Crear un formulario de inscripción es una tarea que tienes que tener en cuenta desde las primeras etapas de la organización de tu evento. Con este formulario, los datos de los asistentes quedarán registrados y te ayudarán con la organización del evento en sí.
Por eso, es una herramienta que tiene que estar bien pensada e integrada en el proceso de compra de la entrada o inscripción. El correcto desarrollo de tu evento reposa en parte sobre la calidad de tu formulario de inscripción online. Te damos algunos consejos para incorporar y diseñar el formulario de inscripción online perfecto para que tu evento sea un éxito.
Índice
- Escoger una solución de inscripción online
- Personalizar el formulario
- Recoger los datos básicos de los asistentes
- Facilitar el acceso al formulario de inscripción
- Acelerar las inscripciones
- Incluir propuestas de respuesta
- Añadir la información importante
1. Escoger una solución de inscripción online
Lo primero que tienes que tener a mano a la hora de organizar un evento es una herramienta con la que crear tu formulario de inscripción. A la hora de elegirla, decántate por una que no sólo te permita crear y gestionar los campos para recoger los datos que quieras con diferentes formatos de pregunta, sino que también permita integrar el formulario en el propio proceso de compra de la entrada o inscripción. La solución en cuestión tiene que permitirte crear formularios de inscripción que se adapten a tus necesidades y a las características de tu evento. Asegúrate de que sólo tú vayas a utilizar los datos recogidos; ¡al fin y al cabo son tus clientes! Por lo tanto, es imprescindible que sea una herramienta segura.
Comprueba también que el proceso de creación del formulario sea fácil y rápido y que no sea necesario ser un genio de la informática para utilizar la herramienta. Es importante que la solución de inscripción online cuente con todas las funcionalidades que te permitan crear el formulario de inscripción ideal para tu evento, integrarlo a la perfección y la posterior gestión adecuada de todos los inscritos.
2. Personalizar el formulario
Un buen formulario de inscripción es un formulario personalizado. Ten siempre en cuenta el tipo de asistente al que interesa tu evento para personalizar y adaptar mejor tu formulario. Como organizador, no necesitas solicitar la misma información si organizas un festival que si organizas un taller o conferencia. Ponte en el lugar de los asistentes y piensa en qué datos estarían dispuestos a facilitar a una organización en la que confían en mayor o menor medida.
Los tipos de respuesta esperados pueden ser diferentes. Escoge una solución que te ofrezca diferentes opciones: campo de texto corto, campo de texto largo, menú desplegable, cargar archivo, fecha, casilla a marcar, país. También es importante que tengas la opción de crear campos personalizados.
«También queríamos saber quién compra qué entradas/lotes y crear formularios sencillos con campos a medida. Para nosotros era fundamental.» Webilsand.
La personalización del formulario también incluye la parte gráfica. El evento organizado tiene que estar presente en el formulario. Eso sí, tampoco se trata de plagarlo de colores e imágenes, lo que daría una imagen poco profesional y estropearía la armonía visual. La opción más sencilla y segura es jugar con los colores —botones, textos y fondo—.
3. Recoger los datos básicos de los asistentes
Cuando te lanzas a organizar un evento, es fundamental para la preparación del mismo recoger el máximo de datos posibles sobre los asistentes. La idea de solicitar multitud de datos en el formulario de inscripción es tentadora especialmente cuando piensas organizar eventos posteriores. Sin embargo, no cedas a la tentación. Los datos recogidos tienen que ser pertinentes y apropiados. Analiza qué necesitas saber realmente para que tu evento vaya sobre ruedas.
Las preguntas tienen que ser concisas y precisas. Establece algunos campos como obligatorios y sientes la necesidad. Otro truco importante es organizar correctamente los campos, de forma lógica y que no salte de un tema a otro sin orden ni concierto.
Como puedes ver en la imagen de ejemplo, el centro para personas de altas capacidades Icarus solicita los datos básicos necesarios para la inscripción a sus talleres con un formulario completo pero conciso y con campos fáciles de completar.
4. Facilitar el acceso al formulario de inscripción
La sencillez del proceso de inscripción depende fundamentalmente de las funcionalidades de la solución de inscripción online escogida. Esta tiene que permitirte compartir con facilidad un enlace de inscripción a los potenciales asistentes. Comparte este enlace por e-mail, en una newsletter, en tu página web o en tus redes sociales. Sea cual sea el canal de comunicación escogido, los futuros asistentes tienen que poder acceder al formulario de inscripción del evento con facilidad.
Si tienes tu propia página web y la solución te permite integrar el formulario directamente en esta, de forma que no se abandone tu página web en todo el proceso, ¡mucho mejor!
5. Acelerar las inscripciones
Sea tu primer evento o uno más de una larga lista, siempre hay que tener la vista puesta en la rapidez de la inscripción para los asistentes. Diferentes acciones pueden llevar a tu público a inscribirse con mayor rapidez a tu evento o club. La primera acción consiste en indicar el tiempo real y el número total de plazas disponibles. Esta técnica permite probar a los asistentes que el evento está muy solicitado y muchas personas lo esperan con ganas. Cuantas menos plazas queden disponibles, más rápido se inscribirán los asistentes.
Las ganas de inscribirse serán mayores y pasarán a la acción sin demora. La rapidez de las inscripciones también tiene que ver con el tiempo que tardará una persona en completar el proceso de inscripción. Indicar en cada paso el número de apartados o pasos que quedan para finalizar la inscripción permite dar a la persona que está rellenando el formulario una idea del tiempo que le llevará finalizar el proceso. También puedes indicar directamente el tiempo que puede llevar completar el formulario.
6. Incluir propuestas de respuesta
Rellenar un formulario de inscripción puede ser tedioso para el usuario. Por lo tanto, no dudes en incluir algunos menús desplegables con opciones de respuesta para facilitar el proceso. Si en tu formulario hay que responder a un gran número de preguntas, será más fácil para el asistente no tener que rellenar todas las respuestas de forma manual.
Además, la solución escogida tiene que permitirte enviar automáticamente un e-mail para confirmar al asistente que la inscripción ha quedado correctamente registrada.
7. Añadir la información importante
La principal función del formulario de inscripción es permitir a los asistentes inscribirse para acudir a tu evento. Por ello, no puede faltar información útil para el asistente que le ofrezca más datos sobre la organización. El nombre del evento es lo primero que tiene que aparecer en tu formulario.
La fecha del evento y el lugar de celebración también son datos básicos que tienen que estar disponibles en la página del formulario. No dudes en añadir un enlace de Google Maps para mostrar el lugar exacto en el que tendrá lugar tu evento. Además, añade una presentación concisa del evento con información de interés general para los asistentes. Estos pequeños datos son realmente importantes y te permitirán terminar de convencer a los futuros asistentes para que se inscriban a tu evento.
En resumen, existen varios puntos importantes para que puedas crear y compartir el formulario de inscripción ideal para los eventos que organizas. ¡Es importante para tu evento que no tengas en cuenta solamente tus necesidades sino también las de los futuros asistentes!
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