La comunicación en torno a tu evento es una tarea que conlleva dedicación y tiene que sostenerse en el tiempo. Antes de empezar a comunicar, hay que reflexionar y fundar las bases sobre las que se asentará tu comunicación: creación y elección de la identidad de tu evento, de su universo, del tono en el que te dirigirás a los asistentes e incluso la creación de una web específica para la ocasión.
Objetivo: dar a conocer tu evento y, ante todo, convertir a los asistentes potenciales en asistentes reales. Para hacerlo, vas a necesitar una estrategia, de forma que consigas que quieran abrir tus e-mails, entrar en tu página web y ¡comprar su entrada o inscribirse! Da un empujón a tus acciones de comunicación atendiendo a los elementos que te presentamos.
Una página web atractiva
Puede tratarse de un apartado dedicado al evento dentro de tu página web general o una página web propia del evento. En cualquiera de los casos, es el primer punto de contacto (y el más importante) entre tus asistentes potenciales y tu evento. Diseña un espacio en el que la información esté presentada de forma clara y fácilmente accesible. El visitante tiene que poder encontrar con facilidad los siguientes elementos:
- Una presentación del evento y de la organización
- Información práctica: cómo acceder al evento, los horarios y el programa
- Los ponentes, artistas, etc. que van a participar, las actividades, explicación de las tarifas…
- El apartado dedicado a la venta de entradas, para comprar sus entradas o inscribirse online
- La forma de contacto con el organizador
No dejes de lado el posicionamiento web. Las palabras clave de tu evento tienen una importancia capital y tienen que aparecer en el contenido y en la estructura de tu web para que esta aparezca en las primeras posiciones en los motores de búsqueda. Podrías incluso plantearte hacer una pequeña inversión económica en promocionar ciertas palabras clave.
Si no tienes página web, con Weezevent tendrás a tu disposición un microsite que puedes personalizar con los colores de tu evento.
E-mails eficientes
El e-mailing es una acción de marketing que puede ser muy eficaz. Sin embargo, hay que saber encontrar un equilibrio: no dejar que te olviden, pero sin llegar a hacer spam. Además, hay que dirigirse al público con maestría para que los índices de apertura de e-mails y de clics sean elevados. ¡Y no es tan fácil!
Para empezar, piensa que, antes de leer, tu público se fijará en la forma. Despierta las ganas de abrir tu e-mail con un asunto que sea atractivo, humorístico… que llame la atención, sin salirse del tono que hayas escogido para tu evento. A continuación, reflexiona sobre la forma: tu e-mail tiene que utilizar los colores de tu evento, la tipografía escogida para este, una o varias de las imágenes utilizadas para configurar la marca de tu evento (¡pero ten cuidado de no cargarlo en exceso visualmente!). Un conjunto agradable estéticamente dará ganas de leer el e-mail y de hacer clic para saber más sobre lo que estás comunicando.
En cuanto al fondo, establece prioridades: ¿Qué quieres comunicar a los asistentes? Una novedad, un cambio en el programa, recordarles que la venta de entradas está abierta… No mezcles todos los temas en el mismo correo, lo único que conseguirías es perder la atención del asistente y acabaría teniendo el efecto contrario del que esperas.
Una comunicación planificada
El planning es un elemento fundamental para cualquier organización. En el tema que nos ocupa, se trata de planificar la comunicación de forma que se haga a un ritmo regular hasta el día del evento, ¡e incluso después! La frecuencia y la regularidad son difíciles de mantener si no te anticipas y planificas.
En el caso de un evento, tenemos varios momentos clave de envío de e-mails: el envío de un Save the Date, la apertura de la venta de entradas o de las inscripciones, varios recordatorios previos al evento y un e-mail post-evento. Los recordatorios son importantes porque sería muy raro que todos los asistentes potenciales adquieran su entrada en el momento de recibir el primer e-mail: no dudes en enviar comunicaciones y crear un sentimiento de urgencia. Pero de nuevo, no llegues al punto de hacer spam. Valora la opción de programar estas tareas utilizando herramientas online.
En redes sociales, la frecuencia con la que comunicas tiene que aumentar a medida que se acerca el día D, alcanzando su pico máximo durante el evento. De esta forma, conseguirás alcanzar una gran visibilidad, ¡lo que es parte de la preparación de la próxima edición de tu evento!
En cuanto a la comunicación offline, todo dependerá de tu evento y de los medios que tengas a tu alcance. No pierdas de vista los conceptos de buen momento y buen lugar: ¿Dónde está tu público objetivo? ¿Cuentas con colaboradores que puedan transmitir la información?
Ante todo, ¡piensa en móvil!
Estamos en una época en la que la mayoría de las personas utiliza su smartphone para navegar por internet; por ello, es importante que todos tus soportes de comunicación tienen que estar pensados para móvil: una página web optimizada para móviles, e-mails concisos y fácilmente legibles, botones en los que se pueda hacer clic con facilidad… Cuida todos los detalles que harán que el recorrido del asistente, desde el momento de conocer tu evento hasta la compra de su entrada, sea lo más ágil y cómodo posible..
No te olvides de la comunicación post-evento
Tu trabajo de comunicación no acaba cuando finaliza el evento. Es importante mantener el contacto con los asistentes. Es muy buena idea enviar un e-mail tras el evento. Esto te permite revivir los momentos álgidos del evento, dar las gracias a los asistentes y a los colaboradores, compartir fotos, vídeos, testimonios…. Pero también es la ocasión de redirigir a los asistentes hacia nuevos contenidos que traten sobre tu organización, novedades o futuros eventos. Si tus mensajes son adecuados y pertinentes, estarás incitando a los asistentes a seguirte en redes sociales o a abonarse a tu newsletter.
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