¿Se acerca la fecha de tu evento? Independientemente del formato, es posible que necesites más ayuda de la que puedes pagar. ¡Aquí entran en juego los voluntarios! Con una planificación eficaz, buenas relaciones y una comunicación excelente, podrás crear un equipo de voluntarios que te ayuden para que tu evento sea un éxito.
Como organizador de eventos, es tu tarea reclutar, formar y gestionar un equipo de los voluntarios que necesitas. Aquí encontrarás 10 pasos clave para crear y gestionar un equipo de voluntarios eficaz para tu evento.
Índice
- Definir tus necesidades con precisión
- Asignar roles y responsabilidades
- Dar razones para hacer voluntariado
- Buscar voluntarios potenciales
- Entrevistar a los candidatos seleccionados
- Comunicar de forma clara y regular
- Formar correctamente a los voluntarios
- Informarse sobre la legislación
- Estar atento el día D
- Agradecer como es debido
1. Definir tus necesidades con precisión
¿Por qué necesitas voluntarios —antes, durante y después de tu evento—? El primer paso para crear un equipo de voluntarios consiste en determinar de qué necesitas que se encarguen. Crea una lista con las tareas que habrá que realizar durante tu evento y las competencias necesarias para llevarlas a cabo.
Ten en cuenta qué tipos de personalidades necesitas reclutar. Si tienes que vender productos, tendrás que encontrar personas extrovertidas. Es probable que también necesites voluntarios con ciertas capacidades físicas específicas. Por ejemplo, es habitual tener que levantar objetos pesados o quedarse de pie durante largos periodos de tiempo.
2. Asignar roles y responsabilidades
Una vez definidas tus necesidades, es hora de convertirlas en roles y responsabilidades. Examina tu lista de necesidades y busca elementos que se puedan agrupar. Crea categorías con sub-equipos en función de las tareas del puesto: taquilla, gestión de entradas, logística, comunicación, vestuario, etc.
A continuación, puedes retomar esta información y redactar descripciones del puesto para cada rol. Asegúrate de incluir las responsabilidades, competencias o conocimientos necesarios para realizar las tareas y los plazos para ello.
El objetivo es definir las expectativas de forma clara para que los voluntarios puedan optar por los puestos que mejor les encajan. Cuanto más detalladas sean las descripciones, mejor. Es preferible que un potencial voluntario con una motivación baja hacia su puesto se vaya que contar con una persona que podría hacer más mal que bien a tu evento.
3. Dar razones para hacer voluntariado
Pocas personas se ofrecen como voluntarios para eventos sin esperar nada a cambio. Tienes que darles una buena razón para hacer voluntariado, ofreciéndoles a cambio algo irresistible. En el caso de un festival, puede tratarse de entradas gratuitas. En un evento profesional puede ser escribirles una carta de recomendación tras el evento.
No te contentes con ofrecer lo que a ti te viene bien. Tienes que identificar lo que animaría a potenciales voluntarios a unirse a tu aventura. ¿Qué ventajas o experiencias que apreciarían y con un valor igual o superior al tiempo pasado trabajando en tu evento les puedes ofrecer?
4. Buscar voluntarios potenciales
Realiza un anuncio en diferentes soportes como tu página web o en redes sociales solicitando candidaturas. Crea un formulario solicitando los datos principales y deja claro desde el principio que se trata de voluntariado, es decir, que no hay remuneración económica, para evitar cualquier malentendido.
La comunidad local también es un sitio en el que buscar voluntarios. Pide consejos al recinto en el que se celebrará tu evento. Puedes ponerte en contacto con el ayuntamiento o con prensa y radio locales para pedir que se hagan eco.
5. Entrevistar a los candidatos seleccionados
Cuando empiezas a recibir candidaturas de voluntarios, es importante asegurarse de que optan al rol que mejor les encaja en función de sus capacidades e intereses. Puedes preparar un cuestionario previo que incluir en tu web para dirigir a cada perfil al rol más adecuado.
Tras haber seleccionado los perfiles más interesantes, plantea un encuentro en el que explicar el funcionamiento y otros puntos importantes sobre tu evento y la labor de los voluntarios: hora, lugar, material, forma de vestir, etc., además de explicar las tareas que tendrán que realizar.
Si no tienes tiempo para entrevistar en persona a cada voluntario (lo que suele ocurrir en grandes eventos), como mínimo, utiliza el cuestionario previo y entrevista a los candidatos por teléfono o videoconferencia. No olvides preguntarles el rol que les gustaría ocupar. No porque una persona sea experta en marketing va a querer realizar esa función en tu evento. ¡Podría querer hacer algo completamente diferente! Si puedes, dale la opción de realizar la tarea que prefiera y estará mucho más satisfecha de su experiencia de voluntariado. Esto es importante para fidelizar a personas para tu equipo.
6. Comunicar de forma clara y regular
Una buena comunicación es fundamental para crear un equipo de voluntarios eficaz. Tienes que comunicar con frecuencia con todos los voluntarios para que estén al corriente de todo lo que podría afectarles durante el evento. Una comunicación frecuente les implica y permite establecer una relación que reducirá los contratiempos.
Organiza reuniones de equipo por videollamada con regularidad. Para equipos grandes, puedes utilizar una herramienta como Slack para mantener a todo el mundo al corriente de todos los avances y Trello o Asana para gestionar tareas y proyectos.
7. Formar correctamente a los voluntarios
La formación de cada voluntario es fundamental. Tienen que conocer las tareas que tienen asignadas, los plazos, a quién dirigirse para obtener ayuda, su plan para el día del evento y los planes de urgencia. Tienes que asegurarte de que dispongan de todas las herramientas necesarias para hacer su trabajo y que sepan cómo utilizarlas.
Además, los voluntarios tienen que tener claro lo que se espera de ellos en cuanto a conducta, vestuario, etc. Fórmales en cómo avisar de problemas y tratarlos en función de los interlocutores: compradores de entradas, vendedores, invitados VIP, artistas, etc.
Si no se presentan, llegan tarde o no realizan bien sus tareas, tienen que saber que eso tiene consecuencias. No olvides tampoco informarles de los datos prácticos como dónde aparcar el día del evento, la comida que tienen a su disposición, las pausas, etc.
8. Informarse sobre la legislación
Aunque los voluntarios no sean tus empleados, existe un marco legal que hay que respetar. Sé riguroso e infórmate y respeta la legislación sobre el voluntariado estatal y de tu comunidad autónoma, antes de empezar a redactar las descripciones de los puestos y reclutar personas.
Seguramente también tendrás que contar con un seguro para los voluntarios, concederles pausas tras cierto número de horas de servicio y ten en cuenta también que un voluntario no puede reemplazar a un trabajador contratado.
9. Estar atento el día D
Llega el gran día. Asegúrate de que cada uno de tus voluntarios está en su puesto. Si hay candidatos que desisten a última hora, piensa en reclutar más voluntarios la próxima vez para evitar sorpresas desagradables.
Mantente a la escucha de tus voluntarios. Ofréceles recompensas como la posibilidad de disfrutar del evento al finalizar su turno o acceso a comida y bebida.
Estos elementos darán ganas a los voluntarios de volver a vivir la experiencia en tu próximo evento.
10. Agradecer como es debido
Tus voluntarios esperan agradecimientos auténticos, en persona, por e-mail o por teléfono. Diles cuánto te han ayudado y que el evento ha podido ser un éxito gracias a ellos. Personaliza los agradecimientos ya que tus voluntarios son únicos y quieren sentir que su tiempo ha sido útil.
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