¿Cuánto cuesta participar en una feria?

Par­tic­i­par en una feria supone un coste con­sid­er­able que es esen­cial pre­v­er. Gas­tos de mon­ta­je, logís­ti­ca, per­son­al, comi­da y bebi­da, mar­ket­ing y comu­ni­cación… son muchos los costes que tienes que incluir en tu pre­supuesto. Por supuesto, el coste total de una feria depen­derá de muchos otros ele­men­tos (tamaño de la feria, ubi­cación del stand, acce­so­rios, entreten­imien­to, etc.) especí­fi­cos de tu orga­ni­zación.

Para ayu­darte a preparar tu feria y cal­cu­lar el coste total de tu par­tic­i­pación, hemos prepara­do una lista de los prin­ci­pales costes a ten­er en cuen­ta.

1. La inscripción como expositor

Si quieres expon­er en una feria, tienes que pre­supues­tar la inscrip­ción como expos­i­tor, que (por lo gen­er­al) oscila entre 500 y 3.000 euros. Esto puede vari­ar en fun­ción de la ubi­cación de tu stand en la sala y del tamaño del even­to en el que quieras par­tic­i­par. Antes de reser­var tu espa­cio, es esen­cial ten­er una visión gen­er­al del pre­supuesto glob­al. El pre­supuesto de una feria suele dividirse así:

• El 35% de los costes cor­re­spon­den al alquil­er del stand y la reser­va del espa­cio en el que se colo­cará
• 30 % al mon­ta­je del stand
• 15% para logís­ti­ca (via­jes y alo­jamien­to de los miem­bros del equipo)
• 20% para mar­ket­ing y comu­ni­cación en torno al even­to

2. Precio del stand

El coste del alquil­er del stand es, obvi­a­mente, un gas­to impor­tante en el pre­supuesto. Además de la con­struc­ción, el trans­porte y el mon­ta­je in situ, incluye la com­pra o el alquil­er del espa­cio. Si eliges un stand mod­er­no, con mucho espa­cio, cer­ca de las zonas impor­tantes de la feria, el pre­cio será más ele­va­do. Los expos­i­tores gas­tan una media de 6.000 euros por un espa­cio de unos 30 met­ros cuadra­dos en una gran feria.

3. Diseño del stand

Una parte impor­tante del gas­to se dedi­cará tam­bién al dis­eño del stand. Hay varias opciones: puedes recur­rir a una agen­cia de even­tos para crear un stand a medi­da o puedes mon­tar un stand mod­u­lar o fijo. Un stand a medi­da cues­ta entre 300 y 1.000 euros el m2, un stand mod­u­lar de 9 m², 5.000 euros y un stand portátil 500 euros.

Los costes incluyen tam­bién el equipamien­to de tu stand con el mobil­iario desea­do (sil­la, mostrador..) y los ele­men­tos audio­vi­suales (altav­o­ces, pan­talla, luces, ani­ma­ciones dig­i­tales inter­ac­ti­vas…).

Por supuesto, puedes uti­lizar las mesas y sil­las que ya tienes, pero siem­pre es mejor ele­gir un con­jun­to de mue­bles a juego y alquilar­lo para el even­to. El mobil­iario ide­al para el plano de tu stand te per­mi­tirá pre­sen­tar sin esfuer­zo fol­letos y ele­men­tos audio­vi­suales atrac­tivos y com­er­ciales. El obje­ti­vo de una feria es obten­er resul­ta­dos com­er­ciales y de mar­ket­ing.

4. Costes relacionados con la logística

Si has deci­di­do mon­tar tu pro­pio stand, no olvides los gas­tos de mon­ta­je antes de la feria. El stand se entre­gará, insta­lará y conec­tará a la red eléc­tri­ca. Es nece­sario ten­er en cuen­ta todos estos costes adi­cionales y pre­v­er la mano de obra nece­saria para garan­ti­zar el cor­rec­to mon­ta­je y logís­ti­ca de tu stand.

5. Personal

Var­ios emplea­d­os de tu empre­sa ten­drán que asi­s­tir a la feria, por lo que tienes que pre­v­er los gas­tos de via­je y alo­jamien­to si es nece­sario. Es acon­se­jable plan­ear­lo con antelación, ya que las tar­i­fas hotel­eras sue­len aumen­tar en los días pre­vios a un gran even­to, como una feria com­er­cial, sobre todo si se tra­ta de un gran even­to. No olvides incluir en tu pre­supuesto los gas­tos de dietas para todos.

6. Comunicación relacionada con tu evento

La gran may­oría de las empre­sas par­tic­i­pan en ferias com­er­ciales prin­ci­pal­mente para estable­cer con­tac­tos y com­er­cializar sus pro­duc­tos y ser­vi­cios. Por lo tan­to, es esen­cial ase­gu­rarse de ten­er un plan de comu­ni­cación para pro­mover la pres­en­cia de tu empre­sa en el even­to. Como ya hemos dicho, en las grandes ferias, alrede­dor del 20% del pre­supuesto suele des­ti­narse a mar­ket­ing, pub­li­ci­dad y comu­ni­cación. Los fol­letos, fly­ers, carte­les y otros mate­ri­ales que se repar­tirán durante el even­to pueden rep­re­sen­tar una parte impor­tante de los costes de comu­ni­cación.

Asimis­mo, el uso de tus diver­sos canales dig­i­tales (redes sociales como Face­book, Insta­gram, LinkedIn, tu pág­nia web, corre­os elec­tróni­cos…) puede gener­ar costes adi­cionales en fun­ción de los obje­tivos y los medios que se dediquen a ello. Por ejem­p­lo, puedes recur­rir a una agen­cia dig­i­tal para que pre­pare todos tus mate­ri­ales de comu­ni­cación en todos tus canales, ahor­rán­dote así tiem­po y hacién­do­los más efi­cientes. Además, para destacar aún más tu comu­ni­cación, tam­bién puedes uti­lizar una estrate­gia de pub­li­ci­dad en bus­cadores durante un breve peri­o­do de tiem­po, unas sem­anas antes del ini­cio de la feria.

Cuan­do par­ticipes en una feria com­er­cial, uti­liza la solu­ción de inscrip­ción de Weezevent para ges­tionar las inscrip­ciones a tus microeven­tos pri­va­dos y su her­ramien­ta de CRM y mar­ket­ing para enviar comu­ni­ca­ciones efi­caces a tus con­tac­tos.

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