4 consejos para organizar un evento efímero con éxito

4 consejos para organizar un evento efímero con éxito

Antes de lanzarte a organizar un evento efímero tienes que realizar una reflexión estratégica sobre ciertos puntos: experiencia que ofreces, precio de las entradas, política de comunicación, aforo, objetivos de rentabilidad, etc. Por desgracia, no existe ninguna receta milagrosa para todos los eventos efímeros. Aquí tienes nuestros consejos para que todo esté de tu parte.

Índice

  1. Crear una experiencia única
  2. Utilizar las redes sociales para estimular la demanda
  3. Transmitir urgencia y exclusividad
  4. Fijar objetivos de rentabilidad

1. Crear una experiencia única

Los eventos efímeros suelen atraer a asistentes dispuestos a pagar más por ser un evento único en su especie. Pero para que el público objetivo acepte un precio elevado, no basta con eso, el evento realmente tiene que salir de lo común.

Si organizas un evento cuyo tema es la cocina, los asistentes podrían pagar el doble del precio del menú de un restaurante local, con la condición de que la cena de tu evento efímero la prepare el chef estrella del momento. También puedes incluir otras actividades como una degustación de whiskey

Para atraer a personas dispuestas a gastar importantes sumas de dinero, concentra tus esfuerzos primero en preparar una experiencia que no podrán volver a vivir pasado el día D.

Elementos como estos te pueden ayudar a justificar un precio elevado:

  • Un espacio que normalmente está cerrado al público y en el que nunca se ha organizado un evento;
  • Un menú innovador con recetas e ingredientes poco comunes;
  • Un encuentro con un chef con estrella Michelin, un famoso o cualquier otro invitado de prestigio;
  • Productos de edición limitada disponibles solamente durante tu evento.

2. Utilizar las redes sociales para estimular la demanda

La ley de la oferta y la demanda te obliga a informarte de cuántos eventos como el tuyo existen y si un determinado público podría estar interesado. Tendrás que estimular la demanda de tu evento si quieres ofrecer precios lo más elevados posible. Tal vez tengas aforo limitado, pero si la demanda es muy alta, los precios pueden ser más altos.

La naturaleza de un evento efímero, único y exclusivo, encaja muy bien como contenido para redes sociales para estimular la demanda. Utiliza bien estos canales para suscitar intriga, crear sentimiento de urgencia y dar que hablar sobre la puesta a la venta de tus entradas.

Los eventos efímeros también suelen dar a los asistentes el marco ideal para sus fotos de Instagram. Es una forma de seguir vendiendo entradas durante el evento y de preparar potenciales eventos futuros en otras ciudades. Al esforzarte al máximo por que los asistentes tengan ganas de compartir los buenos momentos pasados en tu evento en redes sociales, llegarás con mayor facilidad al sold out independientemente del precio de las entradas.

3. Transmitir urgencia y exclusividad

Los asistentes dan más valor a los eventos efímeros que a los eventos recurrentes ya que tienen la impresión de estar marcando tendencia y ser personas fuera de lo común.

La venta de un “número limitado” de entradas contribuye a crear esta sensación de exclusividad. Esto genera a su vez un sentimiento de urgencia: «Si no compras tus entradas ya, corres el riesgo de perder la oportunidad». También puedes utilizar las ventas flash, de duración limitada, para dar a los potenciales asistentes razones para comprar ya mismo en lugar de dejarlo para más tarde —con el riesgo de olvidarse y no acudir al evento—.

El hecho de comunicar urgencia es una excelente forma de reforzar el valor percibido y el entusiasmo de los asistentes potenciales. Al final, venderás más entradas u aumentarás tus beneficios.

4. Fijar objetivos de rentabilidad

Si todo va bien, tu evento será al mismo tiempo un éxito cualitativo y cuantitativo. Pero la realidad es que algunos eventos efímeros no consiguen cubrir los gastos como deberían. Fíjate objetivos concretos, medibles, alcanzables y realistas antes incluso de lanzar tu evento.

Podrías no tener la capacidad de impacto necesaria para tu comunicación desde la primera edición, no la suficiente para ser visible y vender muchas entradas. O puede que no establezcas correctamente tu presupuesto y te dejes llevar con la compra de productos o servicios inútiles. Uno de los errores más habituales entre los organizadores de eventos efímeros es limitar sus ganancias por haber establecido un precio demasiado bajo.

Los asistentes están dispuestos a pagar un precio elevado por una experiencia que no pueden conseguir de otro modo. Organiza una experiencia exclusiva y ofrece descuentos si las ventas no alcanzan tus objetivos.

La tarificación escalonada, los códigos promocionales y la oferta y la demanda sólo son la parte visible del iceberg de la estrategia de tarificación. Consulta nuestro artículo Cómo fijar el precio de las entradas de tu evento para dar con el precio óptimo para tus entradas, aquel que te permitirá vender más entradas y obtener la mejor rentabilidad. Una vez decidido, este artículo de ayuda online te ayudará a crear y estructurar las tarifas en tu solución de venta de entradas.

Con estos 4 trucos tienes la base para crear un evento efímero extraordinario. Ahora, para organizar el resto de puntos importantes para que sea todo un éxito —sistema de venta de entradas online, control de accesos y cashless— descubre todas nuestras soluciones y sus funcionalidades haciendo clic en el siguiente botón:

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