4 consejos para organizar un evento efímero con éxito

4 consejos para organizar un evento efímero con éxito

Antes de lan­zarte a orga­ni­zar un even­to efímero tienes que realizar una reflex­ión estratég­i­ca sobre cier­tos pun­tos: expe­ri­en­cia que ofre­ces, pre­cio de las entradas, políti­ca de comu­ni­cación, aforo, obje­tivos de rentabil­i­dad, etc. Por des­gra­cia, no existe ningu­na rec­eta mila­grosa para todos los even­tos efímeros. Aquí tienes nue­stros con­se­jos para que todo esté de tu parte.

Índice

  1. Crear una expe­ri­en­cia única
  2. Uti­lizar las redes sociales para estim­u­lar la demanda
  3. Trans­mi­tir urgen­cia y exclusividad
  4. Fijar obje­tivos de rentabilidad

1. Crear una experiencia única

Los even­tos efímeros sue­len atraer a asis­tentes dis­puestos a pagar más por ser un even­to úni­co en su especie. Pero para que el públi­co obje­ti­vo acepte un pre­cio ele­va­do, no bas­ta con eso, el even­to real­mente tiene que salir de lo común.

Si orga­ni­zas un even­to cuyo tema es la coci­na, los asis­tentes podrían pagar el doble del pre­cio del menú de un restau­rante local, con la condi­ción de que la cena de tu even­to efímero la pre­pare el chef estrel­la del momen­to. Tam­bién puedes incluir otras activi­dades como una degustación de whiskey

Para atraer a per­sonas dis­pues­tas a gas­tar impor­tantes sumas de dinero, con­cen­tra tus esfuer­zos primero en preparar una expe­ri­en­cia que no podrán volver a vivir pasa­do el día D.

Ele­men­tos como estos te pueden ayu­dar a jus­ti­ficar un pre­cio elevado:

  • Un espa­cio que nor­mal­mente está cer­ra­do al públi­co y en el que nun­ca se ha orga­ni­za­do un evento;
  • Un menú inno­vador con rec­etas e ingre­di­entes poco comunes;
  • Un encuen­tro con un chef con estrel­la Miche­lin, un famoso o cualquier otro invi­ta­do de prestigio;
  • Pro­duc­tos de edi­ción lim­i­ta­da disponibles sola­mente durante tu evento.

2. Utilizar las redes sociales para estimular la demanda

La ley de la ofer­ta y la deman­da te obliga a infor­marte de cuán­tos even­tos como el tuyo exis­ten y si un deter­mi­na­do públi­co podría estar intere­sa­do. Ten­drás que estim­u­lar la deman­da de tu even­to si quieres ofre­cer pre­cios lo más ele­va­dos posi­ble. Tal vez ten­gas aforo lim­i­ta­do, pero si la deman­da es muy alta, los pre­cios pueden ser más altos.

La nat­u­raleza de un even­to efímero, úni­co y exclu­si­vo, enca­ja muy bien como con­tenido para redes sociales para estim­u­lar la deman­da. Uti­liza bien estos canales para sus­ci­tar intri­ga, crear sen­timien­to de urgen­cia y dar que hablar sobre la pues­ta a la ven­ta de tus entradas.

Los even­tos efímeros tam­bién sue­len dar a los asis­tentes el mar­co ide­al para sus fotos de Insta­gram. Es una for­ma de seguir ven­di­en­do entradas durante el even­to y de preparar poten­ciales even­tos futur­os en otras ciu­dades. Al esforzarte al máx­i­mo por que los asis­tentes ten­gan ganas de com­par­tir los buenos momen­tos pasa­dos en tu even­to en redes sociales, lle­garás con may­or facil­i­dad al sold out inde­pen­di­en­te­mente del pre­cio de las entradas.

3. Transmitir urgencia y exclusividad

Los asis­tentes dan más val­or a los even­tos efímeros que a los even­tos recur­rentes ya que tienen la impre­sión de estar mar­can­do ten­den­cia y ser per­sonas fuera de lo común.

La ven­ta de un “número lim­i­ta­do” de entradas con­tribuye a crear esta sen­sación de exclu­sivi­dad. Esto gen­era a su vez un sen­timien­to de urgen­cia: «Si no com­pras tus entradas ya, cor­res el ries­go de perder la opor­tu­nidad». Tam­bién puedes uti­lizar las ven­tas flash, de duración lim­i­ta­da, para dar a los poten­ciales asis­tentes razones para com­prar ya mis­mo en lugar de dejar­lo para más tarde —con el ries­go de olvi­darse y no acud­ir al evento—.

El hecho de comu­nicar urgen­cia es una exce­lente for­ma de reforzar el val­or percibido y el entu­si­as­mo de los asis­tentes poten­ciales. Al final, venderás más entradas u aumen­tarás tus beneficios.

4. Fijar objetivos de rentabilidad

Si todo va bien, tu even­to será al mis­mo tiem­po un éxi­to cual­i­ta­ti­vo y cuan­ti­ta­ti­vo. Pero la real­i­dad es que algunos even­tos efímeros no con­siguen cubrir los gas­tos como deberían. Fíjate obje­tivos con­cre­tos, med­i­bles, alcan­z­ables y real­is­tas antes inclu­so de lan­zar tu evento.

Podrías no ten­er la capaci­dad de impacto nece­saria para tu comu­ni­cación des­de la primera edi­ción, no la sufi­ciente para ser vis­i­ble y vender muchas entradas. O puede que no establez­cas cor­rec­ta­mente tu pre­supuesto y te dejes lle­var con la com­pra de pro­duc­tos o ser­vi­cios inútiles. Uno de los errores más habit­uales entre los orga­ni­zadores de even­tos efímeros es lim­i­tar sus ganan­cias por haber estable­ci­do un pre­cio demasi­a­do bajo.

Los asis­tentes están dis­puestos a pagar un pre­cio ele­va­do por una expe­ri­en­cia que no pueden con­seguir de otro modo. Orga­ni­za una expe­ri­en­cia exclu­si­va y ofrece des­cuen­tos si las ven­tas no alcan­zan tus objetivos.

La tar­i­fi­cación escalon­a­da, los códi­gos pro­mo­cionales y la ofer­ta y la deman­da sólo son la parte vis­i­ble del ice­berg de la estrate­gia de tar­i­fi­cación. Con­sul­ta nue­stro artícu­lo Cómo fijar el pre­cio de las entradas de tu even­to para dar con el pre­cio ópti­mo para tus entradas, aquel que te per­mi­tirá vender más entradas y obten­er la mejor rentabil­i­dad. Una vez deci­di­do, este artícu­lo de ayu­da online te ayu­dará a crear y estruc­turar las tar­i­fas en tu solu­ción de ven­ta de entradas.

Con estos 4 tru­cos tienes la base para crear un even­to efímero extra­or­di­nario. Aho­ra, para orga­ni­zar el resto de pun­tos impor­tantes para que sea todo un éxi­to —sis­tema de ven­ta de entradas online, con­trol de acce­sos y cash­less— des­cubre todas nues­tras solu­ciones y sus fun­cional­i­dades hacien­do clic en el sigu­iente botón:

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