulier à communiquer leur message à votre public.
3. Augmenter vos revenus
Ce n’est pas parce que vous n’avez pas d’argent à consacrer à votre événement que vous ne pouvez pas obtenir des financements et dégager des bénéfices. Il existe différentes façons d’augmenter les revenus d’un événement, selon le type de celui que vous organisez, l’un ou l’autre sera mieux adapté à votre situation. Nous avons déjà mentionné comment obtenir des fonds par le biais de sponsors et voici deux autres moyens que vous devriez envisager :
a) Donations
Si vous êtes une association à but non lucratif ou si vous organisez un événement caritatif, il ne vous sera pas difficile de lancer une campagne de dons afin de collecter des fonds pour votre événement. Cette collecte est particulièrement précieuse en termes de trésorerie, car vous pourrez compter sur elle pour les premiers paiements que vous devrez effectuer pendant l’organisation de votre événement.
Vous pouvez également solliciter des dons par le biais de votre événement pour une cause non liée à l’événement. Dans ce cas, votre événement servira de haut-parleur pour la cause et de moyen de recueillir des dons. Ce type d’action peut indirectement vous aider à obtenir des fonds pour votre événement si vos sponsors ou collaborateurs potentiels sont sensibles à la cause que vous soutenez et souhaitent y associer leur image de marque.
b) Ventes de billets
Si votre événement est payant, la vente de billets sera l’une de vos principales sources de revenus. Pour en tirer le meilleur parti et créer votre billetterie en ligne sans dépenser d’argent, tenez compte de ces quelques clés :
- fixez un prix adéquat pour vos billets et travaillez sur la progressivité des prix en fonction de critères tels que l’achat anticipé ou les services inclus ;
- répercuter la commission de votre plateforme de billetterie sur les acheteurs ;
- optez pour l’auto-distribution et ne faites appel à des distributeurs que pour atteindre le public auquel vous n’avez pas accès par vous-même ;
- communiquez correctement sur votre événement afin de réaliser des ventes à guichet fermé.
Que votre événement soit gratuit ou payant, la billetterie sera très utile et vous aidera indirectement à économiser de l’argent en vous fournissant des données précieuses sur vos participants, une orientation claire sur le nombre de participants, et facilitera également le contrôle de l’accès et la gestion des jauges. Vous obtiendrez une base de données très complète d’informations précieuses pour vos futurs événements, ainsi qu’un canal de communication direct avec vos participants.
Vous voulez en savoir plus sur les meilleurs moyens d’obtenir des revenus pour votre événement ? Ne manquez pas cet article avec 12 idées pour optimiser et pérenniser les revenus de votre événement.
4. Réduire vos coûts
Bien que vous puissiez obtenir un financement, vous devrez compléter votre stratégie par une réduction des coûts. La première chose à faire pour réduire les coûts de votre événement, en général, est de commencer à l’organiser bien à l’avance. Vous bénéficierez ainsi d’une flexibilité qui peut vous permettre d’obtenir des remises, d’avoir un pouvoir de négociation et, en général, d’obtenir plus facilement des coûts moins élevés.
Accordez une attention particulière aux points suivants, qui seront la clé de vos économies :
- Date et lieu de l’événement : si vous êtes flexible sur ce point, vous obtiendrez un meilleur prix. Vous ferez également des économies si votre événement a lieu en semaine.
- Horaires : pensez stratégiquement aux horaires : voulez-vous économiser sur la nourriture, ou voulez-vous qu’elle soit une source de revenus en faisant payer les participants et en négociant des accords avec des food trucks ou avec le restaurant du lieu de l’événement ? Jouez avec les plages horaires pour encourager ou éviter le besoin de manger pendant votre événement.
- Nourriture : en plus des stratégies que nous venons de mentionner, dans certains types d’événements vous aurez également la possibilité de demander aux participants d’apporter quelque chose à manger à partager. Le formulaire d’inscription via votre plateforme de billetterie ou d’inscription peut être très utile pour que chaque participant indique ce qu’il compte apporter.
- Décoration : restez simple. Si vous aimez les arts et l’artisanat, vous pourrez créer vous-même des éléments de décoration.
- Site web : il est aujourd’hui indispensable de disposer d’un site web exclusivement consacré à l’événement. Au lieu de dépenser beaucoup d’argent pour un designer ou de passer beaucoup de temps à essayer de le faire vous-même avec des solutions comme WordPress, optez pour une plateforme de billetterie et d’inscription qui vous offre un mini-site gratuit pour votre événement, personnalisable et simple d’utilisation. Vous pourrez y intégrer les informations dont vous avez besoin et facilement vendre vos billets.
5. Remerciements
Après l’événement, il est important de maintenir une bonne relation avec votre public, vos partenaires, vos sponsors, votre équipe et vos bénévoles. Remerciez-les pour leur soutien, qui a rendu votre événement possible. Pour un événement que vous avez réussi à organiser alors que vous n’aviez aucun budget au départ, cette étape est d’une importance capitale.
Envoyez un e-mail de remerciement à toutes les personnes présentes et vous préparerez le terrain pour que la prochaine édition de votre événement soit tout aussi réussie, sinon plus. Pour vous faciliter la tâche, utiliser une solution d’e-mailing directement liée à la billetterie de votre événement.
Vous savez maintenant que l’organisation d’un événement sans budget est possible, et disposez des clés pour y parvenir. Les solutions de gestion d’événements de Weezevent vous aideront à atteindre vos objectifs sans effort : billetterie en ligne, contrôle d’accès, e-mailing et CRM et système de paiement cashless seront vos alliés pour un événement unique et couronné de succès.
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