El éxito de tu evento depende, en gran medida, de una buena campaña de comunicación. Dentro de esta, el formato vídeo, con sus múltiples ventajas, como la posibilidad de comunicar en gran número de canales de comunicación al mismo tiempo, es uno de tus mejores aliados. En unos clics, puedes compartir un vídeo promocional en tu página web o tu microsite Weezevent, en tus campañas de e-mailing, en las diferentes redes sociales (Facebook, Instagram, Twitter) e incluso en plataformas de vídeo (Youtube, Vimeo). Todo indica que tienes que crear contenido de vídeo y en este artículo te mostramos cómo lanzarte a ello en las mejores condiciones.
Índice
- Comunicar mediante vídeos antes del evento
- Dar vida online al evento durante su celebración
- No bajar la guardia después del evento
1. Comunicar mediante vídeos antes del evento
Anunciar el evento con un teaser
Un teaser es imprescindible para lanzar tu campaña de comunicación. El teaser es la fase inicial de una campaña publicitaria, presentado como gancho, con cierto tono de enigma, para suscitar y mantener la atención del público. Según la plataforma especializada en el alojamiento de vídeos Wistia Video Analytics, el 80% de las personas que ven un vídeo de menos de un minuto están atentas; cuando más larga sea la duración del vídeo, más desciende esta cifra. Por lo tanto, tu teaser tiene que ser corto, incisivo y tiene que cautivar a los espectadores en los primeros segundos.
Utiliza transiciones rápidas y mensajes concisos para crear un vídeo dinámico. De esta forma, irás directo al grano y podrás mantener a los espectadores atentos a todos los detalles de tu vídeo.
Un teaser puede adoptar cualquier tono, en función del carácter de tu evento y del sector. Mira estos dos teasers tan diferentes pero tan bien adaptados cada uno a su público:
Mallorca Live Festival 2020
Global Esports Summit 2019
Contar tu historia con cifras clave
Un vídeo que recuerde los hechos más importantes de tus eventos pasados es una buena forma de repasar la historia y la creación de tu evento, con sus fechas más importantes y las personas que han formado parte de su éxito.
Lanzar la venta de entradas
Para abrir la venta de entradas de tu evento, puede ser interesante informar a los interesados de la fecha de lanzamiento, los diferentes tipos de entrada, sus precios… Este nuevo vídeo será un buen complemento para tu teaser y lo verán personas que tal vez no hayan visto el primero. Este vídeo dará confianza y ganas a los asistentes potenciales. Tienes que integrar en él lo que llamamos un call to action, es decir, una invitación a la acción, como pueden ser las siguientes:
- «Accede a la información completa en nuestra web www.nombredelevento.com»
- «Inscríbete haciendo clic en el siguiente botón»
- «Síguenos en Instagram para enterarte de los próximos artistas confirmados»
También puedes utilizar un vídeo para comunicar el cartel o el programa de tu evento, con un call to action al final que invite a comprar entradas, como en este vídeo del Festival Tomavistas:
Difundir entrevistas y reportajes
Apremia a las personas que aún dudan sobre si asistir o no a tu evento. Enseña las bambalinas del evento o entrevista a algunos de los protagonistas. ¡Transmite la impresión de que tu evento es algo que no se pueden perder!
Ofrecer este tipo de contenido es especialmente importante en momentos de crisis que llevan a aplazar un evento que se acercaba y al que los asistentes estaban ya ansiosos por acudir, como ha ocurrido en muchos casos debido a la crisis provocada por la COVID-19.
Un excelente ejemplo del contenido que se puede ofrecer es la serie de entrevistas que está publicando World Football Summit, como esta:
Informar a los asistentes
Este es el último vídeo que tienes que preparar antes del evento. Los asistentes necesitan tener información práctica para acudir a tu evento con tranquilidad. Facilítales la experiencia y ve ganando así su confianza de un modo sencillo. Su fidelidad quedará también reforzada. También es buen momento para hacer un llamamiento a los potenciales asistentes de última hora, que hayan podido olvidar comprar su entrada. De nuevo, recuerda incluir un call to action que les dirija a tu página web o a tu microsite Weezevent.
2. Dar vida online al evento durante su celebración
Los ausentes no siempre están tan lejos. Especialmente si organizas un evento en varias fechas y esperas que tu público se renueve y no acudan solamente los habituales, tienes que capturar los momentos más importantes de tu evento y difundirlos. Publica vídeos de tu evento en Facebook, Instagram, Youtube o por cualquier otro medio. Los vídeos en directo pueden generar hasta 3 veces más vistas que los vídeos «clásicos».
Si quieres estar activo en redes sociales, publica en diferentes momentos del día. Empieza por el programa de tu evento, con los ponentes o artistas y los momentos clave. A continuación, publica contenido exclusivo: resultados, entrevistas a protagonistas, testimonios de asistentes, etc. Instagram está muy bien para este tipo de contenido, especialmente con IGTV (Instagram TV). Por la noche, es interesante hacer un vídeo con el resumen del día para que los asistentes lo recuerden y los ausentes se hagan una idea concreta de tu evento.
Mira este vídeo de Facebook en directo desde el evento The Gin Oasis Festival:
Brockmans cocktails – The Gin Oasis Festival
🇪🇸 ¡Esto sí que es un Happy Monday! Estás a tiempo de vivir la primera edición de #TheGinOasisFestival. Te esperamos en el Palau De Congressos Palma hasta las 23.00 pm🇬🇧 These are our Happy Mondays! You can already live the first #TheGinOasisFestival edition! We wait for you in the Palau de Congressos until 23.00 pm
Posted by The Gin Oasis Festival on Monday, July 8, 2019
3. No bajar la guardia después del evento
Publicar una aftermovie
Después del evento, es importante seguir comunicando para mantener tu relación con los asistentes. Un contenido que gusta mucho es el vídeo llamado aftermovie: se trata de un vídeo recapitulativo en el que destacar los momentos álgidos de tu evento: testimonios de asistentes, entregas de trofeos, cifras clave, etc. Igual que para el teaser, el formato tiene que ser corto e incisivo. Tiene que dar ganas de volver a los asistentes y de asistir a tu próxima edición a los ausentes.
Aquí tienes algunos ejemplos, muy diferentes entre sí, que te pueden servir de inspiración:
Global Esports Summit 2019
OYSHO Yoga Madrid 2019
Tomavistas 2019
Dar las gracias a asistentes y colaboradores
Valora el papel de los asistentes, tu equipo, tus colaboradores, patrocinadores y de cualquier otra persona que haya contribuido de alguna forma en tu evento dándoles las gracias en un vídeo especial. Se sentirán valorados y sabrán que estás agradecido por su presencia y participación.
También puede ser el momento de lanzar el teaser de tu próximo evento, con fotos o vídeos de la edición que ha finalizado. Existen muchas opciones, pero no olvides en ningún momento la importancia de la comunicación en torno a tu evento. Que los asistentes acudan a tu evento y, por lo tanto, el éxito del mismo, dependen de esta.
