Gérer les imprévus : inévitable dans l’organisation d’événement

Gérer les imprévus : inévitable dans l’organisation d’événement

Nous connaissons tous la Loi de Murphy : « Tout ce qui est susceptible de mal tourner tournera mal ». Pendant des événements, on peut avoir l’impression que cette loi exécute tout ce qu’elle prévoit. Cela peut commencer par un petit incident, comme une imprimante à badges qui ne fonctionne pas. Puis les tout continue à tomber comme des dominos, jusqu’à ce que vous vous retrouviez sans électricité, sans intervenant, sans repas pour les participants. Alors que vous êtes déjà pressés par le temps lorsque vous organisez un événement, comment prendre le temps de « prévoir l’imprévu » ? Comment se préparer pour une catastrophe ?

Même si le mot « catastrophe » rend la question apocalyptique et insurmontable, nous vous demandons surtout comment vous vous préparez pour surmonter ce qui ne se passe pas comme prévu dans le plan ? Cela peut vous aider à classifier les problèmes rencontrés par niveau d’importance. Une imprimante ne fonctionne plus ? L’incident est léger. Une averse torrentielle pendant un événement en extérieur ? L’incident est majeur. La seule solution pour vraiment éviter des problèmes graves est de prévoir un plan pour les choses que vous ne pouvez pas contrôler, et même dans ce cas, être assez flexible pour agir et encaisser les coups.

Les principaux niveaux de conséquences

Classifier les problèmes par niveaux de conséquences peut vous aider à savoir comment les gérer avant et pendant l’événement. La liste ci-dessous n’est pas complète — aucune liste ne peut comptabiliser toutes les éventualités. Cependant, elle vous aidera à réfléchir aux problèmes pour lesquels vous devez prévoir un plan, au contraire de ceux pour lesquels vous pouvez vous remettre rapidement. Pensez-le comme un exercice de pragmatisme.

Niveau 1 : les incidents faciles à résoudre

Les incidents faciles à résoudre sont soit inattendus, soit évitables si différents systèmes sont mis en place. Voici quelques exemples d’incidents faciles à résoudre :

  • Files d’attente interminables
  • Manque de talkie walkie
  • Changement de salle
  • Annulation d’intervenant et mise à jour du planning

Niveau 2 : changements majeurs dans le plan de départ

Ces problèmes sont un mélange d’absence de contrôle et d’imprévu. Ils peuvent être les suivants :

  • Manque de nourriture et de boisson
  • Matériel vidéo endommagé
  • Réseau internet défaillant
  • Incidents concernant les VIPs et prestataires

Niveau 3 : zone dangereuse

Cette catégorie n’est pas sous votre contrôle. Cela ne veut pas dire que vous ne pouvez rien prévoir pour rebondir s’ils se produisent. En vous préparant suffisamment à l’avance, vous pouvez imaginer des plans de secours en fonction des informations dont vous disposez. Voici quelques points de vigilance cruciaux :

  • Météo
  • Catastrophes naturelles
  • Coupure d’électricité
  • Urgence médicale
  • Inondation du lieu
  • Traiteur absent
  • Attaque de dragon

Le temps fera son œuvre

Au cours de votre vie d’organisateur d’événements, vous inventerez des astuces et connaitrez par coeur les types d’incidents qui peuvent survenir. Les organisateurs chevronnés accumulent des règles implicites, parfois jamais écrites, mais qui guident leurs préparations. Par exemple, faites-vous appel à des bénévoles ? Prévoyez-en le moins possible et ne demandez pas le même niveau d’exigence de leur part que d’un staff professionnel. Vous attendez des VIPs ? Pensez à les mettre dans les meilleurs conditions, en leur laissant notamment du temps pour se préparer et pour le transport.

Conclusion

Un seul conseil : croyez en vous ! Si vous êtes hésitant à propos d’un élément de l’événement, qu’il concerne la logistique, la nourriture, le lieu, la météo, etc., suivez vos intuitions et préparez des plans alternatifs. C’est la première fois que vous faites appel à un traiteur et vous avez le pressentiment qu’il pourrait ne pas être fiable ? Trouvez-en un autre. Ecoutez les préoccupations de vos pairs, écoutez vos tripes, et croyez en vous !

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