4 conseils pour organiser un événement éphémère réussi

4 conseils pour organiser un événement éphémère réussi

Avant de vous lancer dans l’organi­sation d’un événement éphémère, vous devez réfléchir straté­gi­quement à de nombreux éléments : expérience proposée, prix des billets, politique de commu­ni­cation, jauge de parti­ci­pants, objectifs de renta­bilité, etc. Malheu­reu­sement, il n’existe pas de recette miracle pour tous les événe­ments éphémères. Voici donc nos conseils pour mettre toutes les chances de votre côté.

Sommaire

  1. Imaginer une expérience unique
  2. Utiliser les médias sociaux pour stimuler la demande
  3. Trans­mettre la notion d’urgence et d’exclusivité
  4. Fixer des objectifs de renta­bilité

1. Imaginer une expérience unique

Les événement éphémères attirent généra­lement des parti­ci­pants prêts à payer plus cher pour un événement unique en son genre. Mais encore faut-il que votre événement sorte assez de l’ordinaire pour que le public ciblé acceptent le prix fixé.

Si vous organisez un événement sur le thème de la cuisine, vos parti­ci­pants pourraient peut-être payer le double du menu d’un restaurant local, mais à condition que le dîner de votre événement éphémère soit préparé par le chef star du moment.

Pour attirer des personnes prêtes à dépenser des sommes impor­tantes, concentrez d’abord vos efforts sur la prépa­ration d’une expérience qu’ils ne vivront plus jamais une fois le jour J passé.

Quelques éléments vous aideront à justifier un prix plus élevé :

  • Un lieu habituel­lement fermé au public et dans lequel aucun événement n’a jamais eu lieu ;
  • Un menu innovant avec une recette et des ingré­dients rares ;
  • Une rencontre avec un chef étoilé, une célébrité locale, ou tout autre invité de marque ;
  • Des produits en édition limitée dispo­nibles exclu­si­vement lors de votre événement.

2. Utiliser les médias sociaux pour stimuler la demande

La loi de l’offre et la demande vous oblige à savoir combien d’autres événe­ments comme le vôtre existent et si un public s’y intéressera. En effet, vous devrez stimuler la demande envers votre événement si vous souhaitez proposer les prix les plus élevés possibles. Vous avez peut-être une jauge limitée, mais si vous pouvez faire augmenter la demande de billets, vous pourrez alors hausser leur prix.

La nature exclusive et unique des événe­ments éphémères convient parfai­tement aux contenus à diffuser sur les médias sociaux pour stimuler votre demande. Les gens aiment partager des secrets d’initiés et inviter des amis à des événe­ments exclusifs. Utilisez bien ces canaux pour susciter l’intrigue, faire naître un sentiment d’urgence et créer de l’engouement autour de la mise en vente de vos billets.

Les événe­ments éphémères ont aussi pour habitude d’offrir aux parti­ci­pants le cadre idéal pour leurs photos Instagram. C’est une façon de continuer à vendre des billets pendant l’événement et de préparer les poten­tiels événe­ments suivants dans d’autres villes. En faisant un maximum d’efforts pour que vos parti­ci­pants aient envie de partager des bons moments sur les médias sociaux, vous atteindrez rapidement votre jauge maximale, quel que soit le prix de votre billet.

3. Transmettre la notion d’urgence et d’exclusivité

Les parti­ci­pants accordent une plus grande valeur aux événe­ments éphémères qu’aux événe­ments récur­rents, car ils ont l’impression d’être des dénicheurs de tendances et des personnes qui sortent de l’ordinaire.

La vente d’un «nombre limité» de billets contribue à créer cette sensation d’exclu­sivité. Cela crée également un sentiment d’urgence : “Si vous n’achetez pas de billets maintenant, vous risquez de rater votre chance”. Vous pouvez également utiliser les ventes flash à durée limitée pour donner aux visiteurs poten­tiels une raison d’acheter tout de suite plutôt que de repousser à plus tard — voire d’oublier et ne jamais se rendre à votre événement.

Le fait d’évoquer l’urgence autour de votre événement est un excellent moyen de renforcer la valeur perçue et d’enthou­siasmer les parti­ci­pants poten­tiels. Au final, vous vendrez plus de billets et augmen­terez vos bénéfices.

4. Fixer des objectifs de rentabilité

Si tout se passe bien, votre événement sera à la fois une réussite quali­tative et quanti­tative. Mais la réalité est que certains événe­ments éphémères ne rapportent pas tout de suite de quoi combler leurs dépenses. Fixez-vous des objectifs précis, mesurables, attei­gnables, et réalistes avant même le lancement de votre événement.

Dans votre cas, il se peut que vous n’ayez pas l’impact en commu­ni­cation néces­saire dès votre première édition pour être visible et vendre un grand nombre de billets. Ou bien vous jugerez mal votre budget et vous vous laisserez emporter par l’achat de produits ou services inutiles. L’une des erreurs les plus courantes pour les organi­sa­teurs d’événements éphémères est de limiter leurs profits à cause de billets vendus à un prix trop faible.

Les parti­ci­pants sont prêts à payer un prix élevé pour une expérience qu’ils ne peuvent pas obtenir ailleurs, alors ne vous retenez pas. Faites-en une expérience exclusive et offrez des réduc­tions si les ventes n’atteignent pas vos objectifs.

La tarifi­cation échelonnée, les codes de réduction et l’offre et la demande ne sont que la partie visible de l’iceberg en matière de stratégie de tarifi­cation. Consultez notre article Comment déter­miner le prix des billets pour son événement ? afin de trouver le prix optimal de votre billet, celui qui vous permettra de vendre le plus de billets et d’obtenir la meilleure renta­bilité. Une fois que vous avez décidé, notre article d’aide vous aidera à créer et struc­turer les tarifs souhaités.

Avec ces 4 astuces, concevez l’événement éphémère le plus extra­or­di­naire ! Afin de mettre en place tout ce qui fera son succès — billet­terie en ligne, contrôle d’accès, et cashless — découvrez toutes nos solutions et leurs fonction­na­lités en cliquant sur le bouton ci-dessous :

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