4 conseils pour organiser un événement éphémère réussi

4 conseils pour organiser un événement éphémère réussi

Avant de vous lancer dans l’organisation d’un événement éphémère, vous devez réfléchir stratégiquement à de nombreux éléments : expérience proposée, prix des billets, politique de communication, jauge de participants, objectifs de rentabilité, etc. Malheureusement, il n’existe pas de recette miracle pour tous les événements éphémères. Voici donc nos conseils pour mettre toutes les chances de votre côté.

Sommaire

  1. Imaginer une expérience unique
  2. Utiliser les médias sociaux pour stimuler la demande
  3. Transmettre la notion d’urgence et d’exclusivité
  4. Fixer des objectifs de rentabilité

1. Imaginer une expérience unique

Les événement éphémères attirent généralement des participants prêts à payer plus cher pour un événement unique en son genre. Mais encore faut-il que votre événement sorte assez de l’ordinaire pour que le public ciblé acceptent le prix fixé.

Si vous organisez un événement sur le thème de la cuisine, vos participants pourraient peut-être payer le double du menu d’un restaurant local, mais à condition que le dîner de votre événement éphémère soit préparé par le chef star du moment. Vous pouvez aussi mixer les activités, comme lors de la Station Gin.

Pour attirer des personnes prêtes à dépenser des sommes importantes, concentrez d’abord vos efforts sur la préparation d’une expérience qu’ils ne vivront plus jamais une fois le jour J passé.

Quelques éléments vous aideront à justifier un prix plus élevé :

  • Un lieu habituellement fermé au public et dans lequel aucun événement n’a jamais eu lieu ;
  • Un menu innovant avec une recette et des ingrédients rares ;
  • Une rencontre avec un chef étoilé, une célébrité locale, ou tout autre invité de marque ;
  • Des produits en édition limitée disponibles exclusivement lors de votre événement.

2. Utiliser les médias sociaux pour stimuler la demande

La loi de l’offre et la demande vous oblige à savoir combien d’autres événements comme le vôtre existent et si un public s’y intéressera. En effet, vous devrez stimuler la demande envers votre événement si vous souhaitez proposer les prix les plus élevés possibles. Vous avez peut-être une jauge limitée, mais si vous pouvez faire augmenter la demande de billets, vous pourrez alors hausser leur prix.

La nature exclusive et unique des événements éphémères convient parfaitement aux contenus à diffuser sur les médias sociaux pour stimuler votre demande. Les gens aiment partager des secrets d’initiés et inviter des amis à des événements exclusifs. Utilisez bien ces canaux pour susciter l’intrigue, faire naître un sentiment d’urgence et créer de l’engouement autour de la mise en vente de vos billets.

Les événements éphémères ont aussi pour habitude d’offrir aux participants le cadre idéal pour leurs photos Instagram. C’est une façon de continuer à vendre des billets pendant l’événement et de préparer les potentiels événements suivants dans d’autres villes. En faisant un maximum d’efforts pour que vos participants aient envie de partager des bons moments sur les médias sociaux, vous atteindrez rapidement votre jauge maximale, quel que soit le prix de votre billet.

3. Transmettre la notion d’urgence et d’exclusivité

Les participants accordent une plus grande valeur aux événements éphémères qu’aux événements récurrents, car ils ont l’impression d’être des dénicheurs de tendances et des personnes qui sortent de l’ordinaire.

La vente d’un “nombre limité” de billets contribue à créer cette sensation d’exclusivité. Cela crée également un sentiment d’urgence : “Si vous n’achetez pas de billets maintenant, vous risquez de rater votre chance”. Vous pouvez également utiliser les ventes flash à durée limitée pour donner aux visiteurs potentiels une raison d’acheter tout de suite plutôt que de repousser à plus tard — voire d’oublier et ne jamais se rendre à votre événement.

Le fait d’évoquer l’urgence autour de votre événement est un excellent moyen de renforcer la valeur perçue et d’enthousiasmer les participants potentiels. Au final, vous vendrez plus de billets et augmenterez vos bénéfices.

4. Fixer des objectifs de rentabilité

Si tout se passe bien, votre événement sera à la fois une réussite qualitative et quantitative. Mais la réalité est que certains événements éphémères ne rapportent pas tout de suite de quoi combler leurs dépenses. Fixez-vous des objectifs précis, mesurables, atteignables, et réalistes avant même le lancement de votre événement.

Dans votre cas, il se peut que vous n’ayez pas l’impact en communication nécessaire dès votre première édition pour être visible et vendre un grand nombre de billets. Ou bien vous jugerez mal votre budget et vous vous laisserez emporter par l’achat de produits ou services inutiles. L’une des erreurs les plus courantes pour les organisateurs d’événements éphémères est de limiter leurs profits à cause de billets vendus à un prix trop faible.

Les participants sont prêts à payer un prix élevé pour une expérience qu’ils ne peuvent pas obtenir ailleurs, alors ne vous retenez pas. Faites-en une expérience exclusive et offrez des réductions si les ventes n’atteignent pas vos objectifs.

La tarification échelonnée, les codes de réduction et l’offre et la demande ne sont que la partie visible de l’iceberg en matière de stratégie de tarification. Consultez notre article Comment déterminer le prix des billets pour son événement ? afin de trouver le prix optimal de votre billet, celui qui vous permettra de vendre le plus de billets et d’obtenir la meilleure rentabilité. Une fois que vous avez décidé, notre article d’aide vous aidera à créer et structurer les tarifs souhaités.

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