Desde 2020, empresas de todo el mundo se han enfrentado a retos y obstáculos que no podían prever. También han sido testigo de innovadores avances tecnológicos que han cambiado los hábitos y comportamientos, así como la forma en que las empresas interactúan entre sí en todos los sectores, industrias y áreas geográficas.
El sector de los eventos ha experimentado probablemente los cambios más radicales tras la pandemia de Covid-19. En el momento álgido de la pandemia, las conferencias y ferias quedaron suspendidas; durante meses aprendimos a prescindir de estos encuentros a gran escala hasta que las tasas de infección descendieron y los índices de vacunación aumentaron significativamente.
Sin embargo, desde entonces los eventos virtuales han seguido desarrollándose y, en muchos casos, han sustituido a los encuentros presenciales. Lo que empezó como un remedio temporal se ha convertido en una solución rentable y versátil para muchas empresas.
Índice
1. Eventos virtuales vs. presenciales
Hay quien dice que los eventos virtuales han perdido importancia a día de hoy. Dada la evolución social, económica y política mundial desde la pandemia, con la vuelta a la presencialidad, es difícil discrepar en este punto.
Sin embargo, muchas empresas tienen cada vez más éxito con los eventos virtuales de todo tipo y deciden no invertir sus esfuerzos y presupuesto en asistir o exponer en ferias presenciales de gran envergadura.
La pandemia hizo que muchas empresas reflexionasen sobre lo que hacían antes de la pandemia y, para muchas, las ferias comerciales o las conferencias presenciales han pasado a un segundo plano en sus estrategias de desarrollo.
Es importante reconocer que las conferencias y eventos virtuales ocupan una posición fuerte en el mercado. Sin embargo, también es crucial reconocer la importancia de los eventos presenciales. Está claro que ambos tipos de eventos tienen ventajas e inconvenientes. A continuación destacamos las principales ventajas e inconvenientes de las conferencias, eventos y reuniones virtuales.
2. Interés de los eventos virtuales
Rentabilidad
La principal y más obvia ventaja es la reducción de costes en los eventos virtuales en comparación con los eventos presenciales. A diferencia de los eventos presenciales, con los virtuales se eliminan todos los costes asociados a los soportes físicos de marketing, el alojamiento, el transporte, la comida, el personal, los servicios complementarios, etc. Estos eventos virtuales pueden ahorrar a las empresas miles de euros en costes iniciales.
Ahorro de tiempo de viaje
Lo único que hay que hacer para asistir a un evento virtual es pinchar en un enlace. Todo lo que necesitas es el equipo de audio y vídeo necesario para estar «presente». Los eventos virtuales ahorran mucho tiempo, dinero y desplazamientos, sobre todo si se asiste a un evento a una distancia considerable.
Inclusión
Muchas personas no pueden desplazarse a eventos en persona. Los eventos virtuales ofrecen a más personas de distintos sectores de la población la posibilidad de participar activamente en las actividades. Por ejemplo, es más fácil poner subtítulos para las personas sordas o con problemas de audición. Quienes tengan problemas logísticos para desplazarse a eventos presenciales pueden quedarse donde están y disfrutar del contenido a través de eventos virtuales.
Puesta en marcha eficaz
Los eventos tradicionales requieren mucha más planificación y organización. En cambio, los eventos virtuales pueden organizarse rápidamente. Además, los eventos virtuales no requieren que los organizadores tengan que contratar a otras empresas para la reducción de riesgos por ejemplo en relación con la electricidad, la seguridad contra incendios, las estructuras, las barreras, los proveedores de seguridad, los voluntarios y los gestores del recinto, etc. Todo lo que necesitas es un ordenador y una sala tranquila para organizar o asistir a un evento virtual.
Reducción de los problemas de programación
Como los eventos virtuales no requieren desplazamientos ni preparación logística, es probable que haya más gente que pueda asistir. Puede que les resulte más cómodo asistir a un evento virtual, ya que dedicar tiempo a viajar y asistir a un evento presencial, ocuparía mucho más tiempo en sus agendas. Los eventos virtuales reducen la pérdida de tiempo en desplazamientos de ida y vuelta,sin producir cambios muy grandes en las agendas de los asistentes.
3. Desventajas de los eventos virtuales
Un público propenso a la distracción
Asistir a eventos online conlleva obviamente un mayor riesgo de distracción. Puede resultar tentador para los asistentes responder a llamadas telefónicas o correos electrónicos, o realizar algún trabajo administrativo en un momento tranquilo. Por no hablar de la inmediatez y disponibilidad de internet al alcance de la mano. Hay que recordar que la capacidad de atención humana ha disminuido un 25%, según un estudio reciente de Microsoft. Cuando se asiste a un evento en persona, hay menos distracciones.
Menos espontaneidad
En los eventos presenciales, los asistentes están más comprometidos y pueden surgir conversaciones espontáneas en el momento, lo que facilita la creación de redes. En cambio, en un evento virtual es menos probable que se produzcan conversaciones espontáneas con personas que no participan explícitamente, lo que dificulta el desarrollo de relaciones auténticas y de una red.
En consecuencia, los eventos presenciales ofrecen más oportunidades de establecer contactos informales, intercambiar información, debatir posibles oportunidades de negocio o hacer referencias mutuas, en contraste con los eventos virtuales, en los que las conversaciones pueden parecer más «forzadas».
Menor impacto
Aunque los eventos virtuales ofrezcan contenidos atractivos y estimulantes, no podrán recrear la magia de la interacción humana en persona. Como resultado, existe el riesgo de que los eventos virtuales dejen insatisfechos y desinteresados a los fieles de los eventos presenciales, que en su mayoría serán nuevos en lo relativo a eventos digitales.
Como hemos explicado antes, las conversaciones se producen de forma más natural cuando los eventos tienen lugar cara a cara, y en gran medida se producen en momentos no formales, como una pausa para ir a por un café. Los eventos virtuales permiten crear espacios de reunión independientes, salas de descanso y otros sustitutos digitales, pero por desgracia algunas personas no se sienten igual de cómodas así que en un entorno presencial.
4. ¿Pueden ser los eventos híbridos la solución?
Son muchas las ventajas y desventajas que hay que tener en cuenta a la hora de pensar en el tipo de evento que se quiere organizar, al que se quiere asistir o en el que se quiere exponer.
Si todavía no te convencen los eventos online o virtuales, puedes optar por un evento híbrido. Estos eventos incluyen elementos tanto de eventos en persona como online, lo que le permite disfrutar de las ventajas de ambos y evitar en cierta medida las desventajas.
Por ejemplo, puedes asistir en persona a algunas ponencias o sesiones de preguntas y respuestas, y después descargar una grabación digital de las presentaciones de los ponentes principales. La programación es sin duda más fácil de gestionar en el caso de los eventos híbridos, y muchas empresas están adoptando este modelo.
Sin embargo, no cabe duda de que el mercado de los eventos virtuales está lleno de promesas y potencial. Organizar un evento totalmente online puede suponer un riesgo, pero puede resultar más rentable. Para algunos, esto simplemente no es una opción. La decisión depende totalmente de la naturaleza de tu evento y de lo que consideres la mejor solución para tu empresa.
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