Crear un evento memorable es una tarea ardua y es necesario contar con la ayuda de expertos en diferentes ámbitos. Independientemente del tipo de evento y del número de asistentes esperados, un proveedor de servicios audiovisuales puede ayudarte a alcanzar un resultado visual y de sonido espectacular, que quede grabado en la memoria de los asistentes a tu evento. En este artículo encontrarás cómo y por qué escoger un proveedor de imagen y sonido para crear un evento inolvidable.
Índice
- Por qué contar con un proveedor de imagen y sonido
- Redactar un briefing lo más exhaustivo posible
- Detallar con claridad el resultado esperado
- Equiparse con el material más adaptado a tus necesidades
- Revisar los seguros
1. Por qué contar con un proveedor de imagen y sonido
Un proveedor de imagen y sonido es imprescindible para un evento con vocación de ser memorable. Este asegura el correcto desarrollo de tu evento a nivel audiovisual. Diseño de escenografía, iluminación, sonorización… Su papel es hacer que tus artistas, ponentes, etc. —elementos centrales de un evento de éxito— destaquen. Garantiza también que estos den lo mejor de sí mismos para el público. El proveedor audiovisual también aconseja a su cliente sobre material específico y de calidad para crear la magia del evento.
2. Redactar un briefing lo más exhaustivo posible
El proveedor de imagen y sonido tiene que estudiar en profundidad el briefing que le entregues para ofrecerte soluciones que se adapten a tus necesidades de la mejor forma posible. Necesita esta información clara también para determinar cuál es el material adecuado en función del espacio, el formato de evento, el número de asistentes estimado, el tiempo que se espera que haga ese día, tu presupuesto, el resultado esperado… Para diseñar su servicio, necesita tener en cuenta todos estos elementos.
En lo que respecta al sonido, por ejemplo, la dispersión del mismo varía mucho en función de los criterios que acabamos de citar, lo que puede tener consecuencias en lo bien que oirá el público según dónde se ubique. Además, el proveedor tendrá que instalar el material con soportes sólidos y protecciones para que esté seguro en caso de viento, lluvia o para proyecciones especiales como, por ejemplo, al borde de una piscina.
3. Detallar con claridad el resultado esperado
Aunque pongas en escena al mejor grupo de música del mundo o al ponente estrella de tu sector, si la presentación audiovisual no está a la altura de las expectativas del público, este último no se sumergirá plenamente en la experiencia. Es importante que expongas de la forma más clara posible a tu proveedor el resultado visual y auditivo que esperas para que te pueda decir si es capaz de responder a tus expectativas y evitar así sorpresas desagradables por mala comprensión.
Aun así, evalúa su propuesta. Un precio desorbitado o la promesa de un resultado extraordinario no son garantías. Pide varios presupuestos y mantén conversaciones con varios proveedores para valorar cuál cubrirá mejor tus necesidades y expectativas con el precio más justo.
4. Equiparse con el material más adaptado a tus necesidades
Un proveedor audiovisual cuenta con un abanico más o menos amplio de todo tipo de material en stock. En lo que se refiere al sonido, el equipamiento puede ir desde unos sencillos altavoces para un evento pequeño hasta el line array —sistema formado por una red de potentes altavoces utilizado en el montaje de festivales—. En cuanto a la iluminación, puede ir desde la iluminación sencilla de un escenario hasta la proyección de vídeo, incluso el video mapping —proyección de vídeo sobre superficies como pueden ser edificios, creando un gran efecto artístico.
Cuanto mejor equipada esté la empresa, más fácil será que pueda responder a tus necesidades, ya que según la configuración de tu evento, el material necesario puede variar mucho. También es importante contar con buenos técnicos; más allá del montaje, si el uso del material es complejo, es posible que necesites contar con técnicos durante tu evento. También es buena idea contar con alguien formado en el uso de este tipo de material en tu equipo, por si fuera necesaria su intervención.
5. Revisar los seguros
El proveedor tiene que estar asegurado contra el robo, rotura de material y contra todo tipo de incidente. Los técnicos de luz y sonido que trabajan con el proveedor, en muchas ocasiones son microempresas o autónomos y es importante que estén acreditados para trabajar con instalaciones eléctricas, por ejemplo, además de cubiertos en caso de accidente.
Ya tienes todas las cartas para escoger el proveedor adecuado de imagen y sonido para tu concierto, conferencia, obra de teatro, fiesta… Hay otras herramientas que pueden facilitarte la vida y esta es la misión de Weezevent. Descubre nuestras soluciones de venta de entradas online, control de acceso, cashless y CRM haciendo clic en el siguiente botón:
