Les conventions d’entreprises sont aujourd’hui un des leviers de communication et de marketing les plus efficaces, que vous soyez une start-up, une PME ou une grande entreprise, quels que soient les secteurs.
Vous souhaitez organiser un événement professionnel pour votre entreprise et plus précisément une convention mais ne savez pas par où commencer ? De quoi s’agit-il ? Quels sont ses objectifs ? Comment bien s’y préparer ? Et pour quels résultats ?
Nous vous présentons ici, étape par étape, toutes nos astuces et conseils pour organiser une convention avec succès.
Sommaire
1. Pourquoi organiser une convention d’entreprise ?
Une convention d’entreprise est un rassemblement interne organisé par les différentes équipes (marketing, commerciales, légales etc.), le comité de direction et tous les collaborateurs de votre entreprise de manière générale.
Le meilleur moment pour communiquer, de manière directe et conviviale avec l’ensemble de votre organisation demeure aujourd’hui la convention d’entreprise. Par exemple, vous pouvez annoncer la nouvelle stratégie qui sera envisagée, souligner les résultats positifs de l’année ou présenter les nouveaux produits à venir. De même, une soirée animée suit par ailleurs souvent une convention d’entreprise afin de concilier travail, esprit d’équipe et moment de détente.
2. Définir les objectifs de votre convention
Avant de commencer à planifier votre convention, il est important de définir clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre. Par exemple, il pourrait s’agir de renforcer l’esprit d’équipe au sein de votre entreprise, de promouvoir de nouveaux produits ou services, d’offrir des formations ou des ateliers à vos employés ou partenaires, ou encore de partager des connaissances et des expériences avec des professionnels de votre secteur d’activité (sessions de présentations…).
Les objectifs majeurs d’une convention restent d’organiser un événement interne pour tous les collaborateurs et de leur permettre de tous se retrouver, d’y voir plus clair sur la situation actuelle et future de l’entreprise, la vision souhaitée, entendre les discours de la direction…
3. Constituer une équipe d’organisation
Même s’il s’agit d’un événement interne, l’organisation d’une convention demande beaucoup de temps et d’efforts, il est donc important de bien planifier en amont qui sera chargé de son organisation et quels seront les rôles de chacun. Assurez-vous que chaque membre de l’équipe ait une responsabilité claire et une tâche spécifique à accomplir. Vous pouvez également nommer un responsable principal pour coordonner les activités de l’équipe.
4. Choisir un lieu et une date
Trouvez un lieu approprié qui peut accueillir tous vos collaborateurs et partenaires et qui dispose de toutes les commodités nécessaires, comme des salles de réunion, des salles d’exposition, une connexion Wi-Fi, des équipements audiovisuels, etc.
Il est également important de choisir une date qui convient à la plupart de vos employés et qui ne soit pas en conflit avec d’autres événements importants. Planifiez plusieurs mois à l’avance la date et le lieu de votre convention d’entreprise, sur la même période de l’année de préférence pour toutes les éditions.
5. Déterminer un budget
Déterminez également un budget prévisionnel pour organiser correctement votre convention. Le budget doit être correctement établi car il guidera toutes vos décisions concernant la planification de votre événement d’entreprise, y compris :
- L’inclusion ou non d’une soirée d’entreprise avec tous vos collaborateurs,
- La réservation de la salle,
- D’un traiteur,
- La planification des animations,
- La location du matériel sonore et vidéo (micros, écrans, enceintes, scène…)
- La prise en compte des frais de déplacement de vos collaborateurs si nécessaire
- Etc.
6. Planifier le contenu de la convention
Élaborez un programme détaillé de la convention pouvant inclure des conférenciers, des ateliers, des présentations, des tables rondes, des discussions en groupe, des pauses, des repas et des activités de réseautage. Assurez-vous que chaque moment de la convention soit bien planifié pour que les participants tirent le meilleur parti de l’événement.
7. Gérer les inscriptions
Utilisez un système d’inscription en ligne pour faciliter le processus d’inscription pour les participants. Assurez-vous que le processus soit facile à suivre et que vos collaborateurs aient tous les éléments de réponses à leurs questions éventuelles. Cela vous permettra également de connaître le nombre de participants même si en théorie, tous les employés sont conviés à ce moment annuel important.
8. Assurer la logistique
Veillez à ce que tous les aspects logistiques de la convention soient couverts, y compris l’hébergement, le transport, les équipements audiovisuels, la nourriture et les boissons, les activités sociales, etc. Assurez-vous également que vous disposez d’un personnel suffisant pour le bon déroulement de l’événement.
9. Évaluer les résultats
Enfin, il est essentiel d’analyser les résultats de votre convention afin de non seulement savoir si celle-ci a atteint les objectifs que vous vous étiez fixés mais si elle a plu. Collectez les commentaires de vos collaborateurs et de l’équipe d’organisation pour en tirer des enseignements pour les conventions futures.
10. La convention d’entreprise doit être un événement unique
Le nombre de conventions d’entreprise doit être limité à une ou deux fois maximum par an. Ce type d’événement doit être unique pour toute l’entreprise afin de conserver son impact et sa fonction de motivation. Il est donc préférable de disposer d’un budget important pour une grande convention annuelle plutôt que de multiples petites conventions dont l’intérêt s’émousse rapidement et qui n’apportent ni surprise ni vraie valeur ajoutée pour l’ensemble des collaborateurs.
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