Trouver le lieu idéal pour votre événement

Trouver le lieu idéal pour votre événement

Vous organisez un événement ? L’une des premières étapes que vous avez en tête dans toute votre liste de choses à faire est bien de trouver un lieu ! Elément central de votre événement, le choix du lieu doit se réfléchir en fonction de vos objectifs, de votre vision, du nombre de personnes attendues, de la typologie de votre manifestation, … Voici les éléments de réflexion pour bien choisir votre lieu d’événement.

Vous attendez peu de monde.

Votre événement est dédié à un petit public, il est donc plus facile pour vous de chercher un lieu permettant une ambiance chaleureuse, décalée ou originale.

Le type et l’horaire de votre événement sont les premiers éléments pertinent pour définir votre lieu : en soirée ou matinée l’espace ne sera pas le même c’est certain. Plutôt un café, un loft, une salle de réunion, un espace culturel ou un bar, un club, une salle de concert… A vous de faire le choix selon vos critères d’ambiance, l’univers que vous souhaitez transposer et le type d’événement que vous organisez (concert, événement professionnel, entre amis, ateliers, etc.).

L’accès à l’espace et l’agencement même du lieu ont toute leur importance également. Avoir plusieurs espaces si besoin ou qui correspondent au planning de votre événement : pour une présentation il est bien d’avoir de quoi installer le monde assis ou pouvoir se déplacer facilement et rester debout sans se marcher dessus dans le cas d’un cocktail. Le mobilier sur place également peut être un facteur de choix, il est plus simple d’utiliser ce qui est déjà sur place. Selon la période choisie, vous souhaiterez sûrement un espace extérieur, pour profiter du beau temps, créer un espace fumeurs, …

Ensuite la question est est-ce une privatisation complète ou seulement d’un espace ? Pensez à bien définir la plage horaire de votre événement installation et démontage compris.
D’autres questions à vous poser : Combien serez-vous ? Souhaitez-vous intégrer des animations ? Quel matériel sera nécessaire ? Faut-il prévoir un traiteur et/ou des boissons ?  Autant d’éléments à lister pour établir d’un devis auprès du loueur ou responsable de la salle.

Tenez-vous au courant des tendances aussi, si vous cherchez un lieu original ou inattendu. On voit de plus en plus de lieux éphémères par exemple, des espaces se créent comme les espaces de co-meeting ou encore des lofts et appartements peuvent se louer pour une occasion désormais.

Vous attendez beaucoup de monde.

Que ce soit pour une conférence, un gros événement étudiant, un concert… la recherche de salle est tout aussi primordiale et peut être plus compliqué lorsque vous attendez du monde. Il va vous falloir trouver une salle assez grande pour accueillir vos participants en grand nombre. La possibilité d’un espace extérieur selon la météo peut être une bonne option, sinon recherchez auprès des espaces publics de la ville auprès des mairies, pour des lieux culturels, salles de conférences, salle d’expo … Attention à ne pas voir trop grand pour ne pas créer un sentiment de vide bien que votre jauge soit presque pleine.

L’accès à votre lieu est important, sélectionnez votre salle selon des critères définis en amont : accès parking, accès pour personnes à mobilité réduite, plusieurs entrées, sorties de secours. Vous attendez du monde venant de loin ? N’oubliez pas les alentours, il est intéressant d’avoir un lieu proche de gares, aéroports, transports en commun pour faciliter la venue de vos participants. Pour une grosse soirée comme événement professionnel, pensez également au retour qu’il soit le plus simple et agréable pour vos invités.

Ce sont des services que vous pouvez inclure dans votre billetterie en ligne ou plateforme d’inscription, le participant peut prendre son billet puis ensuite ajouter une offre de transport par exemple ou choisir un tarif spécifique incluant entrée et transport.

Dans tous les cas petits comme grands événement, il est essentiel d’anticiper, listez vos besoins bien en amont, prenez le temps de visiter les lieux, de comparer, de définir le nombre de personnes attendues, l’objectif de votre événement et ce que vous souhaitez laisser comme souvenir. Prévoyez bien votre budget et un plan B ! Personne n’est à l’abris d’un incident, d’une annulation, d’un changement de date, ou d’une météo défavorable.

Une fois votre lieu d’événement trouvé, invitez, vendez vos billets, gérez vos inscriptions, communiquez et accueillez vos participants !

 

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