Si ya has organizado algún evento, ya lo sabes: por muy bien que hayas comunicado toda la información por todos los medios y en todos los soportes posibles, los asistentes siempre tendrán preguntas que hacerte. A veces simplemente porque es más fácil y agradable hablar con una persona, otras veces porque la información está en un sitio que no es suficientemente visible, de fácil acceso o no se entiende bien.
Es importante que des respuesta a todas las preguntas de los futuros asistentes a tu evento para asegurarte de que efectivamente acaben asistiendo, además de proporcionarles una buena experiencia y mantener la relación con ellos en el futuro. Las palabras clave son: paciencia, anticipación y repetición. A partir de las experiencias de nuestros organizadores, hemos recopilado los consejos que te traemos aquí.
Anticiparse y prever las preguntas
Haz una lista con toda la información que deberías destacar y comunicar a los asistentes. Los asistentes aprecian que hagas el esfuerzo de prever las dudas que pudieran surgirles. Tómate el tiempo de anotar todas las preguntas que podrías hacerte si fueras un asistente, desde las más sencillas y obvias hasta las más complicadas. Una vez hecha la lista, asocia a cada pregunta la información necesaria para responder. Fíjate en las conversaciones anteriores para detectar y responder a los temas más recurrentes.
Estos son algunos ejemplos de preguntas frecuentes:
- Al final no podré acudir al evento, ¿puedo revender mi entrada? ¿Puedo obtener un reembolso? ¿Puedo cancelar mi inscripción?
- Acudiré al evento en coche, ¿hay dónde aparcar? ¿Qué acceso tengo que utilizar?
- Voy a acudir al evento con un niño, ¿tiene que estar inscrito? ¿Hay algún tipo de tarifa reducida?
- ¿Los accesos están adaptados a personas con movilidad reducida?
- He perdido mi entrada, ¿qué tengo que hacer?
- Tenía un código promocional pero no lo he utilizado y me gustaría hacerlo, ¿cómo lo puedo hacer?
- Soy un expositor y no he recibido mi acreditación, ¿me la podéis reenviar?
- Se me está solicitando un pago pero ya lo he realizado, ¿qué hago?
- ¿Puedo llevar una silla / paraguas /…?
- ¿Hay vestuarios? ¿Son gratuitos o de pago?
Si tienes preguntas que se repiten con mucha frecuencia, da directamente las respuestas en los diferentes soportes que utilices para comunicar y repíteselas a los asistentes por e-mail o en redes sociales.
Crear respuestas tipo
Crea un registro de respuestas tipo. Así, ganarás tiempo cuando te hagan la pregunta y te permitirá tener un discurso coherente y homogéneo.
Este trabajo te permite dedicar menos tiempo a las preguntas sencillas de asistentes y compradores y concentrar tus esfuerzos y tu disponibilidad en los asuntos más complejos y sobre todo ¡en organizar tu evento!
Organiza la información por temas y destinatarios
Demasiada información acaba desinformando. Ten cuidado de no abrumar con mucha información a los potenciales y futuros asistentes a tu evento. Es importante que organices por temas y priorices la información, también qué información diriges a cada tipo de asistente. Comunica en varias fases, con e-mailings diferentes según los casos y sólo a las personas que necesitan dicha información.
Estar disponible y ser reactivo
Estar disponible para los asistentes es fundamental. No les dejes nunca sin respuesta. La implicación que tengas con los asistentes y tu reactividad contribuyen enormemente a que tu relación con el público sea buena, así como a dar una imagen amable de la organización y del evento. También facilita mucho la llegada de los asistentes, su experiencia en el evento e influye mucho en su opinión sobre el evento una vez terminado.
Existen muchos canales de contacto: e-mail, teléfono, correo postal, mensajería instantánea, redes sociales, etc. Prioriza los canales más utilizados por los asistentes. No se trata de utilizarlos todos: escoge los más relevantes y asegúrate de estar disponible, sobre todo en los momentos de mayor afluencia de consultas. Ten también en cuenta, que según el canal utilizado, los asistentes tendrán diferentes expectativas en cuanto a la velocidad de respuesta y a lo elaborada que tenga que ser. Es conveniente tener una visión estratégica también en este tema.
No des por hecho que conocen la información práctica
Asegúrate de recordar a los asistentes la información práctica de tu evento: el horario, el lugar del evento, los accesos, los transportes disponibles en los alrededores, la documentación que tienen que llevar, etc.
En caso de realizar alguna modificación, avisa a los asistentes con la mayor anterioridad posible. Envía e-mails, SMS o cualquier otro tipo de comunicación para asegurarte de que la información llega a sus destinatarios. Si puedes, solicita también un acuse de recibo.
Otros puntos clave:
- Diseña tu web de forma que el acceso a la información sea rápido y fácil.
- Repite la información pero sin hacer spam.
- A los asistentes les puede molestar recibir la información demasiadas veces. Dosifica los tiempos de comunicación y los recordatorios. Pon la información a su disposición de forma fácil, sin pasar necesariamente por los mensajes directos.
- Si te hacen la misma pregunta con frecuencia, reformula la explicación.
- Esto es un signo de que la información tal vez no esté redactada de la forma más comprensible para los asistentes.
Ahora que ya sabes perfectamente cómo responder a las preguntas de los asistentes a tu evento, puedes seguir con la organización de tu evento con la ayuda de Weezevent. ¡Haz clic aquí para adentrarte en el universo Weezevent!
¡Nos vemos por weezevent.com!
