4 conseils pour organiser un événement éphémère réussi

Avant de vous lancer dans l’organ­i­sa­tion d’un événe­ment éphémère, vous devez réfléchir stratégique­ment à de nom­breux élé­ments : expéri­ence pro­posée, prix des bil­lets, poli­tique de com­mu­ni­ca­tion, jauge de par­tic­i­pants, objec­tifs de rentabil­ité, etc. Mal­heureuse­ment, il n’ex­iste pas de recette mir­a­cle pour tous les événe­ments éphémères. Voici donc nos con­seils pour met­tre toutes les chances de votre côté.

Som­maire

1. Imag­in­er une expéri­ence unique
2. Utilis­er les médias soci­aux pour stim­uler la demande
3. Trans­met­tre la notion d’urgence et d’exclusivité
4. Fix­er des objec­tifs de rentabil­ité

1. Imaginer une expérience unique

Les événe­ment éphémères attirent générale­ment des par­tic­i­pants prêts à pay­er plus cher pour un événe­ment unique en son genre. Mais encore faut-il que votre événe­ment sorte assez de l’ordinaire pour que le pub­lic ciblé acceptent le prix fixé.

Si vous organ­isez un événe­ment sur le thème de la cui­sine, vos par­tic­i­pants pour­raient peut-être pay­er le dou­ble du menu d’un restau­rant local, mais à con­di­tion que le dîn­er de votre événe­ment éphémère soit pré­paré par le chef star du moment.

Pour attir­er des per­son­nes prêtes à dépenser des sommes impor­tantes, con­cen­trez d’abord vos efforts sur la pré­pa­ra­tion d’une expéri­ence qu’ils ne vivront plus jamais une fois le jour J passé.

Quelques élé­ments vous aideront à jus­ti­fi­er un prix plus élevé :

• Un lieu habituelle­ment fer­mé au pub­lic et dans lequel aucun événe­ment n’a jamais eu lieu ;
• Un menu inno­vant avec une recette et des ingré­di­ents rares ;
• Une ren­con­tre avec un chef étoilé, une célébrité locale, ou tout autre invité de mar­que ;
• Des pro­duits en édi­tion lim­itée disponibles exclu­sive­ment lors de votre événe­ment.

2. Utiliser les médias sociaux pour stimuler la demande

La loi de l’offre et la demande vous oblige à savoir com­bi­en d’autres événe­ments comme le vôtre exis­tent et si un pub­lic s’y intéressera. En effet, vous devrez stim­uler la demande envers votre événe­ment si vous souhaitez pro­pos­er les prix les plus élevés pos­si­bles. Vous avez peut-être une jauge lim­itée, mais si vous pou­vez faire aug­menter la demande de bil­lets, vous pour­rez alors hauss­er leur prix.

La nature exclu­sive et unique des événe­ments éphémères con­vient par­faite­ment aux con­tenus à dif­fuser sur les médias soci­aux pour stim­uler votre demande. Les gens aiment partager des secrets d’ini­tiés et inviter des amis à des événe­ments exclusifs. Utilisez bien ces canaux pour sus­citer l’in­trigue, faire naître un sen­ti­ment d’ur­gence et créer de l’engouement autour de la mise en vente de vos bil­lets.

Les événe­ments éphémères ont aus­si pour habi­tude d’offrir aux par­tic­i­pants le cadre idéal pour leurs pho­tos Insta­gram. C’est une façon de con­tin­uer à ven­dre des bil­lets pen­dant l’événement et de pré­par­er les poten­tiels événe­ments suiv­ants dans d’autres villes. En faisant un max­i­mum d’efforts pour que vos par­tic­i­pants aient envie de partager des bons moments sur les médias soci­aux, vous attein­drez rapi­de­ment votre jauge max­i­male, quel que soit le prix de votre bil­let.

3. Transmettre la notion d’urgence et d’exclusivité

Les par­tic­i­pants accor­dent une plus grande valeur aux événe­ments éphémères qu’aux événe­ments récur­rents, car ils ont l’impression d’être des dénicheurs de ten­dances et des per­son­nes qui sor­tent de l’ordinaire.

La vente d’un “nom­bre lim­ité” de bil­lets con­tribue à créer cette sen­sa­tion d’ex­clu­siv­ité. Cela crée égale­ment un sen­ti­ment d’ur­gence : “Si vous n’a­chetez pas de bil­lets main­tenant, vous risquez de rater votre chance”. Vous pou­vez égale­ment utilis­er les ventes flash à durée lim­itée pour don­ner aux vis­i­teurs poten­tiels une rai­son d’a­cheter tout de suite plutôt que de repouss­er à plus tard — voire d’oublier et ne jamais se ren­dre à votre événe­ment.

Le fait d’évo­quer l’ur­gence autour de votre événe­ment est un excel­lent moyen de ren­forcer la valeur perçue et d’en­t­hou­si­as­mer les par­tic­i­pants poten­tiels. Au final, vous ven­drez plus de bil­lets et aug­menterez vos béné­fices.

4. Fixer des objectifs de rentabilité

Si tout se passe bien, votre événe­ment sera à la fois une réus­site qual­i­ta­tive et quan­ti­ta­tive. Mais la réal­ité est que cer­tains événe­ments éphémères ne rap­por­tent pas tout de suite de quoi combler leurs dépens­es. Fix­ez-vous des objec­tifs pré­cis, mesurables, atteignables, et réal­istes avant même le lance­ment de votre événe­ment.

Dans votre cas, il se peut que vous n’ayez pas l’impact en com­mu­ni­ca­tion néces­saire dès votre pre­mière édi­tion pour être vis­i­ble et ven­dre un grand nom­bre de bil­lets. Ou bien vous jugerez mal votre bud­get et vous vous lais­serez emporter par l’achat de pro­duits ou ser­vices inutiles. L’une des erreurs les plus courantes pour les organ­isa­teurs d’événements éphémères est de lim­iter leurs prof­its à cause de bil­lets ven­dus à un prix trop faible.

Les par­tic­i­pants sont prêts à pay­er un prix élevé pour une expéri­ence qu’ils ne peu­vent pas obtenir ailleurs, alors ne vous retenez pas. Faites-en une expéri­ence exclu­sive et offrez des réduc­tions si les ventes n’at­teignent pas vos objec­tifs.

La tar­i­fi­ca­tion éch­e­lon­née, les codes de réduc­tion et l’of­fre et la demande ne sont que la par­tie vis­i­ble de l’ice­berg en matière de stratégie de tar­i­fi­ca­tion. Con­sul­tez notre arti­cle Com­ment déter­min­er le prix des bil­lets pour son événe­ment ? afin de trou­ver le prix opti­mal de votre bil­let, celui qui vous per­me­t­tra de ven­dre le plus de bil­lets et d’obtenir la meilleure rentabil­ité. Une fois que vous avez décidé, notre arti­cle d’aide vous aidera à créer et struc­tur­er les tar­ifs souhaités.

Avec ces 4 astuces, con­cevez l’événement éphémère le plus extra­or­di­naire ! Afin de met­tre en place tout ce qui fera son suc­cès — bil­let­terie en ligne, con­trôle d’accès, et cash­less — décou­vrez toutes nos solu­tions et leurs fonc­tion­nal­ités en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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