Cancelar un evento nunca es algo fácil para un organizador de eventos. Sostener la decepción, gestionar las formalidades administrativas, equilibrar las cuentas… Todo te cae encima en un tiempo récord. También las personas que habían comprado entradas para tu evento se ven afectadas por la cancelación y es tu deber informarles sobre los próximos pasos, especialmente sobre el proceso de reembolso. Aquí tienes nuestros 5 consejos para comunicar de forma eficaz la cancelación de tu evento a los asistentes.
Índice
- Ponerte en contacto con el equipo Weezevent
- Informar a tus proveedores
- Cerrar las ventas y anunciar la cancelación
- Comunicar sobre los reembolsos
- Hacer un llamamiento a la solidaridad y recoger donaciones
1. Ponerte en contacto con el equipo Weezevent
Nuestro acompañamiento a los organizadores en todas las fases de sus eventos no es excepción en caso de cancelación. Con conocimiento de las dificultades relacionadas con el aplazamiento o la cancelación de un evento, nuestro equipo te ofrece respuestas adaptadas a tu situación. Ponte en contacto con nosotros a través de cualquiera de los medios indicados en nuestra página de contacto.
2. Informar a tus proveedores
No basta con que informes y reembolses a los asistentes. Tus proveedores y otros interlocutores relacionados con tu evento tienen que estar informados de la cancelación lo antes posible, incluso antes de que se tome la decisión final de cancelación. Revisa con atención tus contratos para estar al tanto de tus obligaciones y de las consecuencias en caso de no abonar las prestaciones.
3. Cerrar las ventas y anunciar la cancelación
Una vez tomada la decisión de cancelar tu evento, tienes que planificar en qué fecha vas a anunciar la cancelación y cerrar las ventas cuanto antes. Independientemente de si las causas de la cancelación dependen de ti o no, es prioritario informar de esta a todos los poseedores de una entrada.
El fondo y la forma del anuncio tienen que estar bien pensados y estructurados. De esta forma, el mensaje llegará mejor y los asistentes decepcionados por la cancelación podrán digerirlo mejor.
No olvides recordar a los asistentes el contexto que obliga a cancelar tu evento; estos no tienen por qué estar tan al corriente de los hechos que pueden afectar a tu evento y la explicación hará que sean más comprensivos.
4. Comunicar sobre los reembolsos
Como organizador de eventos, en caso de cancelación de tu evento, estás obligado legalmente a reembolsar su entrada a todos los asistentes que lo soliciten —independientemente de las causas de la cancelación—. Desde un punto de vista jurídico, la entrada es un contrato entre el organizador del evento y el asistente; si una de las partes no cumple con sus obligaciones —en este caso, tú como organizador—, tiene que compensar a la otra (en tu caso, mediante el reembolso). Recordemos que esto es igualmente aplicable en caso de modificación sustancial del evento: cambio de fecha, horario, lugar…
Comunica de forma inteligente sobre las formas de reembolso para que los asistentes sean pacientes y comprensivos contigo. Demuéstrales que estás haciendo todo lo que están en tu mano para que la cancelación tenga el mínimo impacto negativo posible. No olvides detallar los diferentes procesos de reembolso en función del canal de distribución de tus entradas si existen varios.
Truco: Utiliza un formulario de solicitud de reembolso para reembolsar a todos los asistentes o solamente a quienes lo soliciten. Fija un plazo para que la mayoría de las solicitudes llegue dentro del mismo y facilitarte la gestión.
5. Hacer un llamamiento a la solidaridad y recoger donaciones
Si la cancelación de tu evento y el reembolso de todas las entradas compradas supone una amenaza para la continuidad de tu organización, piensa en organizar una recogida de donaciones. Esta práctica no encaja necesariamente con todos los eventos, pero si tu evento es importante para la cohesión social o el desarrollo cultural en tu zona, esta puede ser una salida. La solución todo en uno de Weezevent te da ls herramientas para poner en marcha una campaña de recogida de donaciones en un par de clics.
Envía con facilidad un e-mail en el que hagas un llamamiento a la solidaridad hacia tu evento gracias a nuestra solución de e-mailing y marketing: WeezTarget. Puedes basarte en la plantilla que encontrarás siguiendo estos pasos:
- Entra en tu área privada Weezevent > Productos > CRM ;
- Campañas > Crear una campaña > Paso 2: Creación > Plantillas genéricas > [Nombre del evento]: ¿Quieres ayudarnos?
Si no todos tus eventos están cancelados, segmenta tus contactos con un par de clics para enviar la campaña solamente a los contactos afectados. Si tienes dudas a la hora de empezar a utilizar WeezTarget, te guiamos desde nuestra página de ayuda online.
Escoge la solución adecuada de e-mailing y marketing para comunicar eficazmente en todas las fases de tu evento. Segmenta tu público, envía mensajes segmentados y aumenta tus ventas con WeezTarget. Empieza haciendo clic en el siguiente botón:
