Qu’il s’agisse de votre premier congrès ou non, chaque événement est unique en son genre et demande une organisation rigoureuse et bien planifiée. Selon le thème, le type de participants, le lieu ou encore le budget disponible, de nombreux éléments sont à prendre en compte pour faire de votre congrès un véritable succès.
Bonnes pratiques, conseils et astuces, voici un tour d’horizon des étapes clés pour organiser votre congrès.
Sommaire
Tout savoir sur les congrès
Souvent mal compris, les congrès sont des événements professionnels uniques en leur genre. Un congrès est une réunion formelle d’un groupe de personnes pouvant représenter une entreprise, une profession, un secteur d’activité ou une communauté particulière. L’objectif d’un congrès est généralement d’échanger autour d’un sujet ou thème en particulier et de mettre en confrontations plusieurs idées et opinions afin de déboucher sur des décisions. Les congrès peuvent être organisés à l’échelle locale, nationale ou internationale et peuvent durer de quelques jours à plusieurs semaines, en fonction de l’importance de l’événement.
Les congrès peuvent être organisés pour de nombreux secteurs, tels que la politique, la science, la médecine, la technologie, l’éducation, l’industrie, le commerce etc. En matière de participants, on y retrouve aussi bien des professionnels du secteur que des chercheurs et professeurs, des chefs d’entreprise, des responsables politiques, des représentants d’associations…
1. Définissez un cahier des charges
Avant toute chose, il est essentiel de définir un cahier des charges répondant à plusieurs questions telles que :
- Quel est le sujet/thème du congrès ? Il est important de déterminer le sujet principal du congrès et les objectifs à atteindre. Cela vous aidera à orienter la sélection des conférenciers et des participants.
- Quels seront les participants ? Définissez le profil des participants à convier au congrès.
- Quand ? Si votre congrès rassemble des entreprises par exemple, favorisez une journée dans la semaine. S’il s’agit d’un congrès orienté vers une cause caritative, le week-end ou les soirs de semaines semblent plus appropriés.
- Dans quel lieu ? Trouvez un lieu qui correspond aux besoins du congrès en termes de capacité, d’équipements et de localisation. Assurez-vous de réserver la salle à l’avance.
- Dans quels buts ? Le ou les objectifs de la tenue du congrès doivent être clairs et bien définis au préalable. Voici quelques questions à vous poser :
- Quel message essayez-vous de faire passer en organisant cet événement ?
- Quelles sont les décisions finales qui doivent être prises à la fin du congrès ?
- Que faire en cas d’échec ?
- Etc.
2. Établissez un budget
Déterminez le budget alloué au congrès et évaluez les coûts pour chaque élément :
- location de salle,
- matériel audiovisuel,
- nourriture et boissons,
- hébergement,
- entreprises externes,
- communication,
- etc.
3. Élaborez un programme clair
Créez un programme détaillé pour l’ensemble du congrès avec des divisions par tranche horaire, afin que tout soit bien organisé et transmis aux participants. Cela inclut les conférences, les ateliers, les pauses, les sessions de networking, les repas, les animations annexes…
4. Trouvez des conférenciers
Trouvez des experts dans le domaine ciblé pouvant intervenir lors du congrès. Contactez-les suffisamment tôt pour qu’ils puissent s’organiser afin d’être présents le jour venu. Cela vous permettra d’organiser des tables rondes, des conférences plus pointues sur un sujet en particulier, et d’exprimer diverses opinions.
5. Gérez les inscriptions
Pour faciliter les inscriptions des participants au congrès, surtout pour ceux qui viennent de loin, offrez une solution de billetterie ou d’inscription en ligne permettant d’obtenir sa place en quelques clics. Cela vous permettra également de gérer les inscriptions en fonction des tarifs et des types de participation.
6. Prévoyez des supports de présentation pour les conférenciers
Assurez-vous que les conférenciers aient accès aux supports de présentation nécessaires, comme des projecteurs, des écrans et des ordinateurs portables. Il est également utile de leur fournir un modèle de présentation pour uniformiser le contenu présenté en amont du congrès.
7. Prévoyez une pause-café et des pauses repas
Pensez également à prévoir les moments de pause pour tous les participants. Pauses-cafés, déjeuner et apéritif pour la soirée. Les pauses sont une occasion pour les participants de se rencontrer et d’échanger des idées avec tous les participants, assurez-vous donc d’avoir prévu suffisamment de temps pour les pauses. Cela permettra également aux organisateurs de préparer la salle et le matériel avant la reprise du congrès.
8. Soyez attentif à l’accessibilité
Pour faciliter la venue des participants, veillez à ce que le lieu choisi soit relativement accessible en voitures (places de parking), en transports en commun, ou aux personnes à mobilité réduite. De même, il est préférable de choisir un lieu où de nombreux hébergements comme des hôtels sont présents, surtout si le congrès se déroule sur plusieurs jours d’affilée.
9. Planifiez des sessions questions-réponses
Enfin, pour apporter plus de dynamisme et d’interactions pendant le congrès, prévoyez un moyen de gérer les questions posées par les participants lors des sessions de questions-réponses, comme un micro mobile dans la salle ou un système de questions en ligne par exemple.
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