10 étapes pour organiser une convention réussie

Les con­ven­tions d’entreprises sont aujourd’hui un des leviers de com­mu­ni­ca­tion et de mar­ket­ing les plus effi­caces, que vous soyez une start-up, une PME ou une grande entre­prise, quels que soient les secteurs.

Vous souhaitez organ­is­er un événe­ment pro­fes­sion­nel pour votre entre­prise et plus pré­cisé­ment une con­ven­tion mais ne savez pas par où com­mencer ? De quoi s’ag­it-il ? Quels sont ses objec­tifs ? Com­ment bien s’y pré­par­er ? Et pour quels résul­tats ?

Nous vous présen­tons ici, étape par étape, toutes nos astuces et con­seils pour organ­is­er une con­ven­tion avec suc­cès.

1. Pourquoi organiser une convention d’entreprise ?

Une con­ven­tion d’en­tre­prise est un rassem­ble­ment interne organ­isé par les dif­férentes équipes (mar­ket­ing, com­mer­ciales, légales etc.), le comité de direc­tion et tous les col­lab­o­ra­teurs de votre entre­prise de manière générale.

Le meilleur moment pour com­mu­ni­quer, de manière directe et con­viviale avec l’ensem­ble de votre organ­i­sa­tion demeure aujourd’hui la con­ven­tion d’entreprise. Par exem­ple, vous pou­vez annon­cer la nou­velle stratégie qui sera envis­agée, soulign­er les résul­tats posi­tifs de l’an­née ou présen­ter les nou­veaux pro­duits à venir. De même, une soirée ani­mée suit par ailleurs sou­vent une con­ven­tion d’en­tre­prise afin de con­cili­er tra­vail, esprit d’équipe et moment de détente.

2. Définir les objectifs de votre convention

Avant de com­mencer à plan­i­fi­er votre con­ven­tion, il est impor­tant de définir claire­ment les objec­tifs que vous souhaitez attein­dre. Par exem­ple, il pour­rait s’a­gir de ren­forcer l’esprit d’équipe au sein de votre entre­prise, de pro­mou­voir de nou­veaux pro­duits ou ser­vices, d’of­frir des for­ma­tions ou des ate­liers à vos employés ou parte­naires, ou encore de partager des con­nais­sances et des expéri­ences avec des pro­fes­sion­nels de votre secteur d’ac­tiv­ité (ses­sions de présen­ta­tions…).

Les objec­tifs majeurs d’une con­ven­tion restent d’organiser un événe­ment interne pour tous les col­lab­o­ra­teurs et de leur per­me­t­tre de tous se retrou­ver, d’y voir plus clair sur la sit­u­a­tion actuelle et future de l’entreprise, la vision souhaitée, enten­dre les dis­cours de la direc­tion…

3. Constituer une équipe d’organisation

Même s’il s’agit d’un événe­ment interne, l’organisation d’une con­ven­tion demande beau­coup de temps et d’ef­forts, il est donc impor­tant de bien plan­i­fi­er en amont qui sera chargé de son organ­i­sa­tion et quels seront les rôles de cha­cun. Assurez-vous que chaque mem­bre de l’équipe ait une respon­s­abil­ité claire et une tâche spé­ci­fique à accom­plir. Vous pou­vez égale­ment nom­mer un respon­s­able prin­ci­pal pour coor­don­ner les activ­ités de l’équipe.

4. Choisir un lieu et une date

Trou­vez un lieu appro­prié qui peut accueil­lir tous vos col­lab­o­ra­teurs et parte­naires et qui dis­pose de toutes les com­mod­ités néces­saires, comme des salles de réu­nion, des salles d’ex­po­si­tion, une con­nex­ion Wi-Fi, des équipements audio­vi­suels, etc.

Il est égale­ment impor­tant de choisir une date qui con­vient à la plu­part de vos employés et qui ne soit pas en con­flit avec d’autres événe­ments impor­tants. Plan­i­fiez plusieurs mois à l’avance la date et le lieu de votre con­ven­tion d’entreprise, sur la même péri­ode de l’année de préférence pour toutes les édi­tions.

5. Déterminer un budget

Déter­minez égale­ment un bud­get prévi­sion­nel pour organ­is­er cor­recte­ment votre con­ven­tion. Le bud­get doit être cor­recte­ment établi car il guidera toutes vos déci­sions con­cer­nant la plan­i­fi­ca­tion de votre événe­ment d’en­tre­prise, y com­pris :

• L’in­clu­sion ou non d’une soirée d’entreprise avec tous vos col­lab­o­ra­teurs,
• La réser­va­tion de la salle,
• D’un trai­teur,
• La plan­i­fi­ca­tion des ani­ma­tions,
• La loca­tion du matériel sonore et vidéo (micros, écrans, enceintes, scène…)
• La prise en compte des frais de déplace­ment de vos col­lab­o­ra­teurs si néces­saire
• Etc.

6. Planifier le contenu de la convention

Éla­borez un pro­gramme détail­lé de la con­ven­tion pou­vant inclure des con­férenciers, des ate­liers, des présen­ta­tions, des tables ron­des, des dis­cus­sions en groupe, des paus­es, des repas et des activ­ités de réseau­tage. Assurez-vous que chaque moment de la con­ven­tion soit bien plan­i­fié pour que les par­tic­i­pants tirent le meilleur par­ti de l’événement.

7. Gérer les inscriptions

Utilisez un sys­tème d’inscription en ligne pour faciliter le proces­sus d’in­scrip­tion pour les par­tic­i­pants. Assurez-vous que le proces­sus soit facile à suiv­re et que vos col­lab­o­ra­teurs aient tous les élé­ments de répons­es à leurs ques­tions éventuelles. Cela vous per­me­t­tra égale­ment de con­naître le nom­bre de par­tic­i­pants même si en théorie, tous les employés sont con­viés à ce moment annuel impor­tant.

8. Assurer la logistique

Veillez à ce que tous les aspects logis­tiques de la con­ven­tion soient cou­verts, y com­pris l’héberge­ment, le trans­port, les équipements audio­vi­suels, la nour­ri­t­ure et les bois­sons, les activ­ités sociales, etc. Assurez-vous égale­ment que vous dis­posez d’un per­son­nel suff­isant pour le bon déroule­ment de l’événement.

9. Évaluer les résultats

Enfin, il est essen­tiel d’analyser les résul­tats de votre con­ven­tion afin de non seule­ment savoir si celle-ci a atteint les objec­tifs que vous vous étiez fixés mais si elle a plu. Col­lectez les com­men­taires de vos col­lab­o­ra­teurs et de l’équipe d’or­gan­i­sa­tion pour en tir­er des enseigne­ments pour les con­ven­tions futures.

10. La convention d’entreprise doit être un événement unique

Le nom­bre de con­ven­tions d’en­tre­prise doit être lim­ité à une ou deux fois max­i­mum par an. Ce type d’événe­ment doit être unique pour toute l’entreprise afin de con­serv­er son impact et sa fonc­tion de moti­va­tion. Il est donc préférable de dis­pos­er d’un bud­get impor­tant pour une grande con­ven­tion annuelle plutôt que de mul­ti­ples petites con­ven­tions dont l’in­térêt s’é­mousse rapi­de­ment et qui n’ap­por­tent ni sur­prise ni vraie valeur ajoutée pour l’ensemble des col­lab­o­ra­teurs.

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