Organizar un evento deportivo es toda una carrera y los organizadores acaban muchas veces incluso más cansados que los propios deportistas. Como la tecnología y el deporte hacen un buen tándem, ¿que te parecería utilizar nuevas herramientas para facilitarte la vida? Hemos seleccionado para ti 8 herramientas, que nuestros organizadores de eventos deportivos han probado y aprobado.
Índice
Google Drive
El conjunto de herramientas disponibles en Google Drive te permite compartir archivos con todos tus compañeros, socios, voluntarios, etc.:
- Google Docs: para crear documentos estándar como actas de reuniones o fichas con instrucciones para tu equipo o los voluntarios.
- Google Sheets: hojas de cálculo tan buenas como cualquier Excel, para gestionar los stocks o la contabilidad entre varias personas, sin riesgo de perderte con actualizaciones.
- Google Slides: herramienta de presentación intuitiva con la que crear presentaciones útiles para hacer formaciones a nuevas incorporaciones o voluntarios o para mostrar las puntuaciones en pantalla, etc.
Accesibles desde un ordenador o desde el móvil, estas aplicaciones permiten que todas las personas que tengan acceso dispongan de la versión más actualizada, en tiempo real. Se acabaron los líos de versiones, los USB, los e-mails…
WeezTicket
¿Organizas una carrera? ¿Un torneo de baloncesto, un open de tenis? Independientemente del deporte o el formato del evento, tendrás que gestionar inscripciones de los deportistas y vender o distribuir entradas para los espectadores. Con una herramienta tan completa como la que te ofrece Weezevent, crea un microsite para que los participantes y asistentes puedan obtener más información sobre tu evento e inscribirse en pocos clics. En el momento de la inscripción, incluye un formulario personalizado en el que les pidas, por ejemplo, un certificado médico, una fotocopia de su DNI, etc. Tanto participantes como público realizan su pago también a través de Weezevent, lo que te simplifica drásticamente el proceso como organizador.
Unas semanas antes de tu evento, empieza a generar interés publicando fotos en Instagram. Para ampliar el círculo de curiosos, utiliza hastags de tu ciudad o tu provincia, de tu deporte, clubes que participan, personajes conocidos que estarán presentes, etc.
Durante tu evento, sigue publicando fotos y vídeos. El objetivo aquí es doble: dar ganas de acudir a quienes no lo han hecho —participantes o espectadores— y crear recuerdos para quienes sí han asistido. Incluso puedes hacer una promoción muy segmentada, que no te costará necesariamente mucho pero que puede traerte muchos beneficios si tu mensaje consigue atraer participantes y espectadores.
Facebook Local
Local es la aplicación móvil de Facebook, descargada por millones de personas, que recoge todos los eventos disponibles en la plataforma. Por lo tanto, es imprescindible crear un evento de Facebook con enlace a tu página de Facebook/Instagram, tu página web o tu microsite Weezevent. Así, podrás ampliar tu público e invitar a amigos a tu evento —y ellos harán lo mismo si les animas—. Crearás un círculo de contactos cada vez mayor que dé a conocer tu evento.
Google Maps
Todo el mundo conoce esta aplicación por su funcionalidad de guiarte de un punto A a un punto B. Sin embargo, no todos saben que puedes crear y compartir mapas personalizados con puntos de interés específicos —Menú > Tus sitios > Mapas—. Si tu evento deportivo tiene lugar en un área muy amplia, puede ser pertinente crear un mapa online e incluir los puntos importantes como:
- Para una carrera: salida/llegada, entradas/salidas del recinto, recogida de dorsales, stands, puestos de avituallamiento, parkings…
- Para un torneo / competición: campos, zonas de calentamiento / entrenamiento, puestos de comida y bebida, vestuarios, entradas, parkings…
Este es un ejemplo de la Monster Startup Golf Cup de Nantes:
WeezAccess
¿Vendes o distribuyes entradas para espectadores, además de gestionar las inscripciones de los deportistas participantes? Simplemente, añade una o varias tarifas de espectador en tu evento de WeezTicket. De esta forma, las entradas estarán registradas en el sistema y podrás controlarlas en los puntos de acceso a tu evento, aumentando así la seguridad en el mismo. Con la aplicación gratuita WeezAccess o con nuestros terminales profesionales de control de acceso, escanea el código QR de las entradas y, en un abrir y cerrar de ojos, puedes comprobar si la entrada es válida o no. Se acabaron los listados en papel de varias páginas, con los que hay posibilidades de fraude, además de suponer una gran pérdida de tiempo.
Meteorología
Sería una obviedad explicar por qué hay que vigilar las previsiones meteorológicas cuando se organiza un evento deportivo al aire libre. Es interesante disponer de una app del tiempo en el móvil que te envíe avisos en caso de cambios bruscos: chubascos, tormentas, etc. En casos así, sin estas alertas puedes verte en la situación de decir: «He mirado el tiempo esta mañana y no estaba previsto». Con una alerta, te adelantarás unos minutos que podrán ser determinantes y que pueden salvar tu evento.
WeezTarget
La comunicación es clave en cualquier evento deportivo. Con WeezTarget, envía e-mails segmentados (a los deportistas participantes, a los espectadores, solo a los espectadores que aún no han acudido al evento, etc.) de la forma más fácil antes, durante y después del evento. Instrucciones para llegar, para recoger los dorsales, actualización de las puntuaciones, resultados finales, entrevistas a los ganadores, ofertas para la próxima competición. ¡No pierdas el contacto con tu público!
¿Cuáles de estas 8 herramientas vas a escoger para organizar tu evento deportivo? Descubre todas las funcionalidades de nuestras soluciones haciendo clic aquí abajo:
