Cuando organizas un evento, hay decenas de cosas que pueden no salir como estaba previsto. En general, solo llega a darse una o dos de estas circunstancias potenciales. La mayoría está relacionada con temas técnicos y algunas de ellas solo ocasionarán incidentes menores, mientras que otras pueden poner en peligro tu evento. Como organizador, tienes que prever estos problemas potenciales y tener pensadas soluciones en caso de que se produjeran.
Índice
- Las inscripciones y el control de acceso
- El material de proyección
- Los cortes de wifi
- Las interferencias de radio
- Las zonas sin cobertura
1. Las inscripciones y el control de acceso
Se acabaron los días en que inscribías a los asistentes o anotabas las entradas vendidas con papel y boli. Con la llegada de las soluciones online, el proceso de inscripción o venta de entradas se puede preparar con antelación, a distancia y haciendo que llegue a mucho más público. De esta forma, los asistentes pueden inscribirse o comprar su entrada cuando quieran, en segundos y desde cualquier smartphone u ordenador. Con WeezTicket tendrás todo controlado y centralizado sin esfuerzo.
Esto también supone el fin de las colas. Si los asistentes se han inscrito correctamente online, a su llegada a tu evento no tienes más que controlar su entrada o inscripción con la app móvil WeezAccess —o con nuestros terminales profesionales de control de acceso, según tus necesidades específicas—, de forma que los datos de asistencia quedarán registrados automáticamente. Como solución plan B si algo fallase, puedes imprimir el listado de asistentes que se va generando automáticamente en la plataforma. A continuación, puedes registrar los datos de asistencia en la plataforma para poder acceder a ellos en cualquier momento.
2. El material de proyección
Si en tu evento hay ponentes, es probable que quieran proyectar presentaciones de Powerpoint, Google Slides o incluso vídeos. También es posible que realicen su presentación a distancia, a través de un programa de vídeo o en livestreaming. Lo ideal es que la calidad de vídeo y audio funcione a la perfección, gracias al progreso de las diferentes tecnologías necesarias. Evidentemente, esto no es siempre así. Un internet débil, por ejemplo, puede provocar que los vídeos tarden demasiado en cargarse o incluso no llegar a cargarse.
Si tu intención es proyectar vídeos de Youtube o de otras plataformas, descárgalos previamente en tu disco duro o en un pendrive. De esta forma no tendrás problemas de carga y te evitarás sustos.
Por último, si el ponente participa a distancia en livestreaming, pídele un vídeo pregrabado que solamente proyectarás en caso de problema grave con el directo. Asegúrate de que el vídeo trata los mismos temas que estaba previsto y, si puede ser, que tenga una duración similar a la prevista para la ponencia.
3. Los cortes de wifi
Para evitar lo que más temes, es decir, un corte de wifi, incluye en tu equipo a una persona que controle esta tecnología y el material utilizado. Reduce los riesgos contratando uno de los proveedores más fiables y con mayor experiencia del mercado. No hay nada más tranquilizador que contar con especialistas. Estos podrán, por ejemplo, configurar una red wifi de emergencia en caso de que la red principal falle. Calcula bien tus necesidades —número de personas y de terminales conectados al wifi— para que tu proveedor adapte el dispositivo de la mejor forma posible.
Es más que recomendable hacer pruebas de velocidad antes del evento. Con una simple búsqueda de «speed test» en Google, encontrarás herramientas gratuitas y fáciles de utilizar para hacer esta comprobación.
4. Las interferencias de radio
Las frecuencias de radio que emiten las redes y el bluetooth de los teléfonos móviles y otros aparatos pueden crear interferencias con la red wifi. Tu especialista informático también podrá encargarse de corregir estos problemas.
5. Las zonas sin cobertura
Es muy molesto estar en un espacio en el que el teléfono móvil no tiene cobertura. Los asistentes a tu evento se llevarán, sin duda, una sorpresa desagradable si no pueden estar comunicados por llamadas o mensajes —ya sea en todo el recinto de tu evento o en una zona en la que vayan a pasar bastante tiempo—. La ausencia de cobertura telefónica también puede dificultar la comunicación entre los miembros de tu equipo, de forma que la calidad de tu evento se vea resentida. Haz pruebas en las diferentes zonas del recinto para asegurarte de que hay cobertura en todas partes. Si no es el caso, corrige el problema o crea una zona señalizada en la que la cobertura sea perfecta. Ten cuidado con la saturación de la red si hay demasiadas personas agrupadas en el mismo sitio.
Una solución posible consiste en instalar una antena amplificadora de la señal; una solución probada y eficaz.
Los problemas técnicos se pueden producir a pesar de una preparación exhaustiva y grandes esfuerzos para evitarlos. Cuenta siempre con planes B y verás que la gran mayoría de los incidentes tienen solución.
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