Quel coût envisagé pour un salon professionnel ?

Par­ticiper à un salon pro­fes­sion­nel demande un coût con­sid­érable qu’il est essen­tiel d’anticiper. Frais d’installations, coûts liés à la logis­tique, au per­son­nel, à la nour­ri­t­ure et aux bois­sons, le mar­ket­ing et la com­mu­ni­ca­tion… Tant de coûts à inté­gr­er dans votre bud­get prévi­sion­nel. Bien enten­du, le coût total d’un salon pro­fes­sion­nel dépen­dra de nom­breux autres élé­ments (taille du salon, sit­u­a­tion du stand, acces­soires, ani­ma­tions…) pro­pres à votre organ­i­sa­tion.

Pour vous aider au mieux à pré­par­er votre salon pro­fes­sion­nel et anticiper le coût total de par­tic­i­pa­tion, nous vous avons pré­paré une liste des prin­ci­paux frais à pren­dre en compte.

1. L’inscription

Si vous souhaitez expos­er dans un salon pro­fes­sion­nel, vous devez prévoir un bud­get pour les frais d’in­scrip­tion, qui vont (de manière générale) de 500 euros à 3 000 euros. Cela pour­ra vari­er en fonc­tion de votre emplace­ment dans la salle ain­si que de la taille de l’événe­ment auquel vous souhaitez par­ticiper. Avant de vous inscrire, il est essen­tiel d’avoir une vision d’ensemble de la répar­ti­tion du bud­get glob­al. Le bud­get d’un salon se répar­tit générale­ment comme cela :

• 35 % des coûts sont con­sacrés à la loca­tion du stand et l’inscription
• 30 % au mon­tage du stand
• 15 % à la logis­tique (déplace­ment et héberge­ment des mem­bres de l’équipe)
• 20 % au mar­ket­ing et à la com­mu­ni­ca­tion autour de l’événe­ment

2. Frais de stand

Les frais inhérents à la loca­tion du stand représen­tent bien évidem­ment un coût impor­tant dans votre bud­get. Out­re la con­struc­tion, le trans­port et le mon­tage sur place, elle com­prend égale­ment l’achat ou la loca­tion de l’emplacement. Si vous choi­sis­sez un stand mod­erne, avec beau­coup d’espace, proche des endroits phares du salon, le prix sera plus con­séquent. Les exposants dépensent en moyenne 6 000 euros pour un espace d’en­v­i­ron 30 mètres car­rés dans un salon de grande enver­gure.

3. L’agencement du stand

Une part impor­tante des dépens­es sera égale­ment con­sacrée à la con­cep­tion du stand. Plusieurs options s’of­frent à vous : faire appel à une agence événe­men­tielle pour créer un stand sur mesure ou mon­ter vous-même un stand mod­u­laire ou fixe. Comptez entre 300 et 1 000 euros par m2 pour un stand per­son­nal­isé, 5 000 euros pour un stand de 9 m² à struc­ture mod­u­laire et 500 euros pour un stand para­pluie.

Les frais com­pren­nent égale­ment l’aménagement de votre stand avec le mobili­er souhaité (chaise, bureau, télé…) et des élé­ments audio­vi­suels (enceintes, lumières, ani­ma­tions dig­i­tales inter­ac­tives…).
Bien sûr, vous pou­vez tout à fait utilis­er les tables et les chais­es que vous pos­sédez déjà, mais il est tou­jours préférable d’opter pour un ensem­ble de meubles assor­tis et louer à l’occasion de l’événement. Le mobili­er idéal pour votre plan de stand vous per­me­t­tra de présen­ter sans effort des brochures et des élé­ments audio­vi­suels attrac­t­ifs et com­mer­ci­aux. L’objectif d’un salon pro­fes­sion­nel demeure les résul­tats com­mer­ci­aux et mar­ket­ing qui en découlent.

4. Les frais liés à la logistique

Si vous avez décidé de vous occu­per vous-même de votre stand, n’ou­bliez pas les frais d’in­stal­la­tion en amont du salon pro­fes­sion­nel. Le stand sera livré, instal­lé et rac­cordé au réseau élec­trique. Il est néces­saire de tenir compte de tous ces coûts sup­plé­men­taires et de prévoir la main-d’œu­vre néces­saire pour s’assurer du bon mon­tage et de la bonne logis­tique de votre stand.

5. Le personnel mobilisé

Plusieurs employés de votre entre­prise seront présents au salon, il faut donc prévoir les frais liés aux déplace­ments et à l’héberge­ment le cas échéant. Il est con­seil­lé de s’y pren­dre à l’a­vance car les tar­ifs hôte­liers aug­mentent sou­vent dans les jours qui précè­dent un grand événe­ment comme un salon pro­fes­sion­nel, en par­ti­c­uli­er en région parisi­enne. N’ou­bliez pas de pren­dre en compte les frais de restau­ra­tion de cha­cun dans votre bud­get prévi­sion­nel.

6. La communication liée à votre événement

La grande majorité des entre­pris­es par­ticipent à des salons pro­fes­sion­nels prin­ci­pale­ment pour établir des con­tacts et mieux com­mer­cialis­er leurs ser­vices et pro­duits. Il est donc essen­tiel d’assurer un plan de com­mu­ni­ca­tion effi­cace et bien établi pour pro­mou­voir la présence de votre entre­prise à l’événe­ment. Comme men­tion­né précédem­ment, près de 20 % du bud­get est générale­ment con­sacré au mar­ket­ing, à la pub­lic­ité et à la com­mu­ni­ca­tion lors des grands salons pro­fes­sion­nels. Les brochures, fly­ers, pan­car­tes et autres doc­u­ments qui seront dis­tribués pen­dant l’événe­ment peu­vent représen­ter une par­tie impor­tante des coûts de com­mu­ni­ca­tion.

De même, l’utilisation de vos dif­férents canaux dig­i­taux : réseaux soci­aux comme Face­book, Insta­gram, LinkedIn, votre site web, les mails… peut génér­er des frais addi­tion­nels en fonc­tion de l’objectif ini­tial souhaité. Vous pou­vez par exem­ple faire appel à une agence dig­i­tale pour pré­par­er tous vos sup­ports de com­mu­ni­ca­tion sur tous vos dif­férents canaux, vous faisant ain­si gag­n­er du temps et plus d’efficacité dans la réal­i­sa­tion de ces derniers. De même, pour met­tre davan­tage en avant votre com­mu­ni­ca­tion, vous pou­vez tout à fait utilis­er une stratégie de pub­lic­ité sur les moteurs de recherche (Search Engine Adver­tis­ing) sur une courte péri­ode de temps don­née, quelques semaines avant le début du salon pro­fes­sion­nel.

Lorsque vous par­ticipez à un salon pro­fes­sion­nel, utilisez l’out­il CRM et mar­ket­ing de Weezevent pour com­mu­ni­quer effi­cace­ment avec vos clients et les informer de votre présence sur le salon !

En savoir plus