A la hora de organizar tu primer evento cashless, es importantísimo informar a los asistentes y potenciales asistentes con suficiente antelación. Tienes que repetir por diferentes medios las explicaciones sobre el funcionamiento del sistema para que lleguen a todo el público. De lo contrario, te enfrentarías a reclamaciones y asistentes descontentos, que se podrían evitar con un mínimo de previsión.
Esto no se aplica solamente a tu primer evento. Por lo tanto, conviene aplicar las mismas reglas de comunicación en todos tus eventos cashless. Te explicamos cómo preparar de la mejor manera a los asistentes para una experiencia 100% cashless.
Índice
- Dar un nombre a tu moneda cashless
- Comunicar online dirigiéndote al público general
- Responder a las preguntas de los asistentes
- Informar al staff a cargo del cashless
- Reforzar la información in situ
1. Dar un nombre a tu moneda cashless
A primera vista, dar un nombre a una moneda cashless puede parecer superficial e insignificante. Sin embargo, si lo miramos de más cerca, vemos el impacto positivo que puede tener en la experiencia global de los asistentes. Festivales y otros eventos han decidido crear un nombre y un logotipo para su moneda, en primer lugar, para aprovechar su proyecto cashless como parte de su estrategia de comunicación.
Un nombre bien pensado, divertido y cercano a la imagen de marca del evento comunicado en todos tus canales de comunicación favorece que los asistentes se adhieran al cashless. El término «cashless», a secas, es más bien frío y puede evocar demasiado la noción de dinero, un valor alejado del espíritu de buen ambiente y de compartir de los eventos en general.
Dar un nombre a una moneda, en ocasiones se hace tan bien que no es raro oír a los festivaleros hablar de «Moneiz», el cashless del festival Vieilles Charrues, en otros festivales de los alrededores.
Estos son algunos ejemplos de nombres de eventos franceses que refuerzan la idea del evento:
John E-Cash — Festival Beauregard; Celti’Cash — Festival Interceltique de Lorient; Cash-Cache — Festival Nuits Secrètes; P2N Pay&Play — Festival Papillons de Nuit; Bobicash — Festival Bobital ; No Cash In Hell — Festival Hellfest.
2. Comunicar online dirigiéndote al público general
En nuestro artículo «Cashless: Medidas clave para que el proyecto sea un éxito» detallamos las razones para cuidar la comunicación con el público a la hora de implementar un proyecto cashless. Para seguir en esta línea, te presentamos aquí los medios de comunicación que mejor se adaptan a esta comunicación. Si escoges Weezevent para tu proyecto cashless, un jefe de proyecto te acompaña en la implementación del proyecto y te ofrece consejos personalizados, un kit de comunicación completo y ejemplos de éxito.
La página web del evento
Punto central de tu comunicación, tu página web centraliza la información sobre tu evento. Todo tiene que aparecer en ella y tiene que estar bien ordenado. Por eso es imprescindible que aparezcan ciertos elementos, de forma que todo asistente cuente con la información necesaria para pasarlo bien antes, durante y después de tu evento.
Empieza por incluir una pestaña y una página dedicadas al cashless, que estén accesibles desde la página de navegación principal de tu web.
Fuente: Página de inicio del Main Square Festival.
Tu página sobre el cashless tiene que incluir los siguientes elementos, en este orden:
- El widget cashless — siempre en la parte superior de la página
- Pictogramas didácticos
- Explicaciones detalladas
- Ventajas del cashless
- Antes / durante / después
- Fechas de reembolso
- Preguntas frecuentes
- Una dirección de correo electrónico de atención al cliente
- Información específica — si corresponde
- Si es posible, un vídeo tutorial
Finalmente, publica un artículo anunciando y presentando las razones del paso al cashless, el impacto, los cambios y las ventajas para los asistentes y explicando el funcionamiento del mismo.
Las redes sociales — páginas y eventos
Gran parte de tu público está en las redes sociales. Pueden seguir tu página y/o tu evento. Por lo tanto, tienes la posibilidad de diversificar tu comunicación y aumentar las posibilidades de que la información relativa al cashless llegue a todo el mundo y sea comprendida.
Acompañando a proyectos cashless desde 2015, hemos podido observar y optimizar los mejores mensajes para que lo que quieres comunicar llegue de la mejor manera. Estos son algunos de ellos:
- ¡Crea tu cuenta cashless y precarga tu tarjeta en 2 minutos de reloj! Ten a mano tu número de entrada y, ¡listo!
- Muchos aún no habéis precargado vuestra cuenta cashless. Te aconsejamos hacerlo tranquilamente desde casa, antes de llegar al Festival para disfrutar de los conciertos y de la comida y bebida directamente a tu llegada.
- Los bancos cashless están abiertos desde la apertura de puertas. Acude ya mismo para recargar tu cuenta.
Acompaña estos mensajes con imágenes, gifs, vídeos o memes para multiplicar las posibilidades de que los asistentes lo vean.
Los e-mails — marketing y newsletter
Tan eficaces como los canales anteriormente mencionados o más, los e-mails son muy útiles porque puedes enviarlos a todas las personas que hayan comprado una entrada para tu evento. Por lo tanto, podrás animarles a crear una cuenta cashless. A continuación, podrás ampliar la información solamente a quienes ya hayan creado una cuenta. Con Weezevent, puedes segmentar estos públicos.
Y sobre todo, dos días antes del inicio del evento, la plataforma cashless de Weezevent envía un e-mail personalizado a todos los asistentes para invitarles a recargar su cuenta cashless, lo que tiene la consecuencia positiva de reducir drásticamente las colas in situ.
Las notificaciones push en el móvil
Gracias a nuestra colaboración con Greencoper, puedes enviar notificaciones push al teléfono móvil de todos los asistentes que hayan instalado la app de tu evento. Según tus necesidades, puedes segmentar el público y dirigirte solamente a quienes aún no han recargado su cuenta o bien a aquellos que hayan gastado una determinada cantidad, para ofrecerles alguna recompensa, por ejemplo. ¡Las posibilidades son infinitas!
3. Responder a las preguntas de los asistentes
Llevar a cabo las acciones anteriormente mencionadas no siempre es suficiente, ya que los asistentes pueden tener aún dudas específicas respecto al cashless. Por lo tanto, es conveniente ser previsor y crear una dirección de e-mail específica para responder a estas preguntas. Incluso, puedes abrir una línea de atención telefónica específica para estas preguntas. El objetivo final es favorecer que los asistentes tengan una experiencia óptima.
4. Informar al staff a cargo del cashless
El cashless se dirige, ante todo, a los asistentes, pero tu staff será el encargado de utilizar los terminales que permiten cobrar los pagos cashless. La mejor forma de preparar a tu staff para ello será enviar una newsletter con fichas prácticas sobre el uso de los terminales y sobre la política del festival en lo relativo al cashless —funcionamiento, fechas clave, etc.— . Una vez in situ, recuérdales toda la información para que todo vaya sobre ruedas.
5. Reforzar la información in situ
Una vez el asistente ha llegado al recinto del evento, puede que haya olvidado parte de lo que ha leído dos meses o dos días antes. Por eso, hay que recordarle la información básica y las buenas prácticas para que el uso del cashless fluya.
Una buena señalética dirige a los asistentes a la persona adecuada si es necesario. Los flyers que indiquen cómo recargar online o in situ, cómo solicitar el reembolso tras el evento, etc. también son muy útiles.
Con una buena comunicación, la implementación de un proyecto cashless puede ser mucho más que un cambio en la forma de cobrar para el festival y que una forma de pago para los asistentes. Puede reforzar la relación entre ambas partes y así aumentar la fidelidad de tus fans.
Desde 2015, hemos pensado y visto tantas buenas prácticas que creamos una guía práctica gratuita para todos los organizadores de eventos. No esperes más para descubrirla haciendo clic en el siguiente botón:
Leer el libro blanco del cashless
¡Además, el cashless es una excelente herramienta como medida de seguridad para tus eventos frente a la COVID-19! Reduce los contactos y la circulación de efectivo, minimiza las colas y los tiempos de transacción, optimiza la gestión de los flujos de personas y de los accesos a diferentes zonas, genera más ingresos y haz un seguimiento de la actividad en tiempo real.
No dudes en ponerte en contacto con nosotros si tienes cualquier pregunta sobre el cashless.
