5 moyens de faciliter l’adoption du cashless par vos participants

Lorsque vous organ­isez votre pre­mier événe­ment cash­less, il est extrême­ment impor­tant d’en informer vos par­tic­i­pants bien à l’avance. Les expli­ca­tions sur le fonc­tion­nement du sys­tème doivent être répétées pour être com­pris­es par l’ensemble du pub­lic. Sans cela, vous vous exposez à une vague de lit­iges et de mécon­tente­ments, qui seraient faciles à éviter avec un min­i­mum de pré­pa­ra­tion.

Et cela ne s’applique pas qu’à votre pre­mier événe­ment. Il est donc dans votre intérêt, et surtout dans celui des par­tic­i­pants, d’appliquer les mêmes straté­gies de com­mu­ni­ca­tion sur tous vos événe­ments cash­less. Voici donc com­ment pré­par­er au mieux vos par­tic­i­pants à une expéri­ence 100% cash­less.

Con­tents

1. Don­ner un nom à sa mon­naie cash­less
2. Com­mu­ni­quer en ligne à des­ti­na­tion du grand pub­lic
3. Répon­dre aux ques­tions des par­tic­i­pants
4. Informer le staff en charge du cash­less
5. Ren­forcer l’information sur place

1. Donner un nom à sa monnaie cashless

Au pre­mier abord, don­ner un nom à une mon­naie cash­less peut paraître futile et insignifi­ant. Pour­tant, lorsqu’on s’y intéresse de plus près, on se rend compte de l’impact posi­tif que cela peut avoir sur l’expérience glob­ale des par­tic­i­pants. Si des fes­ti­vals et d’autres formes d’événements ont décidé de créer un nom et un logo pour leur mon­naie, c’est avant tout pour trans­former leur pro­jet cash­less en atout de com­mu­ni­ca­tion.

Dif­fusé à tra­vers tous vos canaux de com­mu­ni­ca­tion, un nom bien trou­vé, amu­sant, et proche de l’image voulue par l’événement favorise l’adoption du cash­less par les par­tic­i­pants. Au con­traire, le terme “cash­less” est plutôt froid, voire mal perçu à cause de sa racine “cash”. Il peut évo­quer une trop forte notion d’argent, une valeur assez éloignée de l’esprit de con­vivi­al­ité et de partage des événe­ments en général.

Don­ner un nom à une mon­naie est par­fois si bien réus­si qu’il n’est pas rare d’entendre des fes­ti­va­liers par­ler de “Mon­eiz”, le cash­less des Vieilles Char­rues, dans les autres fes­ti­vals de la région Bre­tagne.

À titre d’exemples, voici quelques noms qui ren­for­cent l’univers de leur événe­ment :

John E‑Cash — Fes­ti­val Beau­re­gard ; Celti’Cash — Fes­ti­val Inter­cel­tique de Lori­ent ; Cash-Cache — Fes­ti­val Nuits Secrètes ; P2N Pay&Play — Fes­ti­val Papil­lons de Nuit ; Bobi­cash — Fes­ti­val Bobital  ; No Cash In Hell — Fes­ti­val Hellfest

2. Communiquer en ligne à destination du grand public

Dans notre arti­cle Cash­less : top 5 des fac­teurs clés d’un déploiement réus­si, nous expo­sions les raisons de soign­er la com­mu­ni­ca­tion auprès de son pub­lic lorsque l’on met en place un pro­jet cash­less. Afin de pour­suiv­re sur cette lancée, nous vous présen­tons ci-dessous les moyens de com­mu­ni­ca­tion les plus adap­tés. Si vous faites le choix de Weezevent pour votre pro­jet cash­less, un inter­locu­teur priv­ilégié vous accom­pa­gne dans cette mise en place et vous four­nit des con­seils per­son­nal­isés, un kit de com­mu­ni­ca­tion com­plet, et des exem­ples à suc­cès.

Le site internet de l’événement

Point cen­tral de votre com­mu­ni­ca­tion, votre site inter­net rassem­ble l’ensemble des infor­ma­tions disponibles à pro­pos de votre événe­ment. Tout doit y fig­ur­er et y être bien ordon­né. C’est pourquoi vous devez absol­u­ment y plac­er cer­tains élé­ments, afin que chaque par­tic­i­pant ait toutes les infor­ma­tions néces­saires pour pass­er un bon moment avant, pen­dant, et après votre événe­ment.

Tout com­mencer par l’on­glet et la page cash­less, acces­si­bles depuis la barre de nav­i­ga­tion prin­ci­pale de votre site web.

Source : Page d’accueil du Main Square Fes­ti­val. Le bou­ton “CASHLESS” redirige vers mainsquarefestival.fr/fr/cashless.

Ensuite, votre page cash­less doit repren­dre les élé­ments suiv­ants, dans cet ordre — comme le fait le fes­ti­val Papil­lons de Nuit :

• Le wid­get cash­less — tou­jours en haut de page
• Des pic­togrammes didac­tiques
• Des expli­ca­tions détail­lées
  • Avan­tages du cash­less
  • Avant/pendant/après
  • Dates de rem­bourse­ment
• Une Foire Aux Ques­tions
• Une adresse email d’assistance
• Des infos spé­ci­fiques — le cas échéant

Des ver­sions adap­tées à votre événe­ment sont disponibles ici.

Enfin, pub­liez un arti­cle d’annonce pour présen­ter les raisons du pas­sage au cash­less ; les impacts, change­ments et avan­tages pour le par­tic­i­pant ; et expli­quer le fonc­tion­nement du cash­less.

Les réseaux sociaux — pages et événements

Une grande par­tie de votre pub­lic se trou­ve sur les réseaux soci­aux. Ils peu­vent y suiv­re votre page et/ou votre événe­ment. Vous avez donc la pos­si­bil­ité de mul­ti­pli­er votre com­mu­ni­ca­tion et ain­si d’augmenter vos chances que les infor­ma­tions sur le cash­less soient vues et com­pris­es.

En accom­pa­g­nant des pro­jets cash­less depuis 2015, nous avons pu opti­miser les meilleurs élé­ments de com­mu­ni­ca­tion pour que votre mes­sage passe au mieux. En voici un aperçu :

• “Créez votre compte Cash­less et pré-chargez votre carte en 2 min­utes chrono ! Il vous suf­fit de vous munir de votre numéro de bil­let et le tour est joué”

• “Vous êtes encore nom­breux à ne pas avoir chargé votre compte cash­less en avance. Nous vous con­seil­lons de le pré-charg­er tran­quille­ment chez vous avant d’arriver au Fes­ti­val et de prof­iter ain­si des con­certs, et des bars & restau­rants directe­ment après votre arrivée.”
• “Les ban­ques Cash­less ouvrent dès l’ou­ver­ture du site, ren­dez-vous y dès main­tenant pour charg­er votre compte.”

Accom­pa­g­nez les mes­sages avec des images, des gifs, des vidéos ou des memes pour mul­ti­pli­er vos chances d’être vu.

Les e‑mails — marketing et newsletter

Tout aus­si effi­cace que les canaux cités précédem­ment, les e‑mails sont très utiles car vous pou­vez les envoy­er à toutes les per­son­nes ayant acheté des bil­lets pour votre événe­ment. Vous pou­vez alors les inciter à se créer un compte cash­less. Vous pou­vez par la suite don­ner de plus amples infor­ma­tions unique­ment à ceux qui ont déjà créé un compte. Avec Weezevent, vous pou­vez cibler l’un ou l’autre de ces deux publics.

Surtout, deux jours avant le début de l’événement, la plate­forme cash­less de Weezevent envoie un e‑mail per­son­nal­isé à tous vos par­tic­i­pants afin de les inciter à recharg­er leurs comptes cash­less, ce qui a pour effet béné­fique de réduire dras­tique­ment les files d’attente sur place.

Les notifications push sur mobile

Grâce à notre parte­naire Green­cop­per, vous pou­vez envoy­er des noti­fi­ca­tions push sur mobile à tous les par­tic­i­pants qui ont instal­lé l’application de votre événe­ment. En fonc­tion de vos besoins, ciblez unique­ment ceux qui n’ont pas encore rechargé, ou ceux qui ont dépen­sé une cer­taine somme afin de les récom­penser. Les pos­si­bil­ités sont infinies !

3. Répondre aux questions des participants

Met­tre en place les actions citées précédem­ment ne suf­fi­ra peut-être pas, car les par­tic­i­pants peu­vent avoir des ques­tions spé­ci­fiques con­cer­nant le cash­less. Il vaut donc mieux être prévoy­ant et créer une adresse e‑mail spé­ci­fique pour traiter les ques­tions. Une ligne télé­phonique peut même être spé­ciale­ment dédiée au cash­less. L’objectif est tou­jours de favoris­er une bonne expéri­ence pour vos fes­ti­va­liers et par­tic­i­pants.

4. Informer le staff en charge du cashless

Le cash­less s’adresse avant tout aux par­tic­i­pants, mais c’est bien votre staff qui va manip­uler les appareils per­me­t­tant d’encaisser les paiements cash­less. Le meilleur moyen de les pré­par­er à cela con­siste à leur envoy­er une newslet­ter avec des fich­es pra­tiques sur l’utilisation des appareils et sur la poli­tique du fes­ti­val con­cer­nant le cash­less  — fonc­tion­nement, dates clés, etc. Vous rap­pellerez tout cela une fois sur place afin que tout roule comme sur des roulettes.

5. Renforcer l’information sur place

Une fois le par­tic­i­pant sur le site de votre événe­ment, il aura peut-être oublié une par­tie de ce qu’il a lu deux mois ou deux jours plus tôt. Il faut donc lui rap­pel­er les infor­ma­tions essen­tielles et les bonnes pra­tiques pour que l’adoption du cash­less soit un long fleuve tran­quille.

Une bonne sig­nalé­tique ori­ente les par­tic­i­pants vers les bonnes per­son­nes si besoin, et des fly­ers lui indi­queront com­ment recharg­er sur place ou en ligne, com­ment se faire rem­bours­er à la suite de l’événement, etc.

Avec une bonne com­mu­ni­ca­tion, la mise en place d’un pro­jet cash­less peut se révéler être bien plus qu’un change­ment de façon d’encaisser pour le fes­ti­val et qu’un moyen de paiement pour les par­tic­i­pants. Il peut ren­forcer les liens entre les deux par­ties et ain­si accroître la fidél­ité de vos fans.

Depuis 2015, nous avons conçu et observé telle­ment de bonnes pra­tiques que nous en avons fait un guide pra­tique gra­tu­it, à desti­nation de tous les organi­sa­teurs d’évé­nement. Décou­vrez-le sans plus atten­dre en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

Lire le livre blanc

N’hésitez pas à nous con­tac­ter directe­ment si vous avez des ques­tions sur le cash­less.