Crear un formulario de inscripción es una tarea que tienes que tener en cuenta desde las primeras etapas de la organización de tu evento. Con este formulario, los datos de los asistentes quedarán registrados y te ayudarán con la organización del evento en sí.
Por eso, es una herramienta que tiene que estar bien pensada e integrada en el proceso de compra de la entrada o inscripción. El correcto desarrollo de tu evento reposa en parte sobre la calidad de tu formulario de inscripción online. Te damos algunos consejos para incorporar y diseñar el formulario de inscripción online perfecto para que tu evento sea un éxito.
Índice
1. Escoger una solución de inscripción online
Lo primero que tienes que tener a mano a la hora de organizar un evento es una herramienta con la que crear tu formulario de inscripción. A la hora de elegirla, decántate por una que no sólo te permita crear y gestionar los campos para recoger los datos que quieras con diferentes formatos de pregunta, sino que también permita integrar el formulario en el propio proceso de compra de la entrada o inscripción. La solución en cuestión tiene que permitirte crear formularios de inscripción que se adapten a tus necesidades y a las características de tu evento. Asegúrate de que sólo tú vayas a utilizar los datos recogidos; ¡al fin y al cabo son tus clientes! Por lo tanto, es imprescindible que sea una herramienta segura.
Comprueba también que el proceso de creación del formulario sea fácil y rápido y que no sea necesario ser un genio de la informática para utilizar la herramienta. Es importante que la solución de inscripción online cuente con todas las funcionalidades que te permitan crear el formulario de inscripción ideal para tu evento, integrarlo a la perfección y la posterior gestión adecuada de todos los inscritos.
2. Personalizar el formulario
Un buen formulario de inscripción es un formulario personalizado. Ten siempre en cuenta el tipo de asistente al que interesa tu evento para personalizar y adaptar mejor tu formulario. Como organizador, no necesitas solicitar la misma información si organizas un festival que si organizas un taller o conferencia. Ponte en el lugar de los asistentes y piensa en qué datos estarían dispuestos a facilitar a una organización en la que confían en mayor o menor medida.
Los tipos de respuesta esperados pueden ser diferentes. Escoge una solución que te ofrezca diferentes opciones: campo de texto corto, campo de texto largo, menú desplegable, cargar archivo, fecha, casilla a marcar, país. También es importante que tengas la opción de crear campos personalizados.
«También queríamos saber quién compra qué entradas/lotes y crear formularios sencillos con campos a medida. Para nosotros era fundamental.» Webilsand.
La personalización del formulario también incluye la parte gráfica. El evento organizado tiene que estar presente en el formulario. Eso sí, tampoco se trata de plagarlo de colores e imágenes, lo que daría una imagen poco profesional y estropearía la armonía visual. La opción más sencilla y segura es jugar con los colores —botones, textos y fondo—.
3. Recoger los datos básicos de los asistentes
Cuando te lanzas a organizar un evento, es fundamental para la preparación del mismo recoger el máximo de datos posibles sobre los asistentes. La idea de solicitar multitud de datos en el formulario de inscripción es tentadora especialmente cuando piensas organizar eventos posteriores. Sin embargo, no cedas a la tentación. Los datos recogidos tienen que ser pertinentes y apropiados. Analiza qué necesitas saber realmente para que tu evento vaya sobre ruedas.
Las preguntas tienen que ser concisas y precisas. Establece algunos campos como obligatorios si lo consideras necesario. Otro truco importante es organizar correctamente los campos, de forma lógica. Ten en cuenta que cada campo adicional puede aumentar el riesgo de abandono del formulario. Limita las preguntas a la información realmente útil para la organización del evento o para mejorar la experiencia del asistente.
En resumen, varios trucos pequeños pueden permitirte crear el formulario de inscripción ideal para los eventos que organizas. Es importante para esta etapa importante de tu marketing de eventos tener en cuenta no solo tus necesidades, sino también y sobre todo las de los futuros asistentes.
4. Diseñar un formulario de inscripción eficaz
Un buen formulario de inscripción tiene que concebirse como la puerta de entrada a tu evento: ha de ser claro, rápido y compatible con todos los dispositivos (ordenador, tablet, smartphone). Aquí tienes algunos consejos prácticos:
- Pon un título claro y atractivo: indica el nombre del evento y su naturaleza (ej. “Inscripción al webinar: impulsar tus ventas online” o “Formulario de inscripción – Curso de yoga nivel principiante”).
- Mantén la simplicidad en los campos: limítate a lo esencial (nombre, apellidos, e-mail, número de teléfono, edad si tiene sentido). Demasiadas preguntas frenan las inscripciones.
- Facilita las opciones de respuesta: integra menús desplegables o casillas de verificación en lugar de campos de texto libre para evitar errores. Ejemplo: elección de franja horaria, menú o nivel del curso.
- Cuida el diseño UX: muestra el número de pasos, indica los campos obligatorios y añade indicaciones útiles debajo de cada pregunta. Esto reduce los errores y aumenta la tasa de finalización de la inscripción.
- Prueba el resultado: visualiza siempre el formulario en diferentes dispositivos para asegurarte de que se muestra correctamente y que sigue siendo fácil de rellenar desde el móvil.
5. Personalizar según tu actividad
Cada actividad tiene sus particularidades, y tu formulario debe reflejarlas. Un formulario genérico es una oportunidad perdida para recoger los datos adecuados y generar confianza a tus asistentes. Aquí tienes algunos ejemplos concretos que pueden servirte de inspiración:
- Webinars y conferencias online: recoge la dirección de e-mail para enviar el enlace de acceso, incluye una casilla de suscripción a tu newsletter y prevé una pregunta para conocer mejor a tu audiencia, como:
- “¿A qué te dedicas?”
- “¿Cuál es tu principal reto?”
- “¿Qué tema te gustaría que abordáramos durante este evento?”
- Cursos y talleres prácticos: añade un menú desplegable para elegir el nivel (principiante, intermedio, avanzado), un campo libre para necesidades específicas (alergias alimentarias, material necesario, movilidad reducida) y, si lo deseas, una franja horaria preferida si ofreces varias sesiones. Una pregunta sobre los objetivos del asistente también puede enriquecer la preparación de tu evento.
- Eventos corporativos y seminarios: solicita el nombre de la empresa, el cargo y el número de teléfono para facilitar la gestión de contactos. Si el evento incluye varias actividades (elección de talleres, comida, evento de networking…), integra casillas de verificación para que cada asistente pueda crear su propio programa. También es recomendable incluir un campo sobre preferencias alimentarias y alergias si hay comida prevista.
- Eventos deportivos y competiciones: las necesidades son muy específicas: categoría de edad, nivel o clasificación, número de federado, club de pertenencia, talla para la camiseta. También es recomendable integrar una casilla de exención de responsabilidad o consentimiento médico si la actividad lo requiere. Un campo de “persona de contacto en caso de emergencia” también es muy recomendable.
- Asociaciones y voluntariado: para asociaciones que reclutan voluntarios o gestionan membresías, el formulario tiene que recoger disponibilidad (días, horarios), competencias específicas (idiomas, carnet de conducir, primeros auxilios) y preferencias de tareas. Pon también una casilla para aceptar el reglamento interno de la asociación. Si prevés gestionar un gran número de voluntarios, puede ser útil utilizar una herramienta específica de gestión de equipos.
- Festivales y eventos culturales: para segmentar mejor tu audiencia, puedes solicitar el código postal de los asistentes y, si lo deseas, preguntar cómo han conocido tu evento. Esto te permitirá orientar mejor tus futuras comunicaciones.
- Bodas y eventos privados: para eventos en los que cada invitado tiene que recibir una atención especial (a menudo se trata de tu entorno más cercano), aprovecha el formulario de inscripción para recoger confirmaciones de asistencia (sí/no/tal vez), el número de acompañantes y su identidad, restricciones alimentarias, así como una opción de solicitud de transporte o alojamiento compartido. Un diseño personalizado del formulario refuerza el vínculo con la temática del evento.
- Pedidos relacionados con el evento (comida, camisetas, packs): integra directamente una opción de pago online y genera un recibo o una entrada de confirmación.
6. Incluir propuestas de respuesta
Rellenar un formulario de inscripción puede ser tedioso para el usuario. Por lo tanto, no dudes en incluir algunos menús desplegables con opciones de respuesta para facilitar el proceso. Si en tu formulario hay que responder a un gran número de preguntas, será más fácil para el asistente no tener que rellenar todas las respuestas de forma manual.
Además, la solución escogida tiene que permitirte enviar automáticamente un e-mail para confirmar al asistente que la inscripción ha quedado correctamente registrada.
7. Añadir la información importante
La principal función del formulario de inscripción es permitir a los asistentes inscribirse para acudir a tu evento. Por ello, no puede faltar información útil para el asistente que le ofrezca más datos sobre la organización. El nombre del evento es lo primero que tiene que aparecer en tu formulario.
La fecha del evento y el lugar de celebración también son datos básicos que tienen que estar disponibles en la página del formulario. No dudes en añadir un enlace de Google Maps para mostrar el lugar exacto en el que tendrá lugar tu evento. Además, añade una presentación concisa del evento con información de interés general para los asistentes. Estos pequeños datos son realmente importantes y te permitirán terminar de convencer a los futuros asistentes para que se inscriban a tu evento.
En resumen, existen varios puntos importantes para que puedas crear y compartir el formulario de inscripción ideal para los eventos que organizas. ¡Es importante para tu evento que no tengas en cuenta solamente tus necesidades sino también las de los futuros asistentes!
8. La importancia de la armonía entre tu web y tu formulario de inscripción
Cuando decides crear un formulario de inscripción para tus eventos, es fundamental que se integre de forma coherente con tu página web. Esta coherencia garantiza una experiencia de usuario fluida y profesional. Al configurar tu formulario, piensa en utilizar un modelo de formulario de inscripción que refleje el diseño y los colores de tu web. Una transición visual fluida favorece la navegación y reduce el riesgo de abandono por parte del visitante.
Además, una identidad visual uniforme en todas las páginas genera confianza y refuerza la autenticidad de tu propuesta. Esto no solo permite reforzar tu imagen de marca, sino también tranquilizar a los asistentes al mostrarles que siguen navegando en una plataforma fiable y oficial. Las herramientas modernas de venta de entradas online, como las que ofrece Weezevent, incluyen opciones flexibles para personalizar y adaptar estos modelos a cada evento, sean ferias, conferencias o cualquier otro tipo de evento.
9. Compartir tu formulario de inscripción
Crear un formulario de inscripción online es una primera etapa, pero también es importante que tus asistentes puedan encontrarlo fácilmente. Estos son algunos canales clave que puedes activar:
Por e-mail. Es el canal más directo y eficaz. Integra el enlace a tu formulario en el e-mail de anuncio, colocándolo de forma visible desde las primeras líneas; evita esconderlo al final del mensaje. Si envías recordatorios, recuerda mencionar la fecha límite de inscripción para crear una sensación de urgencia. Con Weezevent, también puedes enviar invitaciones personalizadas directamente desde la herramienta gratuita Gigz by Weezevent.
En redes sociales. Comparte el enlace en tus publicaciones, pero también en la biografía de tu página (Instagram, LinkedIn) para que permanezca accesible en todo momento. En Facebook, crea un evento e integra el enlace en la descripción, ya que suele ser el primer lugar donde las personas buscan inscribirse. Gracias a nuestra integración, también puedes vincular tu evento de LinkedIn con tu evento WeezTicket.
En tu sitio web. Integra directamente el formulario o el widget de inscripción en la página dedicada a tu evento y evita redirecciones innecesarias que pueden hacerte perder inscripciones por el camino. Si no dispones de una página específica para el evento, un botón de llamada a la acción visible en tu página de inicio o en el menú puede ser suficiente. Con Weezevent, el widget se integra en pocas líneas de código en cualquier sitio web.
Mediante un código QR. Imprescindible para tus soportes físicos: carteles, folletos, roll-ups, programas… Genera un código QR que dirija directamente a tu formulario y colócalo en lugares donde tu audiencia pueda verlo en el momento adecuado. Con nuestra herramienta, puedes generar un código QR hacia tu formulario en un solo clic.
10. Seguimiento de los inscritos y análisis del rendimiento
Después de crear un formulario de inscripción adaptado a tu página web y a tus necesidades específicas, el trabajo no termina. El siguiente paso clave es el seguimiento de los inscritos.
Este análisis te permitirá ajustar y optimizar continuamente tu estrategia. El objetivo es ofrecer siempre la mejor experiencia posible a los asistentes y garantizar el máximo número de inscripciones a tus eventos. Al realizar un seguimiento eficaz, también podrás responder rápidamente a las necesidades o dudas de los inscritos, reforzando así la confianza y la satisfacción hacia tu organización.
11. ¿Cómo aumentar los ingresos de tus inscripciones online?
Cada evento es una oportunidad para destacar; maximizar los ingresos de tus inscripciones online se convierte en un objetivo clave. Tanto si organizas un festival como un congreso o un torneo, la forma en la que estructuras tu proceso de inscripción puede marcar la diferencia.
Hoy en día, los asistentes no solo buscan una experiencia memorable, sino también opciones prácticas y atractivas. Para responder a esta demanda y aumentar tus ingresos, es fundamental explorar estrategias innovadoras que conviertan cada evento en una verdadera oportunidad de crecimiento.
Aquí tienes algunas ideas para impulsar tus ingresos y contribuir al éxito económico de tus eventos:
- Ofrecer inscripciones in situ: no pierdas la oportunidad de atraer a más asistentes. Ofrece opciones de inscripción de última hora en el propio evento, ya sea mediante un punto de venta físico o una solución digital. Esto permite captar el interés de las personas que todavía no se han inscrito.
- Monetizar los eventos online: aprovecha la creciente popularidad de los eventos virtuales ofreciendo opciones de inscripción gratuitas o de pago. Al hacer tu evento accesible online, puedes llegar a una audiencia más amplia y diversificar tus fuentes de ingresos.
- Atraer a nuevos públicos: amplía tu oferta más allá de la simple entrada. Puedes proponer productos derivados, servicios premium o experiencias exclusivas. Envía invitaciones personalizadas para animar a nuevos asistentes a inscribirse y asegúrate de gestionar correctamente las acreditaciones para VIP, colaboradores y prensa. También puedes utilizar códigos de descuento para impulsar las ventas y generar una sensación de urgencia.
Tú también puedes crear un formulario de inscripción online con Weezevent haciendo clic en el siguiente botón:
