¿Quieres organizar un evento para destacar los servicios o los productos de tu empresa sin el compromiso del alquiler de una sala, la reserva de proveedores, etc.? Organizar un evento profesional de forma virtual puede tener muchas ventajas para ti con unos costes mínimos. Para el organizador, crear un webinar es una forma estupenda de entrar en contacto con clientes potenciales de una forma no directamente comercial. ¡Lee estos 10 consejos y descubre cómo organizar y planificar tu primer webinar ya mismo!
Índice
- ¿Por qué organizar un webinar?
- Seleccionar una plataforma de videoconferencia
- Gestionar las inscripciones al webinar
- Promocionar tu webinar
- Facilitar el enlace a tu webinar
- Escoger el tema de tu webinar
- Dar con el formato adecuado para tu webinar
- Crear el contenido
- Analizar los datos de los asistentes
- Mantener el contacto tras el webinar
1. ¿Por qué organizar un webinar?
Un webinar, en general, es más práctico para los asistentes que un evento cara a cara ya que no tienen que salir de la oficina o de su casa para asistir. Además, siguen teniendo la posibilidad de implicarse y hacer preguntas, es más, puede que algunos incluso se sientan más cómodos para hacerlas en este contexto, sin tener que levantar la mano y hablar con un micrófono delante de un amplio público. Si tienes un contenido interesante y puedes ofrecer consejos prácticos a tu público, te va a interesar organizar un webinar.
2. Seleccionar una plataforma de videoconferencia
Existen multitud de plataformas de webinar y videoconferencia, incluidas algunas más o menos gratuitas como Zoom, Youtube, Skype, Google Meet y Google Hangouts. A la hora de hacer tu elección, en en cuenta estos factores:
- Número máximo de participantes
- Posibilidad de cambiar con facilidad la persona que toma la palabra
- Opción de abrir a preguntas y respuestas
- Funcionalidad de compartir pantalla y diapositivas
- Grabación de audio y vídeo
- Coste de la solución y sus diferentes funcionalidades
3. Gestionar las inscripciones al webinar
Escoger una herramienta de inscripción es tan importante como escoger la plataforma de videoconferencia. Es la herramienta que te permitirá vender los derechos de acceso a tu webinar. Con Weezevent, podrás gestionar inscripciones de pago a tu webinar de la forma más fácil e incluso fijar como precio «la voluntad» o crear una tarifa gratuita.
Crea un evento, escogiendo la tipología «Evento online (webinars, cursos online, etc.)», en pocos clics para gestionar las inscripciones online a tu webinar desde tu propia página web o a través de un microsite exclusivo para tu webinar. Los asistentes a tu evento tendrán una experiencia fluida a través de una plataforma de inscripción segura. Recoge, en el mismo momento de la inscripción, datos clave sobre tu público para conocerlo mejor y hacer los ajustes necesarios en tus próximos eventos.
4. Promocionar tu webinar
Integra tu widget de inscripción en tu página o evento de Facebook para gestionar con facilidad desde ahí también las reservas de plaza para tu webinar. Al mismo tiempo, si ya has organizado otros eventos, online o presenciales, tu base de datos de clientes se puede sincronizar y actualizar automáticamente en nuestra solución de e-mailing y CRM.
A la hora de comunicar sobre tu webinar, deja claro cómo cada asistente acabará el evento con las competencias que busca. Es importante que no piensen que solamente estás ahí para venderles algo. Menciona la posibilidad de obtener respuestas a las grandes preguntas que se hacen a diario.
En el caso de un webinar gratuito, calcula que el porcentaje de ausencia rondará el 50%. Para paliar esto, ponte como objetivo un número de inscritos superior al que esperas realmente. Si el contenido de tu webinar es suficientemente útil para cierto público, no hay ninguna razón para no cobrar por la asistencia. Vender los derechos de acceso a tu webinar, aunque se trate de una cantidad simbólica, te ayudará a conseguir un público más serio y comprometido. Crea y estructura las tarifas de tu evento como mejor te parezca gracias a las funcionalidades intuitivas que te ofrece Weezevent.
5. Facilitar el enlace a tu webinar
Con Weezevent, todos los asistentes reciben un e-mail de confirmación con los datos obligatorios: e-mail y dirección de correo electrónico del organizador, fecha del evento, etc. Tranquiliza a los asistentes y guía el proceso incluyendo aquí también el enlace para acceder a tu evento en directo. Haz todo lo posible para que haya un máximo de público conectado el día D.
Con nuestra solución de e-mailing y marketing, recuerda a todos los inscritos el proceso a seguir para acceder a tu webinar. Hazlo entre 24h y 1h antes del evento.
6. Escoger el tema de tu webinar
La parte más delicada de escoger un tema para tu webinar es encontrar un área específica en la que concentrarse y que vaya a ser suficientemente interesante para tu público objetivo. Para hacerte una buena idea de los temas pertinentes, analiza las preguntas que te formulan con mayor frecuencia. ¿Sobre qué quieren saber más tus clientes potenciales? ¿Qué competencias les faltan para alcanzar sus objetivos? ¿Qué experiencia tienes que les puedas transmitir? Si ya cuentas con una comunidad, puedes incluso enviarles un pequeño cuestionario para ayudarte a escoger el tema de tu webinar con acierto.
7. Dar con el formato adecuado para tu webinar
Existen diferentes formatos posibles para la organización de un webinar. Tienes que estudiarlos y ver cuál se adapta mejor según tus objetivos y tu confianza a la hora de intervenir en charlas online. ¿Prefieres ofrecer una experiencia muy interactiva a un grupo pequeño de asistentes o una conferencia, casi un monólogo, para un público más amplio? ¿Quieres ser tú solo quien lleve el peso del webinar o prefieres contar con invitados expertos en tu tema?
Si intervienen varias personas, es útil contar con un moderador que dirija los debates y filtre las preguntas de los asistentes. Contar con otra persona para que se encargue de los detalles técnicos del webinar mientras tú hablas también te ayudará a concentrarte.
8. Crear el contenido
Los asistentes necesitarán contenido para aprender y mantener la atención a lo largo de todo el webinar. Redacta una lista de temas que abordar, pero para que el webinar sea todo un éxito, necesitarás también apoyarte en contenido visual atractivo. Durante un webinar, la atención de los asistentes se puede perder con facilidad cuando solo ven a una persona quieta y hablando —y más aún teniendo en cuenta que tú no les puedes ves.
Prepara soportes visuales dinámicos y atractivos para dar vida a tu discurso —con imágenes, gráficos, tablas, cifras, etc.— También puedes hacer demostraciones en directo o presentar productos para que tu webinar sea interesante visualmente.
Planifica la duración la totalidad y de cada parte de tu webinar. Controla los tiempos para no pasarte y reserva tiempo para responder a las preguntas de los asistentes.
9. Analizar los datos de los asistentes
Examina la lista de asistentes en tu plataforma de webinar y controla los asistentes desde tu panel de contro del WeezAccess para después tener los datos de quién ha asistido realmente. También dispondrás de los datos de cada asistente y de toda la información que les hayas solicitado en el momento de la inscripción —nombre, apellidos, cargo, empresa, etc.— ¡Es una verdadera mina de oro para crear y cualificar una base de datos de clientes potenciales!
10. Mantener el contacto tras el webinar
En función del número de asistentes a tu webinar, trata de hacer un seguimiento personalizado de cada uno de ellos. Pregúntales, por ejemplo, unos días más tarde, cuando hayan podido «digerir» el contenido, si tienen alguna pregunta más o les ha quedado alguna duda. A los que se hayan inscrito pero no hayan podido asistir, cuéntales lo que se han perdido y dales la posibilidad de ver la grabación del webinar —o de asistir a la próxima edición—.
También puedes agradecer a los asistentes por su asistencia y participación enviándoles una oferta especial o un descuento exclusivo, lo que aumentará las posibilidades de conversión. Con WeezTarget, puedes hacer un seguimiento de los ingresos generados y el número de entradas vendidas tras una campaña de e-mail o de publicación en redes sociales.
Con todos nuestros consejos y una buena organización, tu futuro webinar está listo para ver la luz. Para gestionar tus inscripciones online, el control de los asistentes y el marketing de tu webinar, descubre todas las funcionalidades que ofrecen nuestras soluciones haciendo clic en el siguiente enlace:
