Choisir un prestataire image et son pour créer un événement mémorable

Créer un événe­ment mémorable est une tâche ardue et ne se fait pas sans l’aide d’experts de cer­tains métiers. Peu importe le type d’événements et le nom­bre de par­tic­i­pants atten­dus, un prestataire audio­vi­suel peut vous aider à attein­dre un résul­tat visuel et audi­tif hors du com­mun, qui restera gravé dans les mémoires de vos par­tic­i­pants. Nous détail­lons dans cet arti­cle pourquoi et com­ment choisir un prestataire image et son afin de créer un événe­ment inou­bli­able.

Som­maire

1. Pourquoi se faire accom­pa­g­n­er par un prestataire image et son ?
2. Etablir un cahi­er des charges le plus exhaus­tif pos­si­ble
3. For­muler claire­ment le résul­tat atten­du
4. S’équiper du matériel adap­té à vos besoins
5. Étudi­er les dis­posi­tifs d’assurance

1. Pourquoi se faire accompagner par un prestataire image et son ?

Le prestataire image et son est indis­pens­able pour un évène­ment qui se veut mémorable. Il assure le bon déroule­ment de votre événe­ment au niveau audio­vi­suel. Con­cep­tion d’une scéno­gra­phie, mise en place d’un podi­um, d’un éclairage ou d’une sonori­sa­tion… son rôle est de met­tre en valeur vos inter­venants — les pièces cen­trales d’un événe­ment réus­si. Il garan­tit que votre con­férenci­er, votre groupe de musique ou votre ani­ma­teur ren­voient le meilleur d’eux-même à votre pub­lic. Le prestataire audio­vi­suel con­seille égale­ment son client avec du matériel adap­té et de qual­ité pour créer la magie de l’événement.

2. Etablir un cahier des charges le plus exhaustif possible

Étudi­er le cahi­er des charges pour votre événe­ment afin de pro­pos­er des solu­tions adap­tées est l’une des activ­ités prin­ci­pales d’un prestataire image et son. Il en a besoin pour prévoir le matériel adéquat selon le lieu, le for­mat de l’événement, le nom­bre de per­son­nes estimé, la météo prévue, votre bud­get, le résul­tat espéré… Il prend en compte tous ces élé­ments pour con­cevoir sa presta­tion.

Con­cer­nant le son par exem­ple, sa dis­per­sion vari­era en fonc­tion des critères cités précédem­ment et fera que le pub­lic enten­dra plus ou moins bien les inter­venants selon leur dis­tance. Par ailleurs, le prestataire va prévoir des sup­ports et pro­tec­tions solides pour met­tre en sécu­rité le matériel en cas de vent, de pluie, ou de pro­jec­tions — au bord d’une piscine par exem­ple.

3. Formuler clairement le résultat attendu

Vous pou­vez met­tre le meilleur groupe de musique du monde sur scène, ou l’intervenant star de votre secteur, si la presta­tion audio­vi­suelle n’est pas à la hau­teur de la promesse faite au pub­lic, celui-ci ne sera pas trans­porté par la per­for­mance ou la prise de parole. En for­mu­lant le plus claire­ment pos­si­ble le résul­tat audi­tif et visuel atten­du, votre prestataire vous dira s’il est capa­ble d’y répon­dre.

Atten­tion tout de même à bien jauger sa propo­si­tion. Un prix exor­bi­tant ou une promesse de résul­tat extra­or­di­naire ne sont pas des garanties. Effectuez plusieurs devis, échangez régulière­ment avec plusieurs prestataires pour estimer celui qui comblera vos attentes tout en offrant le prix le plus juste.

4. S’équiper du matériel adapté à vos besoins

Un prestataire audio­vi­suel pos­sède un parc plus ou moins impor­tant com­por­tant tous types de matériels. Pour la sonori­sa­tion, les sys­tèmes vont de sim­ples enceintes pour petits comités jusqu’au line array — sys­tème con­sti­tué d’un réseau d’en­ceintes pour effectuer des mon­tages de fes­ti­val. Pour l’é­clairage, cela peut être de la vidéo pro­jec­tion pour effectuer des mis­es en lumières ou du map­ping vidéo pour éclair­er des sur­faces, du mobili­er ou des objets en par­ti­c­uli­er.

Mieux l’en­tre­prise sera équipée, plus elle pour­ra répon­dre à vos besoins. Et selon la con­fig­u­ra­tion de votre événe­ment, le matériel néces­saire peut forte­ment vari­er. Idem pour les tech­ni­ciens, vous aurez peut-être la néces­sité d’en avoir sur place le jour J si le matériel est com­plexe d’utilisation. C’est une don­née à pren­dre en compte et il vaut mieux avoir quelqu’un de for­mé dans votre équipe en cas de souci.

5. Étudier les dispositifs d’assurance

Le prestataire doit être assuré con­tre le vol, la casse du matériels mais égale­ment con­tre tout type d’in­ci­dent. Les tech­ni­ciens son et lumière tra­vail­lant avec le prestataire sont générale­ment des micro-entre­pris­es — ou inter­mit­tents du spec­ta­cle — ayant des assur­ances pro­fes­sion­nelles et toutes les habil­i­ta­tions néces­saires comme celle de l’élec­tric­ité ou de l’ac­croche et lev­age par exem­ple.

Vous avez désor­mais toutes les cartes en main pour choisir le bon prestataire image et son pour votre con­cert, con­férence, pièce de théâtre, fête… D’autres out­ils peu­vent vous faciliter la vie et c’est la mis­sion que s’est don­née Weezevent. Décou­vrez nos solu­tions de bil­let­terie, con­trôle d’accès, cash­less et CRM en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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